ตัวอย่าง RPA ที่ถูกนำมาใช้ในองค์กรช่วยให้กระบวนการทำงานเป็นไปอย่างรวดเร็ว แม่นยำ และลดภาระงานซ้ำซ้อน ด้วยความสามารถของเทคโนโลยี Robotic Process Automation สามารถทำงานแทนมนุษย์ในงานที่ต้องทำซ้ำ แต่ไม่จำเป็นต้องใช้การตัดสินใจที่ซับซ้อน เช่น การประมวลผลข้อมูล การจัดทำรายงาน และการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร สามารถใช้งานได้ตั้งแต่แผนกบัญชี การเงิน HR การตลาด ซัพพลายเชน ไปจนถึงธนาคาร ลองมาดูกันว่ามีตัวอย่างการใช้งาน RPA รูปแบบใดที่สามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณเติบโตได้บ้าง
เทคโนโลยี RPA ถูกนำมาใช้กับแผนกบัญชีและการเงินในกระบวนการที่สามารถใช้ RPA ได้ เช่น การประมวลผลใบแจ้งหนี้ กระทบยอดบัญชี ตรวจสอบความสอดคล้องของยอดเงินระหว่างบัญชีภายในและธนาคาร รวมถึงช่วยตรวจสอบการชำระเงิน สร้างรายงานทางการเงินอัตโนมัติและช่วยติดตามสถานะการชำระค่าเช่าหรือหนี้สิน ทำให้กระบวนการจัดการการเงินมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ซอฟต์แวร์ OCR ดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ และ RPA ทำหน้าที่ตรวจสอบรายละเอียด เปรียบเทียบกับใบสั่งซื้อ และบันทึกลงในระบบบัญชีโดยอัตโนมัติ หุ่นยนต์นักบัญชีช่วยลดเวลาในการดำเนินงานและข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
RPA ช่วยเปรียบเทียบข้อมูลบัญชีธนาคารกับระบบบัญชีภายในองค์กร โดยสามารถแจ้งเตือนเมื่อพบความคลาดเคลื่อน ทำให้กระบวนการตรวจสอบเป็นไปอย่างรวดเร็วและแม่นยำ
ระบบอัตโนมัติสามารถตรวจสอบและยืนยันสถานะการชำระเงินจากลูกค้าได้แบบเรียลไทม์ ลดโอกาสในการเกิดข้อผิดพลาดและช่วยให้ฝ่ายบัญชีสามารถติดตามหนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
RPA สามารถรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่ง นำมาประมวลผล และสร้างรายงานอัตโนมัติ (จัดทำรายงานการเงินตามรูปแบบที่กำหนดไว้) ลดระยะเวลาในการจัดทำและเพิ่มความแม่นยำของข้อมูล
ระบบอัตโนมัติสามารถแจ้งเตือนผู้เช่าเกี่ยวกับกำหนดการการชำระเงิน พร้อมตรวจสอบการชำระและบันทึกข้อมูลลงในระบบโดยอัตโนมัติ ทำให้กระบวนการบริหารค่าเช่าเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) สามารถใช้ RPA จัดการข้อมูลพนักงานโดยการอัปเดตและจัดเก็บข้อมูลพนักงานใหม่ แก้ไขข้อมูล หรือปิดบัญชีพนักงานที่ลาออกโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังช่วยประมวลผลเงินเดือนโดยการดึงข้อมูลเวลาทำงาน คำนวณภาษี และหักค่าประกันสังคมอย่างแม่นยำ
ระบบ RPA สามารถอัปเดตและจัดเก็บข้อมูลพนักงานได้โดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นการบันทึกข้อมูลพนักงานใหม่ ปรับปรุงข้อมูลส่วนบุคคล หรือจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้อง ทำให้การบริหารทรัพยากรบุคคลเป็นระบบและลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
RPA ช่วยคำนวณเงินเดือน โบนัส และหักค่าภาษีหรือประกันสังคมโดยอัตโนมัติ พร้อมทั้งตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลก่อนดำเนินการจ่ายเงิน ลดปัญหาความคลาดเคลื่อนและเพิ่มความรวดเร็วในการจ่ายค่าตอบแทนให้พนักงาน อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Payroll Automation
RPA ถูกนำมาใช้ในแผนกการตลาดและการขายเพื่อช่วยให้การจัดการข้อมูลลูกค้าและการดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างรวดเร็วและแม่นยำ โดยสามารถออกใบเสนอราคาอัตโนมัติได้จากฐานข้อมูลสินค้าและราคาที่อัปเดตอยู่เสมอ นอกจากนี้ยังช่วยประมวลผลคำสั่งซื้อให้เป็นระบบ ตั้งแต่การตรวจสอบคำสั่งซื้อ การยืนยันสถานะ และการแจ้งเตือนลูกค้าเกี่ยวกับการจัดส่งสินค้า สำหรับธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ RPA ยังช่วยอัปเดตรายการอสังหาริมทรัพย์บนแพลตฟอร์มต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว ทำให้ข้อมูลที่นำเสนอเป็นปัจจุบันและถูกต้องเสมอ
RPA สามารถดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลลูกค้า รวมถึงรายละเอียดสินค้าและบริการเพื่อสร้างใบเสนอราคาโดยอัตโนมัติ ลดเวลาในการดำเนินงานและช่วยให้ฝ่ายขายสามารถตอบสนองต่อลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ
ระบบอัตโนมัติสามารถอัปเดตและตรวจสอบข้อมูลลูกค้าในระบบ CRM หรือฐานข้อมูลต่างๆ ได้โดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ ข้อมูลการติดต่อ หรือสถานะของลูกค้า ทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องและเป็นปัจจุบัน
RPA ช่วยดำเนินการตรวจสอบคำสั่งซื้อ เปรียบเทียบกับสินค้าคงคลัง และส่งคำสั่งซื้อไปยังฝ่ายที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ ทำให้การประมวลผลคำสั่งซื้อมีความรวดเร็ว ลดความผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการคำสั่งซื้อของลูกค้า
ในอุตสาหกรรมอสังหาริมทรัพย์ RPA สามารถช่วยอัปเดตรายการอสังหาริมทรัพย์ในเว็บไซต์และแพลตฟอร์มโฆษณาต่างๆ ได้โดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มข้อมูลใหม่ แก้ไขรายละเอียด หรือปิดประกาศเมื่อมีการขาย ทำให้ข้อมูลที่นำเสนอแก่ลูกค้าเป็นปัจจุบันและถูกต้องอยู่เสมอ
ตัวอย่าง RPA ช่วยในกระบวนการทำงานของซัพพลายเชน เช่น การติดตามสถานะการขนส่งจากข้อมูลการจัดส่งหลายระบบ นอกจากนี้ยังช่วยจัดการสินค้าคงคลังโดยการตรวจสอบปริมาณสินค้าคงเหลือ อีกทั้งยังช่วยจัดการคำสั่งซื้อวัตถุดิบโดยอัตโนมัติ
RPA สามารถดึงข้อมูลการขนส่งจากระบบโลจิสติกส์และอัปเดตสถานะให้กับลูกค้าและทีมที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ ลดระยะเวลาการติดตามข้อมูลและช่วยให้สามารถวางแผนการขนส่งได้อย่างแม่นยำมากขึ้น
ระบบอัตโนมัติช่วยตรวจสอบปริมาณสินค้าคงคลัง เปรียบเทียบกับระดับความต้องการในตลาด และแจ้งเตือนเมื่อต้องเติมสินค้าในคลัง ช่วยลดความเสี่ยงในการขาดแคลนหรือสินค้าคงคลังมากเกินไป
RPA สามารถช่วยดำเนินการสั่งซื้อวัตถุดิบโดยอัตโนมัติ โดยเปรียบเทียบข้อมูลสินค้าคงคลัง คาดการณ์ความต้องการ และส่งคำสั่งซื้อไปยังซัพพลายเออร์ที่เหมาะสม ช่วยลดภาระงานด้านเอกสารและทำให้กระบวนการจัดซื้อเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
RPA สามารถวิเคราะห์ข้อมูลจากเซ็นเซอร์ที่ติดตั้งในเครื่องจักร แจ้งเตือนเมื่อพบความผิดปกติ และกำหนดตารางการบำรุงรักษาอัตโนมัติ ลดความเสี่ยงในการเกิดปัญหาขัดข้อง และช่วยให้กระบวนการผลิตดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง
การทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติหรือ Business Process Automation ด้วยเทคโนโลยีอย่าง Robotic Process Automation สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้หลากหลายในองค์กร นอกจากในแผนกหลักอย่างบัญชี การเงิน ทรัพยากรบุคคล และซัพพลายเชนแล้ว ยังสามารถใช้กับกระบวนการอื่นได้เช่นกัน
ตัวอย่างเช่น การจัดการบัญชีผู้ใช้ในระบบสารสนเทศขององค์กร ที่สามารถสร้าง แก้ไข หรือปิดบัญชีโดยอัตโนมัติตามสถานะของพนักงาน ช่วยลดภาระของฝ่าย IT และเพิ่มความปลอดภัยของระบบ อีกทั้ง RPA ยังสามารถดึงข้อมูลจากแหล่งวิจัยภายนอกมาใช้ประโยชน์ในงานวิเคราะห์ ทำให้ฝ่ายวิจัยและพัฒนาเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้รวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น
RPA สามารถช่วยสร้างและจัดการบัญชีผู้ใช้ในระบบสารสนเทศขององค์กรโดยอัตโนมัติ เช่น การสร้างบัญชีใหม่สำหรับพนักงาน การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงระบบ และการปิดบัญชีเมื่อพนักงานลาออก ลดภาระงานของฝ่าย IT และช่วยให้กระบวนการจัดการบัญชีผู้ใช้มีความปลอดภัยและเป็นระบบมากขึ้น
สำหรับแผนกวิจัยและพัฒนา (R&D) หรือแผนกวิเคราะห์ข้อมูล RPA สามารถช่วยดึงข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอก เช่น ฐานข้อมูลวิจัย บทความวิชาการ หรือรายงานทางการตลาดโดยอัตโนมัติ จากนั้นสามารถสรุปข้อมูลที่เกี่ยวข้องและนำมาใช้ในกระบวนการวิเคราะห์ ทำให้การเข้าถึงข้อมูลเป็นไปอย่างรวดเร็วและลดเวลาในการค้นหาข้อมูลด้วยตนเอง
ธนาคารเป็นอีกหนึ่งอุตสาหกรรมที่ได้รับประโยชน์จาก RPA อย่างมาก โดยสามารถช่วยตรวสอบเอกสารสินเชื่อได้อย่างรวดเร็ว เช่น การดึงข้อมูลจากใบสมัคร ตรวจสอบเอกสารประกอบและเปรียบเทียบกับฐานข้อมูลของธนาคารเพื่อลดระยะเวลาการอนุมัติสินเชื่อ นอกจากนี้ RPA ยังช่วยจัดการลูกค้าบัตรเครดิต เช่น การตรวจสอบคุณสมบัติผู้สมัคร อัปเดตข้อมูลบัญชี และแจ้งเตือนเกี่ยวกับยอดค้างชำระโดยอัตโนมัติ เปรียบเทียบกับเงื่อนไขกรมธรรม์ และแจ้งเตือนเมื่อต้องมีการตรวจสอบเพิ่มเติม
ระบบ RPA สามารถดึงข้อมูลจากใบสมัครสินเชื่อ ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร และเปรียบเทียบกับฐานข้อมูลของธนาคารโดยอัตโนมัติ ทำให้กระบวนการอนุมัติสินเชื่อเร็วขึ้น ลดข้อผิดพลาดจากการตรวจสอบด้วยตนเอง และช่วยให้ธนาคารสามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
RPA สามารถช่วยในกระบวนการสมัครและอนุมัติบัตรเครดิต โดยดึงข้อมูลจากใบสมัคร ตรวจสอบเครดิตของลูกค้า และอัปเดตสถานะการสมัครในระบบโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยติดตามการชำระเงิน แจ้งเตือนยอดค้างชำระ และอัปเดตข้อมูลบัตรเครดิตให้เป็นปัจจุบัน
ในกรณีที่ลูกค้าทำเรื่องเคลมประกัน RPA สามารถช่วยตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสาร นำข้อมูลไปเปรียบเทียบกับเงื่อนไขกรมธรรม์ และแจ้งสถานะการเคลมให้ลูกค้าทราบโดยอัตโนมัติ ลดระยะเวลาการดำเนินการและช่วยให้ลูกค้าได้รับบริการที่รวดเร็วขึ้น
ประยุกต์ใช้ได้ ตัวอย่างที่แสดงให้เห็นเป็นแนวทาง ซึ่งสามารถปรับแต่งการทำงานของบอทให้สอดคล้องกับระบบและขั้นตอนการทำงานขององค์กรคุณได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนซอฟต์แวร์เดิมของบริษัท
ควรเริ่มจากกระบวนการทำงานที่ทำซ้ำ ๆ และใช้เวลาการทำงานนาน อาจเป็น Use Case เล็ก ๆ จะช่วยให้ทีมเห็นผลเร็ว และสามารถขยายไปยังกระบวนการอื่นภายหลังได้
ได้ ทาง KSP AsiaFIN สามารถออกแบบ Demo ส่วนตัว จำลองกระบวนการทำงานจริงขององค์กรท่าน เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนว่า RPA ทำงานกับ Workflow ของคุณ
