หลายองค์กรมุ่งสู่การทำงานแบบ Automation การทำงานบัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติ (Automated Accounts Payable) กลายเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยยกระดับประสิทธิภาพของฝ่ายบัญชีและการเงินให้สามารถทำงานได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว และโปร่งใสมากขึ้น ในอดีตงานบัญชีเจ้าหนี้มักเกี่ยวข้องกับเอกสารจำนวนมาก เช่น ใบสั่งซื้อ ใบกำกับภาษี และใบแจ้งหนี้ที่ต้องตรวจสอบและบันทึกด้วยมือ แต่เมื่อมีเทคโนโลยีอย่างเช่น RPA, OCR และ AI Automation เข้ามาช่วยงาน กระบวนการทำงานของฝ่ายบัญชีก็สะดวกขึ้นและเป็นอัตโนมัติ
บัญชีเจ้าหนี้ คือกระบวนการบันทึกและจัดการภาระหนี้ของกิจการที่เกิดจากการซื้อสินค้าหรือบริการที่ยังไม่ได้ชำระเงินทันที เช่น การซื้อวัตถุดิบจากซัพพลายเออร์แบบเครดิตเทอม กำหนดจ่ายเงินภายใน 30 วันหลังจากได้รับสินค้า การบริหารบัญชีเจ้าหนี้อย่างมีระบบช่วยให้กระแสเงินสดของบริษัทมีความสมดุล รู้กำหนดวันจ่ายเงินล่วงหน้า และสามารถต่อรองเงื่อนไขการชำระเงินกับผู้ขายได้ดีขึ้น
บัญชีเจ้าหนี้ (AP) และบัญชีลูกหนี้ (AR) ทั้ง 2 ฝ่ายเกี่ยวข้องกับฝ่ายการเงินและบัญชีของบริษัท แต่มีหน้าที่และความหมายที่แตกต่างกัน
บัญชีเจ้าหนี้ หมายถึงเงินที่บริษัทต้องจ่ายให้กับผู้ขายหรือผู้ให้บริการ หลังจากได้รับสินค้าหรือบริการมาแล้วแต่ยังไม่ได้ชำระเงิน ซึ่งถือเป็นภาระหนี้สินของกิจการที่ต้องชำระภายในระยะเวลาที่ตกลงกัน
ในทางกลับกัน บัญชีลูกหนี้ หมายถึงเงินที่ลูกค้าต้องจ่ายให้กับบริษัท หลังจากที่บริษัทขายสินค้าหรือบริการไปแล้วแต่ยังไม่ได้รับเงิน ซึ่งถือเป็นรายได้รอการชำระและจะถูกบันทึกเป็นสินทรัพย์ของกิจการ
หน้าที่หลักของฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้ ได้แก่ ตรวจเอกสารจากผู้ขาย การตั้งหนี้เจ้าหนี้ จัดการเอกสารภาษี และควบคุมการจ่ายเงิน โดยข้อมูลต้องแม่นยำ ตรวจสอบได้ และชำระเงินตรงตามเงื่อนไข
เอกสารจากผู้ขายที่ฝ่ายบัญชีต้องตรวจสอบ ได้แก่
การตรวจสอบแบบ 3-Way matching คือการตรวจสอบว่าข้อมูลในเอกสารใบสั่งซื้อ ใบส่งของ และใบแจ้งหนี้ตรงกันหรือไม่ เพื่อป้องกันการบันทึกหนี้ผิดพลาดหรือจ่ายเงินซ้ำซ้อน รายละเอียดที่ต้องตรวจสอบมีดังนี้ วันที่ในเอกสาร เงื่อนไขการชำระเงิน (Credit Term) จำนวนสินค้า ราคา รวมถึงเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย หากพบความคลาดเคลื่อนจะต้องประสานกับฝ่ายจัดซื้อหรือผู้ขาย
การตั้งหนี้เจ้าหนี้ เป็นขั้นตอนสำคัญในกระบวนการทำงานของฝ่ายบัญชี มีหน้าที่บันทึกภาระหนี้สินของกิจการที่เกิดจากการซื้อสินค้าหรือรับบริการจากผู้ขายที่ยังไม่ได้ชำระเงิน การตั้งหนี้ที่ถูกต้องและเป็นระบบช่วยให้บริษัทสามารถควบคุมภาระการจ่ายเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ปัจจุบันหลายองค์กรเริ่มนำระบบอัตโนมัติเข้ามาใช้ในการตั้งหนี้อัตโนมัติ โดยดึงข้อมูลจากเอกสารต่าง ๆ มาตรวจสอบและบันทึกหนี้อัตโนมัติ ช่วยลดภาระงานและลดความผิดพลาด
การตรวจสอบใบกำกับภาษีและจัดทำเอกสารหัก ณ ที่จ่าย ต้องใช้ความละเอียดรอบคอบ เพราะหากเกิดข้อผิดพลาดอาจส่งผลต่อการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Withholding Tax) ได้โดยตรง
การตรวจใบกำกับภาษีมีเป้าหมายเพื่อยืนยันความถูกต้องของเอกสารภาษีจากผู้ขาย เช่น ตรวจสอบเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ชื่อบริษัท ยอดเงิน และอัตราภาษีให้ตรงกับใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้ ต้องการตรวจใบกำกับภาษีอัตโนมัติ คลิกได้ที่นี้ เมื่อเอกสารภาษีผ่านการตรวจสอบแล้ว การจัดทำเอกสารหัก ณ ที่จ่ายเป็นหน้าที่ของฝ่ายบัญชีในการหักภาษีตามอัตราที่กฎหมายกำหนดก่อนจ่ายเงินให้ผู้ขาย การทำเอกสารหัก ณ ที่จ่ายอัตโนมัติ เข้าลิ้งค์เพื่อดูรายละเอียด
การควบคุมและการบริหารการจ่ายเงินให้ตรงตามเวลาที่กำหนด ทั้งเรื่องของเวลาและความถูกต้องในการจ่ายเงิน เพราะการจ่ายเงินขององค์กรส่งผลต่อกระแสเงินสดและความน่าเชื่อถือของธุรกิจ ปัจจุบันหลายองค์กรเริ่มใช้ระบบ AI Automation หรือ RPA (Robotic Process Automation) เข้ามาช่วยควบคุมการจ่ายเงิน เช่น การแจ้งเตือนเมื่อถึงเวลากำหนดชำระเงิน หรือช่วยในกระบวนการพิมพ์เช็ค เทคโนโลยีเหล่านี้ช่วยให้ฝ่ายบัญชีทำงานได้อย่างรวดเร็ว โปร่งใส และลดความผิดพลาดที่เกิดจากพนักงาน
การบริหารการเงินที่รวดเร็วและแม่นยำด้วยการทำงานบัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติ โดยทั่วไป AP Automation ครอบคลุมตั้งแต่
กระบวนการทำงานเหล่านี้เกิดขึ้นจาก 3 เทคโนโลยี ได้แก่ RPA (Robotic Process Automation) OCR (Optical Character Recognition) และ AI Automation
เทคโนโลยีที่ทำงานซ้ำ ๆ แทนพนักงานบัญชี เช่น กรอกข้อมูล ตรวจสอบเอกสาร หรือส่งแจ้งเตือน เป็นต้น ตัวอย่างกระบวนการที่ RPA สามารถช่วยงานได้ เช่น ตรวจสอบข้อมูลจากระบบ ERP กับเอกสารใบสั่งซื้อ การตั้งหนี้ในระบบบัญชี หรือสร้างไฟล์สำหรับพิมพ์เช็คโดยดึงจากฐานข้อมูลของบริษัท เป็นต้น
OCR คือเทคโนโลยีแปลงข้อความจากภาพให้เป็นตัวอักษรดิจิทัลที่สามารถนำไปใช้งานต่อได้ ซึ่งเทคโนโลยีนี้มีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งกับงานบัญชีเจ้าหนี้ เพราะเอกสารที่ได้รับจากผู้ขายเป็นเอกสารกระดาษ หรือไฟล์ PDF การใช้ OCR ช่วยให้บันทึกข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง และรองรับการทำงานบัญชีอัตโนมัติ
ในยุคปัจจุบันเทคโนโลยีที่กำลังมาแรงคงหนีไม่พ้น AI Workflow Automation เครื่องมือที่ช่วยให้งานบัญชีเป็นอัตโนมัติตาม Workflow ที่กำหนดไว้ ตั้งแต่การรับเอกสาร ตรวจสอบ ไปจนถึงการแจ้งเตือนการชำระเงิน แต่มีข้อจำกัด โดยใช้ API เป็นตัวกลางในการเชื่อมต่อและสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น
