ระบบบัญชี

ระบบบัญชี คือระบบในการบริหารจัดการ กระบวนการ เครื่องมือ รวมถึงการควบคุมที่ใช้ในการบันทึก และรายงานธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดขององค์กร ไม่ว่าจะเป็น รายรับ รายจ่าย หนี้สิน ทรัพย์สิน ภาษี และข้อมูลบัญชีอื่นๆ เพื่อให้ระบบบัญชีมีความถูกต้องโปร่งใส ปฏิบัติตามหลักการและมาตรฐานทางการเงิน การบัญชี นอกจากนี้ยังใช้ในการวิเคราะห์ วางแผนและตัดสินใจของผู้มีส่วนได้เสียขององค์กร รายงานหน่วยงานที่เกี่ยวข้องและควบคุม โดยแบ่งเป็น 2 ประเภท 1. บันทึกแบบแมนนวลด้วยมือ 2. บันทึกบัญชีด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ โดยใช้ซอฟต์แวร์ทำงานบนคอมพิวเตอร์ เช่น SAP, QuickBooks เป็นต้น

ความหมายของระบบบัญชีอัตโนมัติ

ในที่นี้จะกล่าวถึงระบบบัญชีแบบอัตโนมัติ ซึ่งเป็นระบบที่จะช่วยบันทึกข้อมูลธุรกรรมทางการเงิน ข้อมูลทางบัญชีแทนคน ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาในการคีย์ หรือบันทึกข้อมูลด้วยคนแต่อย่างใด โดยช่วยแบ่งเบาภาระของพนักงานบัญชีในการคีย์ข้อมูลที่มีรูปแบบหลักการที่แน่นอน และเป็นรูปแบบงานที่ซ้ำเดิมและมีปริมาณมาก และยังช่วยให้ข้อมูลธุรกรรมที่ทำการบันทึกลงบัญชีถูกต้อง แม่นยำ ลดความผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลด้วยคน (Human Error) ช่วยแบ่งเบาภาระพนักงานบัญชีในการคีย์ข้อมูล ทำให้พนักงานบัญชีนำเวลาที่ต้องใช้ในการบันทึกข้อมูลทางบัญชีที่ซ้ำเดิม ไปใช้ในการวิเคราะห์และตัดสินใจได้มากขึ้น ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานดีขึ้น

การบัญชีดิจิทัล (Digital Accounting)

Digital Accounting คือ การนำเทคโนโลยีดิจิทัล แพลตฟอร์ม และเครื่องมือต่างๆ มาใช้ในกระบวนการทำงานทางบัญชี ซึ่งรวมถึงใช้ซอฟต์แวร์ทางด้านบัญชี เพื่อใช้ในการบันทึกบัญชี สร้างใบเสนอซื้อ ใบเสนอขาย สร้างใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน รวมถึงสร้างรายงานทางการเงิน เพื่อให้กระบวนการทำงานทางบัญชีเกิดประสิทธิภาพสูงสุด มีความสะดวก รวดเร็วในการทำงาน และถูกต้องตามหลักการ แต่การเปลี่ยนระบบบัญชีแบบเดิมๆ ให้เป็นบัญชีดิจิทัลนั้นมีความท้าทายเป็นอย่างมาก โดยต้องมีการจัดหาระบบที่ตอบโจทย์ความต้องการขององค์กร โดยต้องประเมินทั้งประสิทธิภาพการทำงานและงบประมาณ นอกจากนี้ยังมีการอบรมพนักงานให้เรียนรู้ระบบดังกล่าว เพื่อให้พนักงานปฏิบัติงาน และทำงานได้ถูกต้องรวดเร็ว ซึ่งในการนำเทคโนโลยีมาใช้ และการให้ความรู้พนักงานด้านเทคโนโลยีเป็นสิ่งสำคัญเป็นอย่างมากในการปรับตัวเพื่อเข้าสู่ยุคดิจิทัลทั้งพนักงานและองค์กร รวมถึงการทำบัญชีแบบดิจิทัล Digital Accounting ก็เป็นกระบวนการหนึ่งที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง

ความสำคัญของระบบบันทึกบัญชี

ระบบที่บันทึกและประมวลผล และรายงานธุรกรรมทางการเงินขององค์กร ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการกับรายการธุรกรรมทางการเงินและทางบัญชี ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นบัญชีเจ้าหนี้ บัญชีลูกหนี้ บัญชีเงินเดือน การทำงบการเงิน การจัดการสินค้าคงคลัง (Stock) รวมถึงทางด้านภาษี การทำรายงาน งบการเงิน ยื่นต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้องและกำกับดูแล รวมถึงใช้ข้อมูลในการวิเคราะห์งบประมาณ เพื่อการวางแผนงาน และเป้าหมาย โดยระบบบันทึกบัญชีสามารถทำงานได้ร่วมกับโปรแกรม RPA เพื่อให้การบันทึกบัญชีเป็นอัตโนมัติ

การบันทึกบัญชีอัตโนมัติคืออะไร

การบันทึกบัญชีอัตโนมัติช่วยให้ข้อมูลบัญชีอัปเดตแบบเรียลไทม์ ผู้บริหารสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทันที นอกจากนี้การบันทึกบัญชีอัตโนมัติยังมีความถูกต้องแม่นยำ รวดเร็ว และประหยัดเวลา ทำให้งานเป็นไปตามกำหนดการ ในช่วงแรกๆ ที่ใช้ระบบบันทึกบัญชีอัตโนมัติอาจจะต้องใช้เวลาในการวางแผนและดำเนินการ รวมถึงการลงทุน แต่ในระยะยาวจะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นรองรับการเปลี่ยนแปลงของปริมาณงานที่เพิ่มขึ้นจากการเติบโตของธุรกิจ โดยไม่ต้องจ้างพนักงานเพื่อมาดำเนินการเป็นจำนวนมาก ลดค่าใช้จ่ายด้านแรงงานขององค์กร ซึ่งถือว่าเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า

บทบาทของระบบ RPA ในการบันทึกบัญชี

ปัจจุบันนิยมนำระบบ RPA มาช่วยในการบันทึกข้อมูลบัญชีให้เป็นอัตโนมัติ ซึ่งการบันทึกบัญชีเป็นกระบวนการทำงานที่มีหลักการที่ชัดเจน จึงเหมาะสมกับการนำระบบ RPAมาใช้เป็นอย่างยิ่ง ซึ่งระบบ RPA สามารถใช้งานร่วมกับซอฟต์แวร์บัญชี หรือโปรแกรมอื่น ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้การถ่ายโอนข้อมูลระหว่างกัน ไร้รอยต่อ ไม่มีตกหล่น นอกจาก RPA สามารถช่วยในการบันทึกบัญชีอัตโนมัติแล้ว เรายังสามารถตั้งค่าคำสั่งให้ RPA ช่วยงานในกระบวนการอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานหรือกระบวนการทางบัญชีได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น การคำนวณภาษี การกระทบยอดบัญชี การตรวจสอบยอดเงินและธุรกรรม เป็นต้น

อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบนี้ว่าสามารถช่วยงานอะไรในฝ่ายบัญชีได้อีก RPA บัญชี

ข้อดีของระบบบันทึกบัญชี

ระบบสามารถทำงานได้ 7 วัน 24 ชั่วโมง และการบันทึกข้อมูลมีความรวดเร็วกว่าการคีย์ข้อมูลด้วยคนมาก ทำให้สามารถทำงานได้เสร็จตามกำหนดเวลา ตอบสนองต่อการทำบัญชีที่มีข้อกำหนดเรื่องเวลา เช่น สามารถปิดบัญชีและทำรายงานทางการเงินหรืองบการเงินได้เสร็จตามกำหนดเวลา
บันทึกบัญชีอัตโนมัติทำให้มีความแม่นยำเพิ่มขึ้น ลดข้อผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลของพนักงาน (Human Error) ความถูกต้องและสมบูรณ์ของข้อมูลดีขึ้น ทำให้การปฏิบัติตามหลักการและระเบียบได้ง่ายขึ้น โดยบอทสามารถตรวจจับความผิดและความคลาดเคลื่อนของข้อมูลจำนวนมากได้แบบเรียลไทม์
ลดต้นทุนด้านแรงงาน การบันทึกบัญชีเป็นอัตโนมัติ แทนการใช้พนักงาน ทำให้ลดการป้อนข้อมูลด้วยคน ทำให้สามารถประหยัดต้นทุนด้านแรงงานได้อย่างแท้จริง และรองรับการทำงานที่มีปริมาณมาก หรือในช่วงเวลาที่มีปริมาณมากได้เป็นอย่างดี อย่างเช่น ในช่วงเวลาปิดบัญชี หรือยื่นภาษี บริษัทหรือองค์กรสามารถทำงานได้ทันกำหนดเวลา ไม่จำเป็นต้องจ้างพนักงานเพิ่มขึ้น ตัวอย่างเช่น บางบริษัทมีพนักงานทำหน้าที่บันทึกบัญชีรายรับ 1 คน, พนักงานบันทึกบัญชีรายจ่าย 1 คน ด้วยระบบบันทึกบัญชีอัตโนมัติสามารถบันทึกข้อมูลได้ทั้งรายรับ-รายจ่ายในคราวเดียว โดยพนักงานบัญชีสามารถใช้เวลาจากการบันทึกบัญชีไปทำงานอื่นเช่นการวิเคราะห์งบการเงิน ตรวจสอบงบการเงิน เป็นต้น
ระบบสามารถบันทึกข้อมูลบัญชีในปริมาณมากได้ รองรับต่อการผันแปรของปริมาณงานที่เพิ่มมากขึ้นจากการเติบโตของธุรกิจ
พนักงานบัญชีมีเวลาในการมุ่งเน้นการวิเคราะห์ และการตัดสินใจข้อมูลทางการเงิน ได้มากขึ้นมากกว่าการเสียเวลาในการคีย์ข้อมูลที่ซ้ำเดิมลงระบบ และลดความเหนื่อยล้าและเบื่อหน่ายเนื่องจากทำงานซ้ำเดิม รีบเร่ง และเสร็จไม่ทันกำหนดเวลา

ระบบที่ใช้ในการจัดการบัญชี

KSP AsiaFIN ให้บริการโปรแกรม RPA ที่ช่วยจัดการข้อมูลบัญชีของคุณให้เป็นเรื่องง่าย โดยการใช้เทคโนโลยีซอฟต์แวร์หุ่นยนต์ RPA มาช่วยพนักงานทำงานในกระบวนการที่มีรูปแบบซ้ำเดิม มีหลักการที่แน่นอน โดยทำงานได้รวดเร็ว ถูกต้องแม่นยำขึ้น ลดการเกิด Human Error จากการคีย์ข้อมูลผิดพลาดด้วยคน สำหรับท่านที่สนใจให้ เคเอสพี เอเชียฟิน นำเสนอโปแกรม RPA OrangeWorkforce หรือต้องการสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม สามารถติดต่อเราได้ที่ LINE ID: @KSPAsiaFIN

บริษัท เคเอสพี เอเชียฟิน จำกัด ก่อตั้งขึ้นโดยกลุ่มบริษัท Greenpro KSP ซึ่งเป็นผู้ให้บริการทางธุรกิจอย่างครบวงจร ทั้งด้านที่ปรึกษาทางธุรกิจ ด้านบัญชี วางระบบบัญชี ตรวจสอบบัญชี และโปรแกรมบัญชี ERP โดยก่อตั้งร่วมกับบริษัท OrangeFIN Asia ที่เชี่ยวชาญด้านระบบ Robotic Process Automation หรือ โปรแกรม RPA จากประเทศมาเลเซีย โดยโปรแกรม RPA OrangeWorkforce ให้บริการครอบคลุมในภูมิภาคอาเซียน รวมถึงประเทศไทย

คำถามที่พบบ่อยในระบบบัญชี

ระบบบัญชีมีประโยชน์อย่างไร?

ช่วยจัดเก็บและบันทึกข้อมูลทางการเงินอย่างเป็นระบบ
ลดความผิดพลาดจากการบันทึกข้อมูลด้วยมือ
สรุปรายงานทางการเงินและงบกำไรขาดทุนได้รวดเร็ว
รองรับการคำนวณภาษีและการออกเอกสารทางบัญชี (ใบกำกับภาษี, ใบเสร็จรับเงิน ฯลฯ)
ช่วยให้ธุรกิจวางแผนการเงินและควบคุมต้นทุนได้ดีขึ้น

ระบบบัญชีเหมาะกับใคร?

ธุรกิจทุกขนาด ทั้งขนาดเล็ก (SMEs), ขนาดกลาง และขนาดใหญ่
ร้านค้าออนไลน์ (E-commerce)
บริษัทให้บริการ
โรงงานอุตสาหกรรม
ผู้ประกอบการที่ต้องการเก็บข้อมูลบัญชีอย่างถูกต้องตามกฎหมาย

ระบบบัญชีสามารถทำภาษีให้อัตโนมัติหรือไม่?

ระบบบัญชีที่ดีสามารถช่วยคำนวณภาษีอัตโนมัติ เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT), ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภงด.3, ภงด.53) รวมถึงช่วยจัดทำแบบฟอร์มภาษีพร้อมยื่นออนไลน์ได้ (ในบางระบบ)