โปรแกรมจัดการข้อมูล: บันทึก กรอก คีย์ ครบวงจร

ในยุคที่ข้อมูลมีบทบาทสำคัญต่อการขับเคลื่อนธุรกิจ การจัดการให้มีประสิทธิภาพด้วยโปรแกรมจัดการข้อมูล ไม่เพียงช่วยลดต้นทุน แต่ยังเพิ่มความเร็ว ความแม่นยำ และช่วยให้องค์กรเติบโตได้อย่างมั่นคง KSP AsiaFIN ขอแนะนำสองโซลูชันหลักที่จะเปลี่ยนกระบวนการทำงานของคุณให้เป็นระบบอัตโนมัติ ได้แก่ Orange Workforce ระบบจัดการข้อมูลอัตโนมัติ (RPA) และ Orange Vision Form+ ระบบดึงข้อมูลจากเอกสารรูปภาพ หรือไฟล์ PDF (OCR)

โปรแกรมบันทึกข้อมูล

โปรแกรมบันทึกข้อมูล คือ ซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดเก็บข้อมูลต่างๆ เข้าสู่ระบบโดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องกรอกข้อมูลด้วยตัวเอง ระบบสามารถดึงข้อมูลจากแหล่งต่างๆ เช่น ไฟล์เอกสาร อีเมล หรือแบบฟอร์มออนไลน์ และนำข้อมูลเหล่านั้นไปบันทึกไว้ในฐานข้อมูลอย่างเป็นระเบียบ จุดเด่นของโปรแกรมนี้คือสามารถทำงานได้ตามเวลาหรือเงื่อนไขที่กำหนดได้อย่างแม่นยำ ตัวอย่างเช่น เมื่อมีการอัปเดตข้อมูลใหม่เข้ามาในระบบ โปรแกรมจะบันทึกข้อมูลทันที โดยไม่ต้องรอเจ้าหน้าที่กรอกข้อมูล

จุดประสงค์ของโปรแกรมบันทึกข้อมูล

โปรแกรมบันทึกข้อมูลถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อช่วยให้องค์กรหรือบุคคลสามารถจัดเก็บข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ จุดประสงค์หลักเพื่อให้ข้อมูลที่สำคัญถูกเก็บไว้อย่างครบถ้วน เข้าถึงได้ง่าย และลดโอกาสการสูญหายของข้อมูลที่จัดเก็บในรูปแบบเดิม เช่น เอกสารกระดาษ หรือการพิมพ์ข้อมูลด้วยมือ นอกจากนี้ยังช่วยลดภาระงานที่ต้องทำซ้ำๆ ทุกวัน และเพิ่มความแม่นยำในการบันทึกข้อมูล โดยเฉพาะองค์กรที่มีปริมาณข้อมูลจำนวนมาก

ประเภทของข้อมูลที่บันทึก

โปรแกรมบันทึกข้อมูลสามารถจัดเก็บข้อมูลได้หลากหลายประเภท ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการใช้งาน ยกตัวอย่างเช่น

ข้อมูลบุคคล เช่น ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ เลขประจำตัว
ข้อมูลธุรกรรม เช่น รายการสั่งซื้อ รายรับรายจ่าย ใบเสร็จ หรือประวัติการชำระเงิน
ข้อมูลสินค้า/บริการ เช่น รหัสสินค้า รายละเอียดสินค้า สต๊อกคงเหลือ
ข้อมูลเอกสาร เช่น รายงานการประชุม หนังสือราชการ ไฟล์แนบ
ข้อมูลระบบ เช่น เวลาเข้าใช้งาน ระบบแจ้งเตือน หรือ ประวัติการใช้งาน
ข้อมูลทางสถิติ เช่น ผลการสำรวจ คะแนนโหวต หรือแบบสอบถาม

โปรแกรมกรอกแบบฟอร์ม

โปรแกรมกรอกแบบฟอร์ม คือเครื่องมือช่วยกรอกข้อมูลในแบบฟอร์มต่างๆ โดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นฟอร์มสมัครงาน ฟอร์มราชการ หรือฟอร์มภายในองค์กร ระบบสามารถดึงข้อมูลที่มีอยู่ เช่น จากไฟล์หรือตารางต่างๆ และกรอกลงในแบบฟอร์มอัตโนมัติ โดยไม่ต้องให้พนักงานพิมพ์ทีละบรรทัด นอกจากนี้ระบบยังสามารถคลิกปุ่ม ส่ง หรือดำเนินการขั้นตอนถัดไปทันที ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาในกระบวนการที่ต้องกรอกข้อมูลด้วยมือ การใช้โปรแกรมกรอกแบบฟอร์มช่วยลดข้อผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลผิด ช่วยประหยัดเวลา และมีเวลาเหลือทำงานอื่นที่ใช้ความคิดสร้างสรรค์

ตัวอย่างการกรอกข้อมูลด้วยโปรแกรม

การนำระบบเข้ามาช่วยกรอกข้อมูลลงในแบบฟอร์มต่างๆ ตัวอย่างที่พบเห็นได้บ่อย เช่น

เมื่อลูกค้ากรอกแบบฟอร์มสมัครสมาชิก ระบบสามารถดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลเดิมมากรอกลงในฟอร์ม เช่น ชื่อ ที่อยู่ หรือหมายเลขโทรศัพท์
ในงานราชการ เช่น การกรอกแบบฟอร์มขออนุญาต ระบบจะดึงข้อมูลผู้ใช้งานจากบัตรประชาชน เพื่อกรอกลงฟอร์มอัตโนมัติ
ในธุรกิจ เช่น การทำใบเสนอราคา ระบบจะกรอกข้อมูลลูกค้า ไม่ว่าจะเป็น ชื่อ ที่อยู่ รายละเอียดการติดต่อ และข้อมูลอื่นๆ โดยอัตโนมัติ
งานภายในองค์กร เช่น การกรอกแบบฟอร์มเบิกของ หรือการขออนุมัติ ระบบจะกรอกข้อมูลพนักงาน วันที่ และรายละเอียด

ประโยชน์ของโปรแกรมกรอกแบบฟอร์ม

ประหยัดเวลา: ระบบกรอกข้อมูลให้อัตโนมัติโดยไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลซ้ำๆ เดิมๆ
ลดข้อผิดพลาด: โปรแกรมกรอกข้อมูลมีความแม่นยำ ทำตามขั้นตอนที่กำหนดไว้
เชื่อมต่อกับระบบอื่น: สามารถส่งต่อข้อมูลไปยังระบบอื่นได้อัตโนมัติ เช่น ระบบจัดซื้อ ระบบบัญชี หรือระบบลูกค้าสัมพันธ์
รองรับปริมาณงานจำนวนมาก: โปรแกรมสามารถกรอกข้อมูลลงแบบฟอร์มได้จำนวนมาก และสามารถทำงานได้ตลอด 7 วัน 24 ชั่วโมง
ใช้งานง่าย: ระบบถูกออกแบบมาให้ใช้งาน สะดวกเพียงคลิกเดียว โปรแกรมจะเริ่มทำงานตามขั้นตอนที่ตั้งค่าไว้โดยอัตโนมัติ

โปรแกรมคีย์ข้อมูล

โปรแกรมคีย์ข้อมูล คือเทคโนโลยี RPA และ OCR ซอฟต์แวร์ที่ช่วยคีย์ข้อมูลเข้าสู่โปรแกรมหรือระบบต่างๆ ได้อัตโนมัติ โดยเทคโนโลยีนี้สามารถดึงข้อมูลจากเอกสาร ไฟล์ PDF หรือไฟล์รูปภาพ และคีย์ข้อมูลเข้าสู่ระบบที่ต้องการ เช่น ระบบบัญชี ฐานข้อมูล หรือโปรแกรมจัดการข้อมูลลูกค้า โดยไม่ต้องให้พนักงานนั่งป้อนข้อมูล ระบบสามารถตั้งเงื่อนไขให้ตรวจสอบความถูกต้อง เช่น ตรวจสอบความครบถ้วนของหมายเลขที่คีย์ หรือตรวจสอบรูปแบบให้ถูกต้องก่อนคีย์ข้อมูลเข้าในระบบ จุดแข็งของซอฟต์แวร์นี้คือช่วยลดเวลาในการทำงาน ลดความผิดพลาด และเพิ่มความเร็วในการจัดการข้อมูลจำนวนมาก เหมาะกับองค์กรที่ต้องทำงานซ้ำๆ เดิมๆ ทุกวันและต้องการระบบที่ทำงานได้อย่างแม่นยำ

คุณสมบัติที่โปรแกรมคีย์ข้อมูลควรมี

รองรับไฟล์หลายรูปแบบ: สามารถคีย์ข้อมูลจาไฟล์ Excel, ไฟล์ PDF หรือไฟล์รูปภาพได้
ความแม่นยำสูง: ช่วยลดข้อผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูล เช่น ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล หรือแจ้งเตือนเมื่อข้อมูลไม่ถูกต้อง
ทำงานอัตโนมัติ: รองรับการทำงานแบบอัตโนมัติ เมื่อมีข้อมูลใหม่เข้ามาในระบบ โปรแกรมสามารถคีย์ข้อมูลอัตโนมัติ
รองรับงานปริมาณมาก: ระบบสามารถคีย์ข้อมูลจำนวนมากได้ในระยะเวลาไม่กี่ชั่วโมง หรือไม่กี่นาที
สามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่นได้: ยกตัวอย่างเช่น ดึงข้อมูลจากระบบจัดเก็บข้อมูลและส่งต่อไปยังระบบ ERP ได้ทันที
สามารถตั้งค่าได้: เช่น การตรวจสอบรหัสสินค้าต้องมี 8 หลัก หรือวันที่ต้องอยู่ในช่วงที่กำหนด

โปรแกรมคีย์ข้อมูลเหมาะกับธุรกิจไหน

ธุรกิจค้าปลีกและคลังสินค้า: คีย์ใบสั่งซื้อ จำนวนสินค้าในสต๊อก และรายการสินค้าเข้า-ออกจากคลัง
ธุรกิจบัญชีและการเงิน: คีย์ข้อมูลใบเสร็จ รายรับ-รายจ่าย ใบกำกับภาษี และบัญชีรายวัน
โรงพยาบาลและคลินิก: คีย์ข้อมูลผู้ป่วย ประวัติการรักษา และการเบิกจ่ายค่ารักษา
หน่วยงานราชการ: คีย์แบบฟอร์มเอกสารราชการ ข้อมูลประชาชน หรือผลการสำรวจ
ธุรกิจประกันภัยและการเงิน: ป้อนข้อมูลใบสมัคร ประวัติลูกค้า และรายละเอียดกรมธรรม์
ภาคการศึกษา: คีย์คะแนน ผลสอบ หรือข้อมูลทะเบียนนักเรียน

เริ่มต้นใช้โปรแกรมจัดการข้อมูล

หากคุณกำลังมองหาวิธีจัดการข้อมูลให้เร็วขึ้น ง่ายขึ้น และแม่นยำยิ่งขึ้น ถึงเวลาแล้วที่จะเริ่มต้นเปลี่ยนผ่านธุรกิจของคุณไปสู่การทำงานแบบอัตโนมัติ กับโซลูชันจาก KSP AsiaFIN

โปรแกรมจัดการข้อมูลจากประเทศมาเลเซีย และมีทีมงานคนไทยร่วมพัฒนา
เชี่ยวชาญด้านระบบอัตโนมัติ ทั้ง RPA และ OCR
บริษัทชั้นนำในประเทศมาเลเซียต่างให้ความไว้วางใจใช้ระบบของเรา
ระบบทำงานรวดเร็ว และแม่นยำตามขั้นตอนที่กำหนดไว้

โปรแกรมใช้งานง่าย เพียงกดคลิกเดียว หรือตั้งเวลาทำงานล่วงหน้า

สนใจโปรแกรมจัดการข้อมูล ติดต่อเราได้ที่ [email protected]