การตั้งหนี้คือหนึ่งในกระบวนการสำคัญของฝ่ายบัญชีและการเงินที่มีผลโดยตรงต่อสภาพคล่องและความน่าเชื่อถือของธุรกิจ แต่ที่ผ่านมาหลายองค์กรยังพึ่งพาการคีย์ข้อมูลด้วยมือ ทำให้เกิดความล่าช้า และความผิดพลาด ปัจจุบันเทคโนโลยี RPA และ OCR ได้เข้ามามีบทบาทในการปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน ช่วยให้องค์กรสามารถบันทึกบัญชีเจ้าหนี้ได้อย่างรวดเร็ว และแม่นยำ การผสานสองเทคโนโลยีนี้เป็นก้าวแรกสู่ Accounts Payable Automation ที่ทำให้การเงินองค์กรสร้างคุณค่าได้มากขึ้น
การตั้งหนี้ คือการบันทึกข้อมูลใบแจ้งหนี้ที่ได้จากคู่ค้าเข้าสู่ระบบบัญชี ขั้นตอนนี้ไม่ใช่แค่การกรอกตัวเลข แต่รวมถึงการตรวจสอบรายละเอียดเอกสาร เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้ วันที่ครบกำหนด รายการสินค้าหรือบริการ รวมถึงเงื่อนไขการชำระเงิน กระบวนการตั้งหนี้ที่ถูกต้องช่วยป้องกันการจ่ายเงินซ้ำซ้อน การจ่ายผิดยอด หรือลืมชำระ ซึ่งทำให้เสียเครดิตต่อคู่ค้า
เจ้าหนี้การค้าคือผู้ขายหรือผู้ให้บริการที่ธุรกิจมีภาระต้องชำระเงินตามเงื่อนไข ความสัมพันธ์กับเจ้าหนี้การค้าเป็นสิ่งสำคัญ เพราะการชำระเงินตรงเวลาไม่เพียงแค่รักษาความน่าเชื่อถือ แต่ยังช่วยสร้างโอกาสในการเจรจาส่วนลด เครดิตเทอมที่ยืดหยุ่น และการสนับสนุนด้านอื่น ๆ จากคู่ค้า
การบันทึกเจ้าหนี้ไม่ใช่เพียงขั้นตอนทางเอกสาร แต่เป็นหัวใจสำคัญของระบบบัญชีและการเงินทั้งหมด เพราะข้อมูลจากเจ้าหนี้จะเชื่อมโยงไปยังงบการเงิน การวิเคราะห์กระแสเงินสด และการวางแผนงบประมาณ หากบันทึกไม่ถูกต้อง ข้อมูลที่ผู้บริหารใช้ตัดสินใจก็อาจคลาดเคลื่อน
กระบวนการเหล่านี้ใช้เวลานานโดยเฉพาะเมื่อมีเอกสารจำนวนมาก ความล่าช้าไม่เพียงทำให้ทีมงานเสียเวลา แต่ยังเพิ่มต้นทุนแฝงที่หลายธุรกิจไม่ทันสังเกต เช่น ค่าแรงจากการทำงาน หรือค่าปรับเมื่อไม่สามารถชำระเงินได้ตรงเวลา
งานคีย์ข้อมูลจำนวนมากด้วยมือ ย่อมมีโอกาสผิดพลาดสูง ไม่ว่าจะเป็นการใส่ยอดผิด เลขที่เอกสารไม่ตรง หรือลืมแนบเอกสารประกอบ แม้ข้อผิดพลาดเล็กน้อยก็นำไปสู่ผลกระทบที่ใหญ่ เช่น การจ่ายเงินไม่ตรงตามยอด ทำให้ต้องใช้เวลาตรวจสอบนาน
การทำงานแบบแมนนวลมีข้อจำกัดชัดเจน ทั้งในแง่ความเร็ว ความถูกต้อง และการตรวจสอบย้อนหลัง ทุกขั้นตอนต้องพึ่งแรงงานคน ตั้งแต่การสแกนเอกสาร การพิมพ์ข้อมูลเข้าสู่ระบบ ไปจนถึงการส่งต่อให้อนุมัติ
ปัญหาที่มักเกิดขึ้นเมื่อมีเจ้าหนี้จำนวนมาก เช่น ปริมาณใบแจ้งหนี้ที่เข้ามาวันละหลายสิบหรือหลายร้อยใบ ความแตกต่างของรูปแบบเอกสาร และการกำหนดวันครบกำหนดการชำระเงินที่หลากหลาย
ปัจจุบันกำลังเคลื่อนไปสู่ยุค Digital Finance คือการใช้เทคโนโลยีที่ช่วยให้การเงินขององค์กรทำงานอย่างคล่องตัว โปร่งใส และสามารถเชื่อมโยงกับระบบอื่น ๆ ได้แบบไร้รอยต่อ การตั้งหนี้อัตโนมัติถือเป็นส่วนสำคัญของการเปลี่ยนผ่านนี้
การทำให้ข้อมูลจากเอกสารใบแจ้งหนี้ที่เคยอยู่บนกระดาษหรือไฟล์ PDF สามารถเข้าสู่ระบบบัญชีได้โดยตรง พึ่งพามนุษย์น้อยที่สุด โดย OCR และ RPA เป็นกลไกหลักที่ช่วยยกระดับขั้นตอนการตั้งหนี้ให้ทันสมัย แม่นยำ และพร้อมตรวจสอบได้ทุกเมื่อ
OCR หรือ Optical Character Recognition เป็นเทคโนโลยีที่ช่วยให้ระบบสามารถอ่านตัวอักษรและตัวเลขจากเอกสาร ทั้งในรูปแบบสแกน ไฟล์ PDF หรือแม้แต่ภาพถ่าย แล้วแปลงเป็นข้อมูลดิจิทัลที่นำไปใช้ต่อได้ทันที จุดเด่นของ OCR ที่ใช้กับงานบัญชีคือสามารถดึงข้อมูลสำคัญจากเอกสารใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ เช่น ชื่อผู้ขาย หมายเลขใบแจ้งหนี้ วันครบกำหนดการชำระ รายการสินค้า และยอดรวม โดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำด้วยมือ
RPA หรือ Robotic Process Automation ทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยเสมือนที่คอยบันทึกข้อมูลจาก OCR เข้าสู่ระบบบัญชีหรือ ERP แทนพนักงาน กระบวนการนี้ทำได้รวดเร็วและสม่ำเสมอ โดยไม่ต้องกังวลเรื่องความเหนื่อยล้าหรือข้อผิดพลาดจากการพิมพ์ RPA ยังสามารถตั้งเงื่อนไขการทำงาน เช่น ตรวจสอบเลขที่ใบแจ้งหนี้ซ้ำ การเปรียบเทียบยอดกับใบสั่งซื้อ หรือการแจ้งเตือนเมื่อข้อมูลไม่ตรงกันได้อีกด้วย
ตัวอย่างเช่น บริษัทที่ดำเนินธุรกิจค้าส่งมีใบแจ้งหนี้เข้ามากว่า 2,000 ใบต่อเดือน ก่อนหน้านี้พนักงานบัญชีต้องใช้เวลาหลายวันในขั้นตอนบัญชีเจ้าหนี้ ส่งผลให้เกิดความล่าช้าและบางครั้งก็จ่ายเงินช้าเกินกำหนด หลังจากนำระบบ RPA และ OCR เข้ามาใช้ ใบแจ้งหนี้ถูกดึงจากอีเมลและสแกนเข้าระบบ OCR จากนั้น RPA จะบันทึกเข้าสู่ระบบ ERP พร้อมจับคู่กับใบสั่งซื้อและตรวจสอบเลขที่ซ้ำอัตโนมัติ
เหมาะสำหรับองค์กรที่มีจำนวนการซื้อหรือค่าใช้จ่ายสูง เช่น โรงงานอุตสาหกรรม ธุรกิจค้าส่ง–ค้าปลีก บริษัทที่มีการจ่ายบริการประจำ หรือธุรกิจที่ใช้หลายซัพพลายเออร์เป็นประจำ นอกจากนี้ยังเหมาะกับฝ่ายบัญชี ฝ่ายจัดซื้อ และฝ่ายจัดการงบประมาณที่ต้องการความเร็วและความแม่นยำในการบันทึกหนี้
สามารถเปรียบเทียบข้อมูลระหว่างใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้ได้ทันที ถ้าพบราคารายการ จำนวนสินค้า หรือวันที่ส่งมอบไม่ตรงกัน จะมีการเตือนเพื่อให้ผู้ใช้งานตรวจสอบก่อนตั้งหนี้จริง ช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อและฝ่ายบัญชีทำงานร่วมกันได้กระชับขึ้น และหลีกเลี่ยงการตั้งหนี้ผิดโดยไม่ได้ตรวจสอบ
เมื่อข้อมูลหนี้ถูกบันทึกตามวันครบกำหนดชำระ ฝ่ายการเงินสามารถวางแผนการจ่ายเงินล่วงหน้าได้อย่างแม่นยำ เห็นได้ว่ามีหนี้ที่ต้องจ่ายเมื่อใด กี่บาท และกับผู้ขายรายใด ช่วยลดปัญหาการจ่ายช้าหรือผิดนัด และทำให้การบริหารเงินสดมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเฉพาะในธุรกิจที่ต้องควบคุมต้นทุนอย่างใกล้ชิด
โดยใช้ OCR เพื่อดึงข้อมูลจากใบกำกับภาษี และใช้ RPA เพื่อตรวจสอบ เปรียบเทียบกับเอกสารอื่น
การใช้เครื่องมือ Automation อย่างเช่น RPA หรือ OCR มาช่วยสร้างเอกสารหัก ณ ที่จ่ายอัตโนมัติ
