แปลงข้อมูล (Data Conversion) เป็นกระบวนการที่องค์กรต้องให้ความสำคัญ เพื่อให้ข้อมูลทั้งหมดอยู่ในรูปแบบที่พร้อมใช้งานและนำไปวิเคราะห์ได้ทันที เป็นตัวแปรสำคัญที่กำหนดความเร็วและความแม่นยำในการตัดสินใจขององค์กร ปัจจุบันเครื่องมืออัตโนมัติอย่าง RPA และ OCR ช่วยให้การจัดการข้อมูลเป็นเรื่องง่ายและแม่นยำขึ้นหลายเท่า คู่มือนี้จะพาคุณรู้จักกับประเภท ขั้นตอน และเทคโนโลยีที่ใช้ เพื่อให้คุณสามารถวางแผนการประมวลผลข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
แปลงข้อมูล คือขั้นตอนการปรับเปลี่ยนรูปแบบของข้อมูลจากรูปแบบเดิมไปสู่รูปแบบใหม่ เพื่อให้สามารถใช้งานได้อย่างเหมาะสมกับความต้องการหรือระบบที่เปลี่ยนไป ตัวอย่างเช่น การแปลงไฟล์ CSV เป็น Excel เพื่อใช้งานในโปรแกรมวิเคราะห์ข้อมูล หรือการแปลงรูปภาพที่สแกนให้เป็นข้อความดิจิทัลด้วย OCR
การเปลี่ยนแปลงรูปแบบข้อมูลมีหลายประเภท โดยแต่ละแบบมีจุดประสงค์ที่แตกต่างกัน เช่น การแปลงไฟล์เพื่อสามารถใช้งานกับซอฟต์แวร์ที่ต้องการ การเปลี่ยนประเภทของข้อมูลเพื่อนำมาวิเคราะห์ได้ถูกต้อง และการแปลงโครงสร้างข้อมูลเพื่อให้เชื่อมต่อกับระบบต่าง ๆ ได้ราบรื่น รายละเอียดของแต่ละประเภทมีดังนี้
การแปลงไฟล์ (File Conversion) คือการเปลี่ยนรูปแบบไฟล์ประเภทหนึ่งเป็นอีกประเภทหนึ่ง เช่น Excel เป็น JSON หรือ PDF เป็น Word เพื่อให้สามารถใช้งานกับระบบที่ต้องการได้ การแปลงไฟล์สามารถทำได้อย่างรวดเร็วด้วยซอฟต์แวร์อัตโนมัติ เช่น RPA ที่สามารถจัดการกับไฟล์จำนวนมากได้ในระยะเวลาไม่นาน ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น
การแปลงประเภทข้อมูล (Data Type Conversion) คือกระบวนการปรับให้ข้อมูลภายในระบบเปลี่ยนจากชนิดหนึ่งเป็นอีกชนิดหนึ่ง เช่น จากตัวอักษรเป็นตัวเลข หรือจากวันที่ให้เป็นข้อความ เพื่อนำไปใช้ในขั้นตอนต่อไปได้ถูกต้อง การแปลงประเภทข้อมูลเป็นเรื่องสำคัญในกระบวนการรวบรวมข้อมูล เพราะแต่ละระบบอาจเก็บข้อมูลในรูปแบบที่ต่างกัน
การแปลงโครงสร้างข้อมูล (Data Structure Conversion) เป็นการเปลี่ยนรูปแบบการจัดเก็บข้อมูล เช่น จากข้อมูลในรูปแบบตารางเปลี่ยนเป็นรูปแบบ JSON เพื่อรองรับการใช้งานในระบบที่ต่างกัน การแปลงโครงสร้างมีความสำคัญอย่างยิ่งในการเชื่อมต่อระบบเก่าเข้ากับระบบใหม่ เช่น การย้ายข้อมูลจากระบบ ERP เดิมไปยัง Cloud ERP ที่มีรูปแบบการจัดเก็บต่างกัน
กำหนดความต้องการและเป้าหมายอย่างชัดเจน เช่น ต้องการแปลงเพื่ออะไร ใช้กับระบบใด และมีรูปแบบผลลัพธ์อย่างไร การวางแผนล่วงหน้าจะช่วยให้เลือกเครื่องมือและวิธีการแปลงได้อย่างเหมาะสม
การเตรียมข้อมูลประกอบด้วยการรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ และการจัดระเบียบให้พร้อมสำหรับการแปลง รวมถึงการตรวจสอบความครบถ้วน และการสำรองข้อมูลก่อนการแปลง เพื่อป้องกันข้อมูลสูญหาย
การทำความสะอาดข้อมูล คือการตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ข้อมูลที่ซ้ำซ้อน หรือข้อมูลที่ไม่เป็นไปตามมาตรฐาน ตัวอย่างเช่น การลบข้อมูลที่ซ้ำกัน การแก้ค่าที่ผิดพลาด หรือการเติมข้อมูลที่ขาดหาย
ขั้นตอนการเปลี่ยนรูปแบบข้อมูลเป็นการใช้เครื่องมือหรือสคริปต์ในการแปลงให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการ เช่น การใช้โปรแกรม RPA เพื่อแปลงไฟล์ PDF เป็น Excel ความสำเร็จของขั้นตอนนี้ขึ้นอยู่กับความพร้อมของข้อมูล
หลังจากแปลงเสร็จเรียบร้อย ขั้นตอนสุดท้ายคือการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล เช่น ตรวจจำนวนแถวของข้อมูล หรือเปรียบเทียบกับข้อมูลต้นฉบับ ขั้นตอนนี้ช่วยป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นเมื่อนำข้อมูลไปใช้งานจริง
RPA เทคโนโลยีที่ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการข้อมูลจากหลายแหล่งและหลายรูปแบบให้กลายเป็นข้อมูลที่พร้อมใช้งานได้โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น การดึงข้อมูลสินค้าจากเว็บไซต์คู่ค้าแล้วจัดโครงสร้างเป็นไฟล์ Excel เพื่ออัปโหลดเข้าสู่ระบบจัดการสต๊อก การใช้ RPA ในการปรับรูปแบบข้อมูลจึงเป็นโซลูชันที่เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการจัดการข้อมูลจำนวนมากเป็นประจำ
การแปลงรูปแบบข้อมูลด้วย OCR มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อองค์กรที่ต้องจัดการข้อมูลจากใบเสร็จ ใบกำกับภาษี แบบฟอร์ม หรือเอกสารสัญญา เพราะช่วยลดเวลาการพิมพ์ข้อมูลซ้ำและลดความผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ เมื่อผสานเข้ากับ RPA สามารถทำงานได้แบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบ ตั้งแต่การอ่านข้อมูลไปจนถึงการจัดเก็บในระบบ
บริการรับแปลงข้อมูลธุรกิจของเรา ครอบคลุมตั้งแต่การแปลงไฟล์ การปรับเปลี่ยนประเภทข้อมูล ไปจนถึงการเปลี่ยนโครงสร้างข้อมูลให้เหมาะสมกับระบบใหม่ โดยใช้เทคโนโลยี Robotic Process Automation (RPA) และ Optical Character Recognition (OCR) เพื่อให้กระบวนการแปลงเป็นไปอย่างอัตโนมัติและแม่นยำ เราสามารถช่วยดึงข้อมูลจากไฟล์ PDF เอกสารสแกน หรือข้อมูลจากหลายระบบ และแปลงให้อยู่ในมาตรฐานเดียวกัน พร้อมใช้งานในระบบคุณทันที
ปัจจุบันรองรับการแปลงตัวอักษรภาษาไทยและภาษาอังกฤษเป็นหลัก ความแม่นยำมากกว่า 80% ส่วนภาษาอื่นตอนนี้ทางเรากำลังอยู่ในขั้นตอนการพัฒนาระบบให้รองรับ
