การจัดการใบแจ้งหนี้ด้วยวิธีเดิม ๆ อย่างเช่น การกรอกข้อมูลด้วยมือ หรือส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้ากลายเป็นอุปสรรคที่ทำให้ทีมงานเสียเวลา และมีโอกาสเกิดความผิดพลาดในการจัดทำเอกสาร โปรแกรมออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติจึงเข้ามาเป็นตัวช่วยสำคัญ ด้วยระบบที่สามารถทำงานแทนมนุษย์ในขั้นตอนต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างใบแจ้งหนี้จากข้อมูลจริงในระบบ, ตั้งรอบวางบิลรายเดือนหรือรายงวด, ส่งบิลถึงลูกค้าอัตโนมัติ หรือแจ้งเตือนเมื่อใกล้ครบกำหนดชำระ เพื่อปิดยอดได้อย่างแม่นยำ ทั้งหมดนี้สามารถเกิดขึ้นได้ด้วย RPA (Robotic Process Automation)
ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คือเอกสารที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินจากลูกค้า โดยออกหลังจากการขายสินค้าหรือบริการเรียบร้อยแล้ว เอกสารนี้จะระบุรายละเอียดที่สำคัญ เช่น รายการสินค้า/บริการ จำนวนเงิน วันครบกำหนดชำระ เงื่อนไขการจ่ายเงิน และข้อมูลของผู้ขายและผู้ซื้ออย่างครบถ้วน
การออกใบแจ้งหนี้ด้วยมือ หรือใช้วิธีเดิมอย่างการกรอกข้อมูลใน Excel อาจเพียงพอในช่วงเริ่มต้นของธุรกิจ แต่เมื่อองค์กรเติบโตขึ้น มีลูกค้าเพิ่มขึ้น และความซับซ้อนของการทำธุรกรรมมากขึ้น การจัดการแบบเดิมจะเริ่มกลายเป็นภาระ ไม่เพียงทำให้ทีมงานเสียเวลา แต่ยังเพิ่มโอกาสเกิดข้อผิดพลาดโดยไม่จำเป็น การเปลี่ยนไปใช้ระบบช่วยจัดการใบแจ้งหนี้ทำให้ทุกขั้นตอนดำเนินไปอย่างเป็นระบบ
โปรแกรมออกใบแจ้งหนี้ ที่กล่าวถึงเป็นซอฟต์แวร์ RPA ที่ช่วยให้องค์กรสามารถสร้าง จัดการ และส่งใบแจ้งหนี้ได้อย่างรวดเร็วและเป็นระบบ ฟังก์ชันหลักของโปรแกรม RPA ครอบคลุมตั้งแต่การสร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้ การดึงข้อมูลลูกค้าและรายการสินค้าอัตโนมัติ การตั้งรอบวางบิล และการส่งบิลให้ลูกค้าผ่านอีเมลหรือระบบภายใน ซึ่งสามารถติดตามสถานะการชำระเงินได้แบบเรียลไทม์ นอกจากนี้สามารถเชื่อมต่อกับระบบบัญชี หรือระบบอื่น ๆ ได้แบบไร้รอยต่อ
แม้ Excel จะเป็นเครื่องมือยอดนิยมที่ธุรกิจส่วนใหญ่คุ้นเคย แต่การใช้ Excel ในการออกใบแจ้งหนี้ก็มีข้อจำกัดหลายด้าน ได้แก่ เสี่ยงผิดพลาดต่อการพิมพ์ข้อมูลเองทีละรายการ ต้องติดตามด้วยตนเองว่าใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับถูกชำระหรือยัง และเสียเวลาในการจัดทำบิลจำนวนมาก
ต่อไปนี้คือตัวอย่างสถานการณ์จริงที่แสดงให้เห็นว่าระบบสามารถลดงานและเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างไร
ธุรกิจบริการต้องทำใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า 100 รายต่อเดือน จากเดิมที่เจ้าหน้าที่ต้องใช้เวลา 2–3 วันต่อเดือนในการจัดเตรียมบิล ระบบอัตโนมัติสามารถดึงข้อมูลจากระบบหลัก สร้างใบแจ้งหนี้ และส่งออกให้ลูกค้าได้ภายในเวลาไม่นาน
พนักงานต้องกรอกข้อมูลใน Excel แล้วพิมพ์เอกสารส่งทางอีเมลทีละใบ ระบบ RPA ช่วยให้การออกใบแจ้งหนี้สามารถทำได้ทันทีหลังบันทึกคำสั่งซื้อ พร้อมแนบใบกำกับภาษีส่งให้กับลูกค้าทางอีเมลอัตโนมัติ
บริษัทบัญชีการเงินใช้ระบบอัตโนมัติตั้งรอบวางบิลล่วงหน้า ดึงข้อมูลค่าบริการ แล้วจัดทำเอกสารให้พร้อมส่งโดยอัตโนมัติทุกสิ้นเดือน
แผนกต่าง ๆ ส่งข้อมูลวางบิลมาทางอีเมล ทำให้เกิดความล่าช้าและตกหล่น ระบบอัตโนมัติช่วยเชื่อมโยงข้อมูลเข้ามายังระบบกลาง พร้อมสร้างใบแจ้งหนี้
ได้ ระบบสามารถตั้งค่าให้แจ้งเตือนลูกค้าโดยอัตโนมัติเมื่อใกล้ถึงกำหนดชำระ หรือเมื่อเลยกำหนดแล้วแต่ยังไม่ชำระเงิน ช่วยลดการติดตามแบบแมนนวล และเพิ่มโอกาสในการได้รับชำระตรงเวลา
ได้ ระบบสามารถสร้างใบกำกับภาษีแนบพร้อมกับใบแจ้งหนี้ได้ทันที หรือตั้งค่าให้สร้างเมื่อมีการชำระเงินแล้ว ระบบยังช่วยจัดเก็บข้อมูลภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ได้อย่างเป็นระบบ
ระบบออกแบบมาสำหรับกระบวนการทำงานในธุรกิจโดยเฉพาะ สามารถรองรับจำนวนลูกค้าหลายร้อยหรือหลายพันรายได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่เกิดข้อผิดพลาด ระบบจะสร้างบิลตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ล่วงหน้าโดยไม่ต้องกรอกข้อมูลใหม่ทุกครั้ง
กระบวนการจัดการปรับเปลี่ยนข้อมูลทั้งหมดให้อยู่ในรูปแบบพร้อมใช้งานและนำไปวิเคราะห์ได้
กระบวนจัดการลูกหนี้ต้องใช้เวลาและทรัพยากร การใช้ RPA เข้ามาช่วยให้ลูกค้าชำระเงินมากขึ้น
