หนึ่งในแนวทางการตรวจสอบเอกสารของฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้ที่ได้รับการยอมรับคือ 3 Way Matching ซึ่งเป็นการตรวจสอบข้อมูลระหว่างเอกสาร PO, GRN และ Invoice เพื่อยืนยันว่าข้อมูลตรงกันทุกฝ่ายก่อนทำการจ่ายเงิน การทำ 3 Way Matching ช่วยลดโอกาสการจ่ายเงินผิดพลาด เช่น จ่ายเงินเกิน จ่ายซ้ำ หรือจ่ายเงินครบแล้วแต่ยังได้รับสินค้าไม่ครบถ้วน ซึ่งปัญหาเหล่านี้พบได้บ่อยในองค์กรที่ไม่มีระบบควบคุมเอกสารที่แข็งแรง เมื่อข้อมูลผ่านการตรวจสอบ รายการบัญชีที่บันทึกมีความน่าเชื่อถือ สามารถนำไปวิเคราะห์ วางแผน และคำนวณจุดคุ้มทุนได้อย่างแม่นยำ
การตรวจสอบเอกสารบัญชี คือกระบวนการวิเคราะห์ เปรียบเทียบข้อมูล และตรวจสอบความถูกต้องจากเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมทางการเงิน เพื่อให้แน่ใจว่าการบันทึกและจ่ายเงินถูกต้องและน่าเชื่อถือ การตรวจสอบเอกสารไม่ใช่แค่ฝ่ายบัญชีรับผิดชอบเท่านั้น แต่เป็นส่วนหนึ่งของระบบควบคุมภายในองค์กร ซึ่งต้องอาศัยความร่วมมือจากหลายหน่วยงาน
3 Way Matching คือกระบวนการตรวจสอบความถูกต้องของการจัดซื้อก่อนจะบันทึกบัญชีหรืออนุมัติจ่ายเงิน โดยนำข้อมูลจากเอกสารทั้ง 3 มาเปรียบเทียบ ได้แก่ ใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า และใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย เพื่อยืนยันว่าเอกสารมีรายละเอียดตรงกัน ไม่ว่าจะเป็นจำนวนสินค้า ราคา เงื่อนไขการชำระเงิน หรือวันที่ดำเนินรายการ แนวทางนี้ถือเป็นหนึ่งในมาตรฐานด้านการควบคุมภายในที่องค์กรขนาดกลางและขนาดใหญ่ใช้กันอย่างแพร่หลาย
ใบสั่งซื้อ หรือบางท่านเรียกว่า PO เป็นเอกสารที่ออกโดยฝ่ายจัดซื้อเพื่อระบุรายละเอียดการซื้อสินค้าหรือการใช้บริการ โดยข้อมูลสำคัญประกอบด้วย รายการสินค้า จำนวน ราคา เงื่อนไขการชำระเงิน และวันที่จัดส่งสินค้า จุดประสงค์หลักของเอกสารนี้เพื่อยืนยันข้อตกลงระหว่างผู้ซื้อ (บริษัท) กับผู้ขาย และใช้เป็นฐานข้อมูลในการตรวจสอบเอกสารของงานบัญชีเจ้าหนี้
ใบรับสินค้า หรือบางท่านเรียกว่า GRN เป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นโดยฝ่ายคลังสินค้า หรือแผนกที่ได้รับมอบสินค้า เพื่อยืนยันว่ามีการรับสินค้าจริงในปริมาณที่ตรงกับใบสั่งซื้อ รายละเอียดในใบรับสินค้าจะระบุจำนวนสินค้าที่ได้รับ วันที่รับสินค้า และเงื่อนไขตามที่ตกลง หากได้รับไม่ครบหรือสินค้าเสียหาย เอกสารนี้จะเป็นหลักฐานสำคัญในการแจ้งกลับไปยังฝ่ายจัดซื้อเพื่อดำเนินการแก้ไข
ใบแจ้งหนี้ (Invoice) เป็นเอกสารที่ผู้ขายสร้างขึ้นเพื่อเรียกเก็บเงินกับผู้ซื้อ (บริษัท) โดยระบุจำนวนเงินที่ต้องชำระ พร้อมรายละเอียดของสินค้าหรือบริการ รวมถึงเวลาที่ต้องชำระเงิน ใบแจ้งหนี้มีความสำคัญในงานบัญชีเจ้าหนี้ เนื่องจากเป็นเอกสารที่ใช้ในการบันทึกภาระหนี้ขององค์กร การควบคุมใบแจ้งหนี้อย่างเป็นระบบจะช่วยลดความเสี่ยงทางการเงิน และเป็นส่วนสำคัญของ 3 Way Matching
3 Way Matching เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีการจัดซื้อและการรับสินค้าเป็นประจำ ตัวอย่างเช่น โรงงานผลิตหรือธุรกิจค้าปลีก ก่อนเริ่มใช้ระบบนี้มักพบเจอปัญหาที่คล้ายกัน ได้แก่ มีการเรียกเก็บเงินไม่ตรงกับราคาที่ตกลง หรือการรับสินค้าไม่ครบจำนวน ส่งผลให้ต้องเสียเวลาตรวจสอบย้อนหลัง เมื่อบริษัทเปลี่ยนระบบเป็น 3 Way Matching กระบวนการตรวจสอบข้อมูลก่อนจ่ายเงินมีมาตรฐานมากขึ้น
