OCR PDF เป็นเทคโนโลยีสำคัญในการจัดการเอกสารในยุคดิจิทัล ปัจจุบันธุรกิจต่างๆ เลือกใช้ไฟล์ PDF เป็นรูปแบบมาตรฐานในการจัดเก็บและส่งต่อข้อมูล เนื่องจากมีจุดเด่นด้านความปลอดภัยและการคงรูปแบบของเอกสารให้เหมือนต้นฉบับไม่ว่าจะเปิดด้วยอุปกรณ์ใด ไฟล์ที่สร้างจากการสแกน ถ่ายรูปหรือถ่ายเอกสาร จะอยู่ในรูปแบบของไฟล์ภาพ ส่งผลให้ไม่สามารถแก้ไขหรือค้นหาข้อความในไฟล์ได้ ปัญหานี้นำไปสู่ความต้องการเทคโนโลยีการรู้จำอักขระจากภาพ
บทความนี้จะนำเสนอข้อมูลที่ครอบคลุมเกี่ยวกับ OCR และ PDF ตั้งแต่ความหมาย การเปรียบเทียบประเภทของไฟล์ ขั้นตอนการแปลงข้อมูล รวมถึงข้อดีและข้อจำกัดที่ควรพิจารณา เพื่อช่วยให้ผู้อ่านสามารถเลือกใช้วิธีการที่เหมาะสมกับลักษณะของงาน
OCR PDF หมายถึงการใช้เทคโนโลยี Optical Character Recognition กับไฟล์ Portable Document Format เพื่อแปลงข้อมูลจากรูปภาพหรือเอกสารสแกนภายในให้กลายเป็นข้อความที่สามารถค้นหาและแก้ไขได้ กระบวนการนี้ได้รับความนิยมในงานเอกสารของธุรกิจ งานกฎหมาย รวมถึงการบริหารงานทั่วไปที่ต้องการแปลงข้อมูลจากเอกสารกระดาษสู่ดิจิทัล
OCR ย่อมาจาก Optical Character Recognition เป็นเทคโนโลยีที่พัฒนาขึ้นเพื่อใช้ในการอ่านและแปลงข้อมูลตัวอักษรที่อยู่ในรูปแบบของภาพ เช่น ไฟล์เอกสารที่ถูกสแกน หรือไฟล์ที่สร้างขึ้นจากรูปภาพให้กลายเป็นข้อความดิจิทัล ซึ่งสามารถนำไปแก้ไข หรือคัดลอกได้อย่างสะดวกมากยิ่งขึ้น
Portable Document Format หรือ PDF เป็นรูปแบบไฟล์เอกสารที่ถูกพัฒนาโดยบริษัท Adobe โดยมีจุดเด่นในการรักษารูปแบบให้เหมือนกันทุกแพลตฟอร์ม ไม่ว่าจะเปิดจากคอมพิวเตอร์ โน๊ตบุ๊ค โทรศัพท์มือถือ หรือแท็บเล็ต ผู้ใช้จะเห็นเอกสารในรูปแบบเดียวกันเสมอ ไม่เกิดปัญหารูปแบบเพี้ยนเหมือนกับไฟล์เอกสารทั่วไป เช่น Word หรือ Excel
โดยแบ่งออกเป็น 2 ประเภทหลัก ดังนี้
ขั้นตอนการแปลงไฟล์รูปภาพหรือเอกสารสแกนให้เป็นข้อความโดยใช้เทคโนโลยี Optical Character Recognition มีดังนี้
การใช้เทคโนโลยีไฟล์ PDF ในปัจจุบันได้รับความนิยมอย่างมาก เนื่องจากช่วยเพิ่มศักยภาพในการจัดการข้อมูลและเอกสารดิจิทัล แต่การใช้งานมีทั้งข้อดีที่โดดเด่นและข้อจำกัดที่ควรระมัดระวัง ดังนี้
การแปลงไฟล์ PDF ที่เป็นเอกสารสแกนหรือรูปภาพให้เป็นข้อความดิจิทัล (ภาษาไทย) จำเป็นต้องใช้เทคโนโลยี OCR ไทย ซึ่ง OrangeVision Form+ ถูกพัฒนามาเพื่อรองรับการรู้จำอักขระภาษาไทยโดยเฉพาะ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารราชการ หนังสือ หรือใบเสร็จ ก็สามารถแปลงเป็นข้อความได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังมีโปรแกรมอื่นๆ ที่เริ่มรองรับภาษาไทย เช่น ABBYY FineReader แม้ประสิทธิภาพภาษาไทยจะยังสู้โปรแกรมเฉพาะทางไม่ได้ ก่อนเลือกใช้งาน ควรทดลองกับไฟล์ตัวอย่างเพื่อประเมินความแม่นยำของแต่ละโปรแกรม
OCR ส่วนใหญ่สามารถรองรับเอกสารที่มีหลายภาษาในไฟล์เดียวได้ โดยเฉพาะหากใช้โปรแกรมที่มีระบบเลือกภาษาหลายภาษาแบบอัตโนมัติ เช่น ABBYY FineReader, Adobe Acrobat หรือ OrangeVision Form+ ซึ่งสามารถตั้งค่าให้ตรวจจับและแปลงข้อความในเอกสารที่มีทั้งภาษาไทย อังกฤษ หรือภาษาอื่นๆ ในหน้าเดียวกันได้ อย่างไรก็ตาม ความแม่นยำอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับคุณภาพของต้นฉบับ
การใช้โปรแกรมจะเน้นการดึงข้อความออกจากไฟล์ PDF ที่เป็นรูปภาพหรือเอกสารสแกน ส่วนใหญ่แล้วข้อมูลข้อความที่ถูกแปลงจะอยู่ในรูปแบบเรียบง่าย หากเอกสารต้นฉบับมีการจัดวางซับซ้อน เช่น ตาราง กราฟิก หรือจัดข้อความเป็นคอลัมน์ โปรแกรม OCR อาจไม่สามารถรักษารูปแบบการจัดวางดั้งเดิมได้อย่างสมบูรณ์ ข้อความที่แปลงได้จะอยู่ในรูปแบบข้อความปกติ และอาจต้องมีการจัดรูปแบบใหม่ในโปรแกรมแก้ไขข้อความ เช่น Microsoft Word หรือ Google Docs เพื่อให้เอกสารใกล้เคียงกับต้นฉบับมากที่สุด สำหรับบางโปรแกรมที่มีฟีเจอร์ขั้นสูง จะสามารถคงรูปแบบได้ดีขึ้น แต่ก็ยังแนะนำให้ตรวจสอบและแก้ไขก่อนนำไปใช้งานจริง
ข้อจำกัดหลักของการใช้ OCR กับไฟล์ PDF ที่มีภาพหรือกราฟิกประกอบ คือจะดึงเฉพาะส่วนที่เป็นข้อความเท่านั้น ไม่สามารถแปลงหรือดึงข้อมูลจากภาพ กราฟิก โลโก้ หรือไดอะแกรมต่างๆ ออกมาเป็นข้อความได้โดยตรง หากเอกสารมีการวางข้อความทับกับภาพหรือมีองค์ประกอบกราฟิกซับซ้อน อาจทำให้อ่านข้อความได้ไม่ครบถ้วน หรือแปลงข้อความผิดเพี้ยนไป นอกจากนี้ เอกสารบางประเภท เช่น ใบแจ้งหนี้ ตาราง หรือแบบฟอร์มที่มีช่องกรอกข้อมูล อาจต้องใช้โปรแกรมที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับงานรูปแบบนี้ เพื่อเพิ่มความแม่นยำในการสกัดข้อมูลจากเอกสาร
