แผนกบัญชี การเงิน หรือแม้แต่ฝ่ายธุรการมักต้องรับมือกับ “ใบเสร็จรับเงิน” จำนวนมหาศาลในแต่ละวัน ไม่ว่าจะเป็นสลิปค่าเดินทาง ใบเสร็จค่าอาหาร ใบกำกับภาษีค่าใช้จ่ายสำนักงาน ไปจนถึงบิลเงินสดต่างๆ การนำเอกสารเหล่านี้มานั่งพิมพ์ข้อมูลลงในไฟล์ Excel ทีละใบ ถือเป็นงานคอขวดที่ใช้เวลาสูงมาก ยิ่งในช่วงสิ้นเดือนที่ต้องรีบปิดงบ ความกดดันมักส่งผลให้เกิดความเหนื่อยล้าและเสี่ยงต่อการพิมพ์ตัวเลขผิดพลาด
เพื่อแก้ปัญหานี้อย่างยั่งยืน การนำระบบอัตโนมัติเข้ามาจัดการจึงเป็นทางออกที่ตอบโจทย์และคุ้มค่าที่สุด โดยอาศัยการทำงานที่สอดประสานกันอย่างเป็นระบบระหว่างการแปลงภาพเป็นข้อความดิจิทัลด้วย OCR และการใช้ RPA ในการจัดการข้อมูลลงตาราง
กระบวนการเริ่มต้นจากการรวบรวมใบเสร็จ ผู้ใช้จะต้องเตรียมไฟล์ใบเสร็จให้พร้อมก่อนนำเข้า ทั้งนี้ ช่องทางการนำเข้าอาจจะแตกต่างกันไปตามนโยบายของแต่ละองค์กร ปัจจุบัน OCR ถูกออกแบบให้รองรับไฟล์ได้หลากหลายช่องทางเพื่อความสะดวกของพนักงาน หากเป็นใบเสร็จแบบกระดาษ พนักงานสามารถสแกนผ่านเครื่องสแกนเนอร์ส่วนกลาง หรือถ่ายรูปผ่านแอปพลิเคชันบนสมาร์ทโฟนแล้วอัปโหลดเข้าระบบได้ทันที แต่หากเป็นใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์ (e-Receipt) หรือ e-Tax Invoice สามารถตั้งค่าให้ดึงไฟล์ PDF จากอีเมลที่ระบุไว้ แล้วนำมาเก็บรวบรวมไว้ในโฟลเดอร์กลางได้โดยอัตโนมัติ ไม่ต้องมีคนมานั่งกดดาวน์โหลดทีละไฟล์
ขั้นตอนนี้คือการใช้เทคโนโลยี OCR ในการสแกนและแปลงข้อมูลจากภาพใบเสร็จให้เป็นตัวอักษรดิจิทัล โดย OCR สามารถทำงานได้กับไฟล์หลากหลายประเภท เช่น PDF, JPG, PNG และ TIFF
เมื่อไฟล์ใบเสร็จทั้งหมดถูกนำเข้ามาในระบบแล้ว OCR จะเริ่มทำงานโดยการสแกนภาพใบเสร็จแต่ละแผ่น และแปลงข้อมูลต่างๆ ให้เป็นตัวอักษรดิจิทัล โดยระบบจะถูกตั้งค่าให้สแกนหาและอ่านเฉพาะจุดที่สำคัญตามรูปแบบ (Template) ของใบเสร็จ หรือค้นหาจากคำสำคัญ (Keyword) เช่น
ข้อมูลที่ถูกสกัดออกมานี้จะมีรายละเอียดครบถ้วน และจะถูกจัดเตรียมและจัดเรียงไว้ในรูปแบบของชุดข้อความที่พร้อมใช้งานในขั้นตอนต่อไปได้อย่างเป็นระเบียบ
ขั้นตอนนี้ข้อมูลจะถูกกรอกลง Excel โดยอัตโนมัติ เพิ่มความสะดวกและลดข้อผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือ
นี่คือขั้นตอนสำคัญที่ใช้ทดแทนการคีย์ข้อมูลด้วยมือมนุษย์อย่างแท้จริง ระบบ RPA จะเข้ามารับช่วงต่อโดยการนำชุดข้อความที่ได้จากขั้นตอนที่ 2 มาจัดการต่อ บอทจะทำการเปิดโปรแกรม Excel และไฟล์รายงานประจำเดือนที่ระบุไว้ จากนั้นจะเริ่มนำข้อมูลไป “กรอก” ลงในเซลล์ต่างๆ อย่างแม่นยำตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่น
ข้อมูลที่กรอกจะถูกส่งไปยังไฟล์ Excel หรือระบบอื่น ๆ ตามที่กำหนด ข้อมูลที่ได้สามารถนำไปใช้งานได้ทันที และยังสามารถกรอกข้อมูลหลายไฟล์ในครั้งเดียว นอกจากนี้ บอทยังสามารถทำการคำนวณซ้ำ ใน Excel เพื่อบวกตัวเลขยืนยันความถูกต้องของยอดรวม (เช่น นำยอดก่อน VAT มาคำนวณ 7% ว่าตรงกับยอดสุทธิที่ OCR อ่านมาหรือไม่) รวมทั้งสามารถเทียบเคียงชื่อร้านค้าเพื่อช่วยจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายเบื้องต้นได้อีกด้วย
เมื่อ RPA ทำการกรอกข้อมูลใบเสร็จทุกใบลงใน Excel เรียบร้อยแล้ว ระบบจะทำการบันทึกไฟล์โดยอัตโนมัติ ข้อมูลที่กรอกเสร็จสามารถนำไปใช้งานต่อหรือวิเคราะห์เพิ่มเติมได้ทันที อย่างไรก็ตาม หากในระหว่างขั้นตอนการทำ OCR มีการประเมินว่าข้อมูลมีความเสี่ยงที่จะอ่านผิดพลาด RPA จะนำข้อมูลเท่าที่อ่านได้ไปใส่ใน Excel พร้อมกับทำการไฮไลต์สี (เช่น สีแดงหรือสีเหลือง) ในช่องเซลล์นั้นๆ เพื่อเป็นการแจ้งเตือนให้พนักงานเข้ามาตรวจสอบด้วยตาเปล่า เฉพาะจุดที่มีปัญหาเท่านั้น เมื่อกระบวนการทั้งหมดจบลง บอทจะส่งอีเมลแจ้งเตือนพร้อมแนบลิงก์ไฟล์ Excel สรุปผลไปให้ผู้จัดการหรือพนักงานที่เกี่ยวข้องรับทราบทันที โดยผู้ใช้งานจำเป็นต้องลงชื่อเข้าใช้เพื่อเข้าถึงไฟล์ Excel ที่แปลงแล้ว
เมื่อพูดถึงการใช้งานเครื่องมือแปลงข้อมูลเป็น Excel สำหรับเอกสารที่มีความสำคัญ เช่น ใบเสร็จ, ใบแจ้งหนี้ หรือเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการเงินขององค์กร ความปลอดภัยของข้อมูลจึงเป็นหัวใจสำคัญที่เราให้ความสำคัญสูงสุด KSP AsiaFIN มุ่งมั่นในการสร้างความมั่นใจให้กับผู้ใช้งานทุกท่านว่าข้อมูลของคุณจะได้รับการปกป้องอย่างดีที่สุดตลอดกระบวนการ
ตั้งแต่การอัปโหลดไฟล์ pdf ของคุณ การประมวลผลข้อมูล ไปจนถึงการส่งออกเป็น excel ได้ ล้วนอยู่ภายใต้การควบคุมและตรวจสอบอย่างเข้มงวด เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารที่มีข้อมูลสำคัญจะไม่รั่วไหลหรือถูกเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
มั่นใจได้ว่าทุกเอกสารที่คุณอัปโหลดเข้าสู่ระบบของเรา ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จ, ใบแจ้งหนี้ หรือเอกสารที่ต้องการความปลอดภัยสูง จะได้รับการดูแลและปกป้องอย่างดีที่สุดตามมาตรฐานสากล
การเปลี่ยนใบเสร็จให้เป็นข้อมูล Excel ด้วยขั้นตอนดังกล่าว ช่วยลดระยะเวลาการทำงานได้อย่างมหาศาล จากที่ต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงหรือหลายวัน อาจเหลือเพียงไม่กี่นาที บอทสามารถทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมงโดยไม่มีความเหนื่อยล้า ช่วยเปลี่ยนข้อมูลที่เคยกระจัดกระจายให้อยู่ในรูปแบบโครงสร้างตารางที่ชัดเจนและเป็นมาตรฐานเดียวกัน ทำให้พนักงานไม่ต้องเสียเวลากับงานเอกสารที่ซ้ำซากจำเจ
และสามารถนำไฟล์ Excel ที่สมบูรณ์แล้วไปใช้ประมวลผลเพื่อทำบัญชีเบิกจ่าย ส่งต่อเข้าสู่ระบบ ERP ขององค์กร หรือวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายของบริษัทได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ไฟล์ที่ได้สามารถแก้ไขไฟล์ excel ได้ทันที ข้อมูลที่แปลงมาใช้งานได้ทันที มีรายละเอียดครบถ้วน และสามารถนำข้อมูลไปยังระบบ ERP หรือโปรแกรมบัญชีอื่น ๆ ได้อย่างสะดวก
