API หรือเรียกชื่อเต็มว่า Application Programming Interface คือกลไกที่ช่วยให้ระบบต่างๆ สามารถเชื่อมต่อและแลกเปลี่ยนข้อมูลกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่ต้องรู้ลึกถึงโครงสร้างภายในของแต่ละระบบ เหมือนกับแอปพลิเคชันหลายตัวบนมือถือสามารถใช้ Google Maps, ระบบจ่ายเงิน หรือคลังสินค้าร่วมกันได้ ทั้งหมดนี้เกิดจากการเรียกใช้ API
โดยเฉพาะเมื่อรวมพลังกับเทคโนโลยี RPA (Robotic Process Automation) ซึ่งเน้นการทำงานแบบอัตโนมัติ Application Programming Interface จะเข้ามาเสริมให้ RPA ทำงานได้เร็วกว่าเดิม ไม่ต้องพึ่งพาหน้าจอเหมือนเดิม แต่เข้าถึงข้อมูลจากระบบโดยตรง
การทำงานอาจเปรียบเทียบให้เข้าใจง่ายๆ ว่าสมมุติคุณอยู่ในฝ่ายขาย และต้องการข้อมูลยอดชำระเงินจากฝ่ายบัญชี คุณไม่สามารถเข้าไปเปิดเอกสารของฝ่ายบัญชีได้เอง เพราะมีขั้นตอนและข้อจำกัดเรื่องความปลอดภัย คุณจึงเขียนคำขอลงในฟอร์ม แล้วส่งให้พนักงานธุรการ พนักงานธุรการจะนำคำขอนั้นไปที่ฝ่ายบัญชี ตรวจสอบว่าใครร้องขอ ขอข้อมูลอะไร แล้วจึงดึงข้อมูลที่ถูกต้องและอนุญาตให้เปิดเผยได้กลับมาให้คุณ
API ทำหน้าที่เหมือนพนักงานธุรการ คือรับคำขอ ตรวจสอบความถูกต้อง ติดต่อกับระบบเป้าหมาย และนำผลลัพธ์กลับมาให้
สามารถแบ่งออกเป็น 4 ประเภทหลักๆ ได้แก่ Open, Partner, Internal และ Composite โดยแต่ละประเภทมีจุดเด่นและขอบเขตการใช้งานที่แตกต่างกัน การเลือกใช้ให้เหมาะสมจึงเป็นเรื่องสำคัญ
บางท่านเรียกว่า Public API เปิดให้บุคคลภายนอกเข้าถึงและใช้งานได้โดยไม่มีข้อจำกัดมากนัก เพียงแต่ต้องลงทะเบียนหรือรับ Key เพื่อยืนยันตัวตน เช่น ระบบแผนที่ ระบบชำระเงิน หรือข้อมูลข่าสาร และนำไปต่อยอดในแอปพลิเคชันของตัวเองได้
จำกัดการเข้าถึงเฉพาะพันธมิตรทางธุรกิจที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น ไม่ได้เปิดเผยต่อสาธารณะ การใช้งานประเภทนี้มักเกิดขึ้นในกรณีที่องค์กรต้องการเชื่อมต่อระบบกับคู่ค้า เช่น ระบบของบริษัทอีคอมเมิร์ซเชื่อมต่อกับผู้ให้บริการโลจิสติกส์
Internal API หรือ Private API ใช้ภายในองค์กรเท่านั้น ไม่เปิดให้บุคคลภายนอกเข้าถึง ใช้สำหรับเชื่อมโยงระบบต่างๆ ระหว่างแผนก เช่น ระบบบัญชี กับระบบคลังสินค้า ข้อดี คือส่งเสริมการทำงานร่วมกันภายในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ
รวมการเรียกใช้งานหลายๆ ฟังก์ชันไว้ในคำขอเดียว เหมาะสำหรับกรณีที่ต้องการดึงข้อมูลจากหลายแหล่งพร้อมกัน หรือประมวลผลหลายขั้นตอนในคำสั่งเดียว เช่น การสร้างใบสั่งซื้อที่ต้องเชื่อมข้อมูลลูกค้า สินค้า และระบบคลังในคำขอเดียวกัน
อาจจะดูเหมือนแค่ส่งคำขอแล้วรับข้อมูลกลับมา แต่จริงๆแล้วมีองค์ประกอบเบื้องหลังหลายอย่างที่ทำให้การสื่อสารระหว่างระบบเป็นไปอย่างราบรื่น และปลอดภัย การเข้าใจโครงสร้างแต่ละส่วนจึงเป็นเรื่องสำคัญ โดยเฉพาะองค์กรต้องการพัฒนา เชื่อมต่อ หรือวางนโยบายใช้งานอย่างเป็นระบบ
Endpoint คือตำแหน่งปลายทางที่ใช้ในการเข้าถึงข้อมูล Endpoint จะเป็นตัวกำหนดว่าจะเข้าถึงข้อมูลอะไร และจากที่ไหน ซึ่งมักจะประกอบอยู่ใน URL ของ Application Programming Interface ตัวอย่างเช่น api.kspasiafin.com/customers ในตัวอย่างนี้ customers คือ endpoint ที่เรียกใช้ข้อมูลลูกค้า
Method หรือเรียกว่า HTTP Verb คือวิธีที่ใช้กับแต่ละ endpoint เพื่อระบุว่าเราต้องการทำอะไรกับข้อมูลนั้น ตัวอย่างเช่น หากต้องการดูข้อมูลลูกค้าใช้ GET แต่ถ้าต้องการสร้างข้อมูลลูกค้าใหม่ใช้ POST
Headers คือข้อมูลเสริมที่แนบมากับคำขอ เพื่อให้ระบบปลายทางเข้าใจบริบทของการเรียกใช้งาน ทำหน้าที่เหมือนซองจดหมายที่บอกว่าข้างในมีอะไรและใครส่งมา ช่วยจัดการคำขอได้อย่างถูกต้องและปลอดภัย
Body หรือ Payload คือเนื้อหาหลักของคำขอที่ส่งเข้า Application Programming Interface โดยในเฉพาะคำสั่งที่เกี่ยวข้องกับการส่งข้อมูลเข้าไป เช่น POST หรือ PUT ซึ่งจะใช้ส่งข้อมูลในรูปแบบ JSON หรือ XML
Response คือผลลัพธ์ที่ Application Programming Interface ส่งกลับมาหลังจากประมวลผลคำขอเรียบร้อยแล้ว ตัวอย่างเช่น หากร้องขอข้อมูลลูกค้า ระบบอาจส่งกลับมาเป็น JSON เป็นการยืนยันว่า API ทำงานตามที่ร้องขอหรือไม่ และส่งผลลัพธ์ที่ใช้งานต่อได้ทันที
Authentication คือกลไกในการพิสูจน์ตัวตนของผู้ใช้งาน เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ที่ส่งคำขอนั้นมีสิทธิ์เข้าถึงบริการจริง โดยรูปแบบที่นิยมได้แก่ API Key, OAuth 2.0 หรือ JSON Web Token เป็นต้น
Rate Limit คือข้อจำกัดจำนวนครั้งในการเรียกใช้งานภายในระยะเวลาที่กำหนด เช่น ไม่เกิน 1000 ครั้งต่อวัน เพื่อป้องกันการใช้ทรัพยากรเกินขอบเขต หรือป้องกันการโจมตีจากระบบภายนอก
การนำ API เข้ามาผสานกับ RPA คือการยกระดับการทำงานอัตโนมัติจากระดับจำลองการใช้งานของมนุษย์ไปสู่การสื่อสารตรงกับระบบหลังบ้าน
ตัวอย่างการใช้งานทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้น เช่น การดึงข้อมูลใบแจ้งหนี้ อัปเดตสต๊อกสินค้า หรือจัดการวันลา จะสามารถทำงานได้อย่างครบถ้วนภายในระบบของ OrangeWorkforce RPA โดยไม่จำเป็นต้องเชื่อมต่อ API เพิ่มเติม เนื่องจากระบบมีความสามารถในการควบคุมหน้าจอ และดำเนินกระบวนการต่างๆ ได้อย่างครอบคลุม
อย่างไรก็ตาม ระบบของ OrangeWorkforce ยัง รองรับการเชื่อมต่อและทำงานร่วมกับ API ได้อย่างเต็มรูปแบบ สำหรับกรณีที่ต้องการเข้าถึงระบบหลังบ้านโดยตรง หรือต้องการเพิ่มประสิทธิภาพให้สูงยิ่งขึ้นในบางกรณี เช่น การเชื่อมกับระบบภายนอกที่ไม่มี UI หรือระบบที่ให้เฉพาะ API เข้าเท่านั้น
