Bank Reconcile หรือการกระทบยอดบัญชีธนาคาร คือกระบวนการเปรียบเทียบรายการเคลื่อนไหวทางการเงินในระบบบัญชีของกิจการกับรายการที่ปรากฏในบัญชีธนาคารจริง เพื่อให้แน่ใจว่าทั้งสองแหล่งข้อมูลตรงกัน และไม่มีความคลาดเคลื่อน ไม่ว่าจะเป็นยอดเงินเข้า ยอดเงินออก หรือยอดคงเหลือ กระบวนการนี้ถือเป็นหนึ่งในขั้นตอนสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถควบคุมความถูกต้องของข้อมูลทางการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เพื่อให้มั่นใจว่ารายการเงินฝาก ถอน และเคลื่อนไหวต่างๆ ที่บันทึกในระบบนั้นตรงกับข้อมูลจากธนาคาร ไม่ตกหล่นหรือซ้ำซ้อน
ไม่ว่าจะเกิดจากการป้อนข้อมูลผิด การโอนเงินซ้ำ หรือแม้แต่การทุจริต การกระทบยอดจะช่วยให้สามารถระบุและแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว
เมื่อรู้ยอดเงินที่แท้จริง องค์กรจะสามารถวางแผนการใช้จ่าย การลงทุน และการบริหารกระแสเงินสดได้อย่างมั่นใจมากขึ้น
การมีกระบวนการกระทบยอดอย่างสม่ำเสมอ ช่วยให้การตรวจสอบภายในหรือจากผู้สอบบัญชีภายนอกเป็นไปอย่างโปร่งใส และรวดเร็ว
การทำ Bank Reconcile ให้แม่นยำ จำเป็นต้องมีข้อมูลจากทั้งฝั่งกิจการและธนาคาร ข้อมูลที่ใช้ไม่ใช่แค่ตัวเลขยอดเงิน แต่รวมถึงรายละเอียดของแต่ละรายการ และสถานะของธุรกรรมในช่วงเวลาที่เกี่ยวข้องด้วย การมีข้อมูลครบถ้วนจะช่วยลดข้อผิดพลาด และประหยัดเวลาในการตรวจสอบ
รายงานเดินบัญชี หรือ Bank Statement คือเอกสารที่ธนาคารออกให้แก่ลูกค้า ซึ่งสรุปรายการเคลื่อนไหวของบัญชี ไม่ว่าจะเป็นเงินฝาก เงินโอน การตัดบัญชีเช็ค หรือค่าธรรมเนียมต่างๆ รายงานนี้ถือเป็นข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็นที่สุดในการกระทบยอดบัญชี เพราะเป็นหลักฐานโดยตรงจากธนาคารที่ใช้อ้างอิงความถูกต้องของรายการที่เกิดขึ้นจริง
ข้อมูลบันทึกรายการเงินเข้าและเงินออกในระบบบัญชีขององค์กร เป็นอีกด้านหนึ่งที่ต้องนำมาเปรียบเทียบกับ Bank Statement ข้อมูลเหล่านี้จะบันทึกการเคลื่อนไหวของเงินทุกครั้งที่มีการดำเนินธุรกรรมทางการเงิน
รายการค้างรับและค้างจ่าย คือรายการที่กิจการรับรู้ไว้ในบัญชีแล้ว แต่ยังไม่มีการเคลื่อนไหวเงินจริงในบัญชีธนาคาร ซึ่งเป็นส่วนสำคัญที่ทำให้ยอดเงินในระบบบัญชีไม่ตรงกับยอดในบัญชีธนาคาร ดังนั้นในการกระทบยอดจึงต้องพิจารณารายการเหล่านี้อย่างรอบคอบ เพื่อแยกแยะว่าเป็นความคลาดเคลื่อนจริงหรือเป็นเพียงรายการที่ยังไม่เกิดขึ้นจริง
เช็คที่องค์กรได้นำส่งให้แก่คู่ค้า พนักงาน หรือบุคคลภายนอกแล้ว แต่ยังไม่มีการนำเช็คไปขึ้นเงินกับธนาคาร รายการนี้อาจปรากฏในบัญชีของกิจการว่าเงินได้ถูกจ่ายออกไปแล้ว แต่ยอดเงินยังคงอยู่ในบัญชีธนาคารจนกว่าผู้รับเช็คจะไปดำเนินการ ในกระบวนการกระทบยอด จะต้องบันทึกรายการนี้ไว้เป็นรายการรอเคลียร์ และตรวจสอบเป็นระยะว่าเช็คนั้นมีการขึ้นเงินภายหลังหรือไม่
เงินสดหรือเช็คที่กิจการนำฝากไปที่ธนาคารแล้ว แต่ยังไม่ปรากฏในรายงาน Bank Statement เช่น การฝากในช่วงเย็น หรือฝากในวันหยุดธนาคาร ซึ่งรายการเหล่านี้จะทำให้ยอดเงินในบัญชีของกิจการมากกว่ายอดที่แสดงในธนาคารชั่วคราว รายการเหล่านี้ควรถูกบันทึกไว้ในระบบอย่างชัดเจน และทำเครื่องหมายว่าอยู่ระหว่างรอปรากฏใน Bank Statement
การตรวจสอบสามารถแบ่งออกเป็น 4 ขั้นตอนหลัก ได้แก่ การเตรียมข้อมูล การเปรียบเทียบรายการ การบันทึกรายการปรับปรุง และการจัดทำรายงานสรุปผลกระทบยอดบัญชี รายละเอียดของแต่ละขั้นตอนมีดังนี้
ก่อนเริ่มตรวจสอบ ผู้ที่รับผิดชอบต้องรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องให้ครบถ้วน โดยเฉพาะข้อมูลจากทั้งฝั่งธนาคารและฝั่งกิจการ รายการข้อมูลที่ต้องเตรียมประกอบด้วย
หลังจากมีข้อมูลครบถ้วนแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการเปรียบเทียบรายการเคลื่อนไหวระหว่างบัญชีธนาคารกับบัญชีของกิจการ รายการที่ควรตรวจสอบเพิ่มเติม เช่น รายการรับเงินจากลูกค้าที่ยังไม่ปรากฏในธนาคาร หรือรายการบันทึกซ้ำซ้อนในระบบบัญชีของกิจการ
เมื่อพบความแตกต่างระหว่างยอดบัญชีธนาคารและบัญชีของกิจการ ต้องพิจารณาว่ารายการใดจำเป็นต้องปรับปรุงหรือบันทึกเพิ่มเติมในระบบบัญชีเพื่อให้ยอดทั้งสองฝั่งสอดคล้องกัน ทุกการบันทึกปรับปรุงควรมีหลักฐานหรือคำอธิบายประกอบ และผ่านการอนุมัติจากผู้มีอำนาจ เพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้หากมีข้อสงสัย
ขั้นตอนสุดท้ายคือการจัดทำรายงานกระทบยอดบัญชีธนาคาร รายงานควรประกอบด้วย
ยอดคงเหลือหลังปรับปรุงของกิจการ ซึ่งควรเท่ากับยอดธนาคาร
การบันทึกยอดผิดในระบบบัญชีเป็นหนึ่งในปัญหาที่พบได้บ่อยที่สุด เช่น ใส่ยอดไม่ตรงกับรายการจริง หรือบันทึกฝั่งเดบิตแทนเครดิต ความผิดพลาดเหล่านี้อาจดูเล็กน้อย แต่เมื่อกระทบกับยอดคงเหลือปลายงวดจะทำให้เกิดความคลาดเคลื่อนอย่างชัดเจน
บางครั้งรายการรับหรือจ่ายเงินที่เกิดขึ้นจริง กลับไม่มีการบันทึกในระบบบัญชี หรือไม่ได้ปรากฏใน Bank Statement ตามช่วงเวลาที่คาดไว้ ตัวอย่างเช่น การรับเงินสดที่ยังไม่ได้ฝากเข้าธนาคาร หรือเงินที่ลูกค้าโอนมาจริงแต่ยังไม่ลงในบัญชี
ค่าธรรมเนียมในการดำเนินการธนาคาร เช่น ค่าบริการโอนเงิน ค่ารายปี หรือดอกเบี้ยรับ/ดอกเบี้ยจ่ายจากบัญชีธนาคาร มักถูกหักหรือจ่ายอัตโนมัติโดยธนาคาร ซึ่งถ้าไม่ได้รับการบันทึกในระบบบัญชีของกิจการ ก็จะทำให้เกิดความแตกต่างของยอดโดยไม่ทราบสาเหตุ
กรณีเช็คที่ออกไปแล้วแต่ไม่ได้ขึ้นเงิน หรือเช็คที่ถูกธนาคารปฏิเสธการจ่าย เช่น เช็คหมดอายุ หรือมีข้อผิดพลาดด้านลายเซ็นหรือจำนวนเงิน ในระบบบัญชีมักจะบันทึกว่าได้จ่ายเงินไปแล้ว แต่ในความเป็นจริงยอดเงินนั้นยังคงอยู่ในธนาคาร
ในยุคที่ธุรกิจต้องรับมือกับปริมาณข้อมูลและธุรกรรมทางการเงินจำนวนมาก การทำ Bank Reconcile ด้วยมือแบบเดิมอาจไม่เพียงพออีกต่อไป ความล่าช้า ความผิดพลาดจากการบันทึก และภาระงานของฝ่ายบัญชีล้วนเป็นปัจจัยที่ทำให้หลายองค์กรหันมาใช้โปรแกรมหรือระบบอัตโนมัติ เพื่อช่วยในการกระทบยอดบัญชี
โปรแกรมที่ทำงานอัตโนมัติทำให้กระบวนการจัดการข้อมูลทางการเงินและบัญชีบันทึกข้อมูลแบบเรียลไทม์
เทคโนโลยีที่เข้ามามีบทบาทสำคัญในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานของนักบัญชี
