ปัจจุบัน การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) มีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งต่อองค์กร จากเดิมเอกสารอยู่ในรูปแบบกระดาษซึ่งต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บ เสียเวลาค้นหา และเสี่ยงต่อเอกสารสูญหาย การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล และจัดเก็บอยู่บนคอมพิวเตอร์หรือบนคลาวด์ ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลง่ายขึ้น และการจัดการข้อมูลมีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม
Electronic Document คือการสร้างและจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล เช่น ข้อความ ภาพ หรือตารางข้อมูล กลายไฟล์ที่สามารถค้นหาและนำมาใช้งานได้ง่าย จุดเด่นของเอกสารดิจิทัล คือการเข้าถึงได้จากหลายอุปกรณ์ในเวลาเดียวกัน และรองรับการเซ็นเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกต้องตามกฎหมาย ซึ่งช่วยให้ขั้นตอนการทำงานภายในองค์กรเป็นระบบมากขึ้นและลดความล่าช้าที่เกิดจากการใช้เอกสารกระดาษ
เมื่อเปรียบเทียบระหว่าง Electronic Document กับเอกสารกระดาษ จะเห็นถึงความแตกต่างอย่างชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องพื้นที่จัดเก็บเอกสารกระดาษต้องใช้แฟ้มและตู้เก็บเอกสารจำนวนมาก โดยเฉพาะเมื่อองค์กรมีข้อมูลเพิ่มขึ้น ในขณะที่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถจัดเก็บในคอมพิวเตอร์หรือระบบคลาวด์ โดยใช้พื้นที่เพียงเล็กน้อย
ในด้านความสะดวกในการค้นหา ก็แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง เอกสารกระดาษอาจต้องใช้เวลาหลายนาทีหรือแม้แต่หลายชั่วโมงในการค้นหา ในขณะที่ e-Document สามารถค้นหาได้ภายในไม่กี่วินาที
ส่วนในเรื่องความปลอดภัยของข้อมูล เอกสารกระดาษมีความเสี่ยงต่อการสูญหายหรือชำรุดจากอุบัติเหตุ เช่น น้ำหรือไฟ แต่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถป้องกันได้ด้วยรหัสผ่าน การเข้ารหัส หรือการสำรองข้อมูลทำให้องค์กรมั่นใจได้ว่าข้อมูลสำคัญจะไม่สูญหายง่าย
Paperless Office คือแนวทางการทำงานที่มุ่งเน้นลดการใช้กระดาษหรือใช้กระดาษให้น้อยที่สุด เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูลและลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม การเลือกใช้ Electronic Document ถือเป็นหนึ่งในวิธีที่เห็นผลชัดเจนที่สุดของแนวคิด Paperless ตั้งแต่ขั้นตอนการสร้าง การจัดเก็บ การแชร์ข้อมูล ไปจนถึงการลงนามเอกสาร
แนวทางการเปลี่ยนมาเป็น e-Document ไม่ใช่แค่การสแกนเอกสารและจัดเก็บบนคอมพิวเตอร์ แต่ต้องวางแผนอย่างเป็นระบบ เพื่อให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีที่สุดต่อองค์กร โดยสามารถแบ่งออกเป็น 5 ขั้นตอนหลักดังนี้
เริ่มต้นจากการวิเคราะห์ว่ามีเอกสารประเภทใดบ้างที่ใช้บ่อย และกระบวนการใดมีข้อจำกัดหากใช้เอกสารกระดาษ จากนั้นกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจน เช่น ลดต้นทุน หรือเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล
เมื่อได้เป้าหมายแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการออกแบบกระบวนการทำงานใหม่ เช่น กำหนดว่าจะเก็บเอกสารไว้ที่ใด ใครสามารถเข้าถึงได้บ้าง การออกแบบที่ดีจะช่วยให้การเปลี่ยนผ่านเป็นไปอย่างราบรื่น
เลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสม เช่น RPA (Robotic Process Automation) จัดการเอกสารอัตโนมัติ หรือ OCR เปลี่ยนกระดาษเป็นข้อมูลดิจิทัล การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับองค์กร
ขั้นตอนการปฏิบัติจริง อาจเริ่มจากโครงการนำร่องในบางแผนก เพื่อทดสอบและปรับแก้ก่อนขยายไปแผนกอื่น ๆ การสร้างความเข้าใจและการอบรมพนักงานถือเป็นส่วนสำคัญในการเปลี่ยนแปลงนี้
หลังจากเปลี่ยนแปลงเป็น e-Document ต้องมีการวัดผลตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ จากนั้นนำผลลัพธ์มาปรับปรุงกระบวนการและเทคโนโลยีที่นำมาใช้ เพื่อให้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตอบโจทย์การทำงานขององค์กร
ฝ่ายบัญชีการเงินต้องทำงานกับเอกสารจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ฯลฯ การเปลี่ยนเป็นเอกสารดิจิทัลช่วยให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย และสามารถนำข้อมูลเข้าระบบ ERP ได้อัตโนมัติด้วยเทคโนโลยี RPA
งานฝ่ายกฎหมายมีเอกสารสัญญาและข้อตกลงต่าง ๆ จำนวนมากที่จำเป็นต้องเก็บไว้อย่างปลอดภัย การทำ e-Doc ด้วยระบบจัดการเอกสาร DMS ช่วยให้เอกสารสำคัญมีความปลอดภัย และสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องได้
Electronic Document ช่วยให้งานของฝ่ายจัดซื้อเป็นอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ขั้นตอนการขอใบเสนอราคา อนุมัติใบสั่งซื้อ และออกใบสั่งซื้ออัตโนมัติ ด้วยเทคโนโลยี RPA และ e-Signature ทำให้กระบวนการจัดซื้อโปร่งใสและรวดเร็วขึ้น
ฝ่าย HR (ทรัพยากรยบุคคล) จัดเก็บเอกสารพนักงานจำนวนมาก เช่น ใบสมัครงาน สัญญาจ้าง หรือประวัติส่วนตัวของพนักงาน การจัดเก็บเอกสารรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์บนคลาวด์ช่วยให้ค้นหาได้รวดเร็ว และไม่ต้องเสียพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร
