จุดสำคัญของแนวคิด Lean คือช่วยลดต้นทุน และทำให้ระบบภายในกระชับ คล่องตัว และตอบสนองต่อความความต้องการของลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น การลดความสูญเปล่าช่วยให้การดำเนินงานชัดเจนกว่าเดิม ลดความล่าช้า ลดความซ้ำซ้อน และสร้างสภาพแวดล้อมที่สนับสนุนให้ทุกคนพยายามพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
ทุกขั้นตอนของการทำงานเพื่อให้องค์กรสามารถสร้างคุณค่าให้กับลูกค้าได้มากที่สุด โดยใช้ทรัพยากรให้น้อยที่สุด ไม่ว่าจะเป็นเวลา คน เงิน หรือวัสดุอุปกรณ์ แนวคิดลีนไม่ได้มองแค่ว่าจะทำงานให้เสร็จ แต่ให้ความสำคัญกับการทำงานให้ถูก และทำเฉพาะสิ่งที่จำเป็นจริง ๆ
หัวใจสำคัญคือการตั้งคำถามกับกระบวนการทำงานอยู่เสมอ เช่น งานนี้ลูกค้าได้ประโยชน์หรือไม่ ขั้นตอนนี้ตัดออกได้ไหม หรือมีวิธีที่ง่ายและเร็วกว่าเดิมหรือเปล่า เมื่อองค์กรสามารถแยกแยะได้ว่างานใดสร้างคุณค่า และงานใดเป็นเพียงภาระที่ไม่จำเป็น ก็จะสามารถปรับกระบวนการให้กระชับ คล่องตัว และลดต้นทุนที่ซ่อนอยู่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Lean ไม่ใช่แค่เครื่องมือหรือโครงการระยะสั้น แต่เป็นแนวคิดที่เปลี่ยนวิธีคิดและวัฒนธรรมการทำงานของคนทั้งองค์กร ตั้งแต่ผู้บริหารไปจนถึงพนักงานหน้างาน ทุกคนมีส่วนร่วมในการมองหาวิธีทำงานให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง ส่งผลให้องค์กรตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้รวดเร็วขึ้น คุณภาพงานดีขึ้น และสามารถแข่งขันได้ในระยะยาว
Lean คือแนวคิดและระบบการทำงานที่พัฒนาขึ้นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพองค์กรในทุกมิติ โดยเน้นการสร้างคุณค่าสูงสุดด้วยต้นทุนที่ต่ำที่สุด หลักการสำคัญคือการค้นหากิจกรรมที่ไม่จำเป็นซึ่งไม่สร้างคุณค่าให้กับลูกค้า แล้วปรับปรุงให้กระบวนการดำเนินไปอย่างราบรื่นที่สุด Lean ไม่ใช่เพียงแค่เครื่องมือหรือโครงการชั่วคราว แต่คือกลยุทธ์ที่ปรับเปลี่ยนทัศนคติ วิธีคิด และรูปแบบการทำงานของสมาชิกในองค์กรทั้งหมด
มุ่งเน้นการมองเห็นกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบเพื่อแยกแยะว่าอะไรคืองานที่สร้างคุณค่า และอะไรคืองานที่ไม่ก่อมูลค่า จากนั้นจึงปรับรูปแบบงานใหม่ให้มีแต่ขั้นตอนที่จำเป็นจริงๆ แนวคิดนี้สอนให้ตั้งคำถามกับกิจกรรมทุกอย่าง เช่น ทำไปเพื่ออะไร? ลดหรือตัดได้ไหม? ลูกค้าได้ประโยชน์จริงหรือไม่?
เริ่มต้นจากระบบการผลิตของ Toyota ประเทศญี่ปุ่น ภายหลังสงครามโลกครั้งที่ 2 ในช่วงที่ทรัพยากรมีจำกัดและต้องแข่งกับผู้ผลิตรายใหญ่จากตะวันตก ผู้พัฒนาแนวคิดคือ Taiichi Ohno และทีมงาน ซึ่งสร้างระบบที่เรียกว่า Toyota Production System (TPS)
การระบุคุณค่าเริ่มต้นจากการทำความเข้าใจว่าลูกค้าต้องการอะไร ไม่ใช่สิ่งที่องค์กรคิดว่าลูกค้าน่าจะต้องการ ขั้นตอนนี้เป็นจุดตั้งต้นสำคัญ เพราะหากองค์กรกำหนดคุณค่าผิด ก็จะลงทุนทรัพยากรผิดทิศทางและไม่สามารถตอบโจทย์ลูกค้าได้อย่างแท้จริง
การทบทวนกระบวนการทำงานทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนจบ เพื่อระบุว่าขั้นตอนไหนสร้างคุณค่า และขั้นตอนไหนเป็นความสูญเปล่า การวิเคราะห์นี้อาจรวมถึงการทำแผนผังกระบวนการ การติดตามเวลา การสังเกตงานจริง หรือการพูดคุยกับผู้ปฏิบัติงาน
การทำงานที่ไหลลื่นหมายถึงกระบวนการที่เชื่อมต่อกันต่อเนื่อง ไม่สะดุด ไม่เกิดจุดติดขัด และไม่ปล่อยให้เกิดงานคงค้างหรือสะสมในระบบ การทำให้ Flow ดีขึ้นอาจมาจากการจัดลำดับงานใหม่ การลดกิจกรรมที่ไม่จำเป็น การทำให้การสื่อสารชัดเจนขึ้น
การผลิตหรือการบริการเป็นไปตามปริมาณและเวลาที่ลูกค้าต้องการจริง ไม่ใช่การทำงานแบบคาดเดาหรือทำไว้ก่อนเผื่อมีคนใช้ ซึ่งมักนำไปสู่สต็อกส่วนเกินและภาระงานที่ไม่จำเป็น แต่ต้องอาศัยข้อมูลที่ทันสมัย ระบบวางแผนที่ดี และความพร้อมในการเปลี่ยนแปลง
การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเป็นพื้นฐานความสำเร็จของ Lean และเป็นวัฒนธรรมที่ปลูกฝังให้ทุกคนมองหาโอกาสในการทำงานให้ดีขึ้นอยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็นการปรับกระบวนการ การลดเวลา การเพิ่มความแม่นยำ หรือการยกระดับคุณภาพ
การผลิตเกินปริมาณหรือเร็วเกินความต้องการจริงของลูกค้า ซึ่งเป็นแหล่งต้นกำเนิดของความสูญเปล่าหลายประเภทตามมา
การรอคอยเกิดขึ้นเมื่อกระบวนการหนึ่งหยุดชะงักเพราะต้องรอข้อมูล วัสดุ อนุมัติ เครื่องจักร หรือบุคลากร ส่งผลให้เวลาทำงานยาวขึ้น
การขนย้ายเกินจำเป็น เช่น เคลื่อนย้ายวัสดุ อุปกรณ์ หรือข้อมูลในปริมาณหรือระยะทางมากกว่าที่ควร เพิ่มภาระเวลาและความเสี่ยงต่อความเสียหาย
การทำงานที่มากกว่าความต้องการ เช่น ตรวจงานซ้ำหลายรอบ ใช้เอกสารหลายฟอร์ม หรือใช้ขั้นตอนที่ซับซ้อนเกินไป
สต็อกมากเกินไปเป็นหนึ่งในความสูญเปล่า เกิดต้นทุนด้านพื้นที่ เงินจม และความเสี่ยงของสินค้าเสื่อมสภาพหรือสูญหาย
การเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็น เช่น เดินหาเครื่องมือ หมุนกลับไปกลับมาระหว่างโต๊ะทำงาน หรือค้นหาไฟล์ข้อมูลในระบบที่ไม่จัดระเบียบ
ความสูญเปล่านี้คือการไม่ดึงความสามารถ ความคิดสร้างสรรค์ หรือทักษะของบุคลากรมาใช้เต็มศักยภาพ
เครื่องมือที่ใช้วิเคราะห์กระบวนการตั้งแต่ต้นทางจนถึงขั้นตอนสุดท้ายในการมอบคุณค่าให้ลูกค้า แผนผังนี้ช่วยให้เห็นภาพการไหลของงานและข้อมูลอย่างชัดเจน ทำให้ระบุขั้นตอนที่ก่อให้เกิดความสูญเปล่าได้อย่างเป็นระบบ
5S เป็นแนวทางการจัดการพื้นที่ทำงานให้เป็นระเบียบและพร้อมใช้งานอยู่เสมอ โดยประกอบด้วย การคัดแยก จัดวาง ทำความสะอาด สร้างมาตรฐาน และรักษาวินัย
Kaizen คือการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องผ่านการทำสิ่งเล็ก ๆ แต่สม่ำเสมอ เพื่อให้กระบวนการดีขึ้นทีละนิด
เครื่องมือที่ช่วยควบคุมการไหลของงานและปริมาณงานในกระบวนการให้เหมาะสม ใช้หลักการมองเห็นสถานะงานผ่านบอร์ดหรือสัญญาณ
แนวคิดการผลิตหรือส่งงานตามเวลาจริงตามความต้องการ ไม่ผลิตหรือเตรียมงานล่วงหน้าเกินจำเป็น เพื่อหลีกเลี่ยงต้นทุนสต็อกส่วนเกิน
แนวทางการป้องกันความผิดพลาดตั้งแต่ต้นทาง โดยออกแบบระบบหรืออุปกรณ์ให้ผิดพลาดได้ยากที่สุด
PDCA เป็นวงจรการพัฒนางานแบบเป็นระบบ ประกอบด้วยการวางแผน (Plan) ลงมือทำ (Do) ตรวจสอบผล (Check) และปรับปรุง (Act)
เทคนิคการถามคำถามว่าทำไมซ้ำหลายครั้งเพื่อค้นหาสาเหตุรากของปัญหาที่แท้จริง ไม่หยุดเพียงการมองเหตุการณ์ในระดับผิวเผิน
RPA (Robotic Process Automation) และ Lean มีเป้าหมายร่วมกันคือการเพิ่มประสิทธิภาพ ลดความสูญเปล่า และสร้างกระบวนการทำงานที่มีคุณค่ามากที่สุดต่อองค์กร Lean เกิดจากแนวคิดปรับปรุงกระบวนการและลดงานที่ไม่จำเป็น ส่วน RPA เป็นเทคโนโลยีอัตโนมัติที่ทำงานแทนคนในงานที่ซ้ำ ๆ แต่เมื่อทั้งสองถูกนำมาใช้ร่วมกัน จะเกิดผลลัพธ์ที่สมบูรณ์
Lean ช่วยให้กระบวนการทำงาน “ถูกออกแบบให้ดีและเรียบง่าย” ส่วน RPA เข้ามา “ทำงานซ้ำ ๆ ให้เร็วและแม่นยำขึ้น”
โดยหลัก ๆ มักพูดถึงความสูญเปล่า เช่น
ทั้งหมดนี้ทำให้เสียทั้งเวลา ต้นทุน และพลังงาน โดยที่ลูกค้าไม่ได้ประโยชน์เพิ่มเลย
เริ่มจากสิ่งง่าย ๆ ใกล้ตัวก่อน เช่น
ช่วยได้มากค่ะ เพราะต้นทุนส่วนหนึ่งไม่ได้มาจากเงินสดที่จ่ายอย่างเดียว แต่มาจาก
เมื่อ Lean ลดความสูญเปล่าเหล่านี้ได้ ต้นทุนรวมขององค์กรก็จะลดลงอย่างชัดเจน
จริง ๆ แล้วแนวคิด Lean ไม่ได้มีเป้าหมายเพื่อไล่คนออก แต่ต้องการให้
องค์กรที่ใช้ Lean ได้ดี มักใช้ผลลัพธ์ที่ได้ไปพัฒนาคนและขยายธุรกิจ ไม่ใช่แค่ลดจำนวนคนทำงาน
