OCR กับ PDF

OCR PDF เป็นเทคโนโลยีสำคัญในการจัดการเอกสารในยุคดิจิทัล ปัจจุบันธุรกิจต่างๆ เลือกใช้ไฟล์ PDF เป็นรูปแบบมาตรฐานในการจัดเก็บและส่งต่อข้อมูล เนื่องจากไฟล์ PDF มีจุดเด่นด้านความปลอดภัยและการคงรูปแบบของเอกสารให้เหมือนต้นฉบับไม่ว่าจะเปิดด้วยอุปกรณ์ใด ไฟล์ PDF ที่สร้างจากการสแกน ถ่ายรูปหรือถ่ายเอกสาร จะอยู่ในรูปแบบของไฟล์ภาพ ส่งผลให้ไม่สามารถแก้ไขหรือค้นหาข้อความในไฟล์ได้ ปัญหานี้นำไปสู่ความต้องการใช้ OCR PDF หรือเทคโนโลยีการรู้จำอักขระจากภาพในไฟล์ PDF

บทความนี้จะนำเสนอข้อมูลที่ครอบคลุมเกี่ยวกับ OCR PDF ตั้งแต่ความหมาย การเปรียบเทียบประเภทของไฟล์ PDF ขั้นตอนการแปลงข้อมูลด้วย OCR รวมถึงข้อดีและข้อจำกัดที่ควรพิจารณา เพื่อช่วยให้ผู้อ่านสามารถเลือกใช้วิธีการที่เหมาะสมกับลักษณะของงาน

ความหมายของ OCR PDF

OCR PDF หมายถึง การใช้เทคโนโลยี Optical Character Recognition กับไฟล์ PDF เพื่อแปลงข้อมูลจากรูปภาพหรือเอกสารสแกนภายใน PDF ให้กลายเป็นข้อความที่สามารถค้นหาและแก้ไขได้ กระบวนการนี้ได้รับความนิยมในงานเอกสารของธุรกิจ งานกฎหมาย รวมถึงการบริหารงานทั่วไปที่ต้องการแปลงข้อมูลจากเอกสารกระดาษสู่ดิจิทัล

OCR ย่อมาจากอะไร

OCR ย่อมาจาก Optical Character Recognition เป็นเทคโนโลยีที่พัฒนาขึ้นเพื่อใช้ในการอ่านและแปลงข้อมูลตัวอักษรที่อยู่ในรูปแบบของภาพ เช่น ไฟล์เอกสารที่ถูกสแกน หรือไฟล์ PDF ที่สร้างขึ้นจากรูปภาพ ให้กลายเป็นข้อความดิจิทัล ซึ่งสามารถนำไปแก้ไข หรือคัดลอกได้อย่างสะดวกมากยิ่งขึ้น

PDF คืออะไร

PDF เป็นรูปแบบไฟล์เอกสารที่ถูกพัฒนาโดยบริษัท Adobe โดยมีจุดเด่นในการรักษารูปแบบให้เหมือนกันทุกแพลตฟอร์ม ไม่ว่าจะเปิดจากคอมพิวเตอร์ โน๊ตบุ๊ค โทรศัพท์มือถือ หรือแท็บเล็ต ผู้ใช้จะเห็นเอกสารในรูปแบบเดียวกันเสมอ ไม่เกิดปัญหารูปแบบเพี้ยนเหมือนกับไฟล์เอกสารทั่วไป เช่น Word หรือ Excel

ประเภทของไฟล์ PDF

PDF แบ่งออกเป็น 2 ประเภทหลัก ดังนี้

PDF ที่สามารถแก้ไขได้ หรือ PDF แบบข้อความ เป็นไฟล์ PDF ที่สร้างขึ้นจากซอฟต์แวร์ประเภทเอกสาร เช่น Microsoft Word, Excel หรือ PowerPoint ทำให้ข้อมูลตัวอักษรในไฟล์ PDF ประเภทนี้สามารถคัดลอก หรือแก้ไขได้อย่างสะดวก
PDF ไฟล์รูปภาพ คือไฟล์ PDF ที่เกิดจากการสแกนเอกสารหรือแปลงไฟล์รูปภาพให้เป็นไฟล์ PDF ข้อมูลภายในจะอยู่ในรูปแบบของภาพ ไม่สามารถค้นหา หรือคัดลอกข้อความได้ เว้นแต่จะนำไปแปลงด้วยเทคโนโลยี OCR ก่อน

ข้อแตกต่างระหว่างไฟล์ PDF ประเภทต่างๆ

PDF แบบข้อความ และ PDF แบบรูปภาพ แตกต่างกันที่ความสามารถในการค้นหาและแก้ไขข้อความ โดย PDF แบบข้อความสามารถค้นหาและแก้ไขข้อมูลภายในไฟล์ได้ทันที ขณะที่ PDF แบบรูปภาพไม่สามารถทำได้โดยตรง
คุณภาพของข้อมูลหลังการแปลง หาก PDF แบบรูปภาพมีคุณภาพของต้นฉบับที่ไม่คมชัด หรือใช้ฟอนต์ที่ไม่ใช่รูปแบบมาตรฐาน อาจส่งผลให้ผลลัพธ์จากการแปลงด้วย OCR ไม่สมบูรณ์หรือข้อมูลขาดหายไป
PDF แบบข้อความมีความสะดวกในการนำข้อมูลไปใช้ต่อ เช่น การคัดลอก แก้ไข หรือค้นหาข้อความ ในขณะที่ PDF แบบรูปภาพจำเป็นต้องผ่านการแปลงด้วยเทคโนโลยี OCR ก่อนจึงจะสามารถนำข้อมูลภายในไปใช้งานต่อได้

ขั้นตอนการแปลง PDF เป็นข้อความด้วย OCR

ขั้นตอนการแปลงไฟล์ PDF ที่เป็นรูปภาพหรือเอกสารสแกนให้เป็นข้อความโดยใช้เทคโนโลยี Optical Character Recognition มีดังนี้

เลือกไฟล์ PDF ที่ต้องการแปลง: เลือกไฟล์ PDF ที่เป็นรูปภาพ หรือเอกสารที่ต้องการดึงข้อมูล
เลือกซอฟต์แวร์หรือเครื่องมือ OCR: ปัจจุบันมีทั้งโปรแกรมที่สามารถติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ เช่น OrangeVision Form+, Adobe Acrobat รวมถึงบริการออนไลน์ เช่น Smallpdf, iLovePDF, PDF24 Tools
เตรียมและอัปโหลดไฟล์ PDF เข้าสู่โปรแกรม OCR: หากเป็นไปได้ ควรตรวจสอบและแก้ไขไฟล์รูปภาพให้มีความคมชัดสูงสุดก่อน เพื่อเพิ่มความแม่นยำในการแปลง จากนั้นอัปโหลดไฟล์ PDF ไปยังซอฟต์แวร์ OCR ที่เลือกไว้
ตั้งค่ารูปแบบการแปลง: กำหนดค่าการแปลงในโปรแกรม OCR เพื่อให้สามารถดึงข้อมูลจากไฟล์ PDF รูปภาพได้อย่างแม่นยำ การตั้งค่านี้อาจรวมถึงการเลือกหน้าเอกสารที่ต้องการแปลง (เฉพาะบางหน้า หรือทุกหน้า) รวมถึงรูปแบบของไฟล์ผลลัพธ์
รอให้ระบบประมวลผลและแปลงไฟล์: โปรแกรมจะประมวลผลและแปลงข้อความในแต่ละหน้า ใช้เวลามากน้อยขึ้นอยู่กับขนาดและจำนวนหน้าของไฟล์ PDF
ดาวน์โหลดหรือบันทึกไฟล์ที่แปลงแล้ว: หลังจากกระบวนการแปลงเสร็จสิ้น ระบบจะสร้างไฟล์ข้อความใหม่ ซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบ PDF ที่สามารถค้นหาข้อความได้ หรือแปลงเป็นไฟล์อื่น ๆ เช่น .txt, .docx (Word) หรือ .xlsx (Excel) เพื่อให้สามารถนำไปใช้งานต่อได้ตามต้องการ

ข้อดีและข้อจำกัดในการใช้ OCR

การใช้เทคโนโลยี OCR กับไฟล์ PDF ในปัจจุบันได้รับความนิยมอย่างมาก เนื่องจากช่วยเพิ่มศักยภาพในการจัดการข้อมูลและเอกสารดิจิทัล แต่การใช้งาน OCR กับ PDF มีทั้งข้อดีที่โดดเด่นและข้อจำกัดที่ควรระมัดระวัง ดังนี้

ข้อดีของการแปลงข้อมูลใน PDF ด้วย OCR

ประหยัดเวลาและต้นทุนในการดำเนินงาน: ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาพิมพ์ข้อมูลใหม่ทั้งหมด เพียงนำไฟล์ PDF ที่เป็นรูปภาพหรือเอกสารสแกนมาแปลงด้วย OCR จะได้ไฟล์ข้อความพร้อมใช้งานทันที

เพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูล: สามารถค้นหา แก้ไข หรือคัดลอกข้อความจากเอกสาร PDF ได้ ซึ่งช่วยให้สามารถจัดการเอกสารจำนวนมากได้อย่างสะดวก

ลดข้อผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูล: ช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการคีย์ข้อมูลด้วยมือ ทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้น

รองรับหลายภาษา: ซอฟต์แวร์ OCR ในปัจจุบันรองรับการแปลงเอกสารที่มีหลายภาษา รวมถึงภาษาไทย ช่วยให้สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับเอกสารได้หลากหลายประเภท

เหมาะสำหรับการแปลงเอกสารจำนวนมาก: สามารถใช้กับเอกสารราชการ เอกสารทางการศึกษา หรือเอกสารในธุรกิจที่มีจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อจำกัดของการใช้ OCR กับไฟล์ PDF

ความแม่นยำขึ้นอยู่กับคุณภาพของต้นฉบับ: หากไฟล์ PDF ต้นฉบับมีคุณภาพต่ำ เช่น ภาพไม่คมชัด มีรอย หรือใช้ฟอนต์ที่อ่านยาก อาจส่งผลให้การแปลงข้อมูลด้วย OCR มีความผิดพลาด หรือได้ข้อความที่ไม่สมบูรณ์
ความปลอดภัยของข้อมูล: กรณีเลือกใช้บริการ OCR ออนไลน์ โดยเฉพาะเอกสารที่มีข้อมูลสำคัญหรือข้อมูลส่วนบุคคล ผู้ใช้ควรพิจารณาด้านความปลอดภัยของข้อมูลอย่างรอบคอบ เนื่องจากข้อมูลอาจถูกจัดเก็บหรือเข้าถึงโดยบุคคลที่สาม
ค่าใช้จ่ายของซอฟต์แวร์: ซอฟต์แวร์ OCR ที่มีประสิทธิภาพสูงและฟังก์ชันครบถ้วน มักมีค่าใช้จ่ายในการใช้งาน เมื่อเทียบกับโปรแกรมฟรี
ความจำเป็นในการตรวจสอบผลลัพธ์หลังการแปลง: แม้ว่า OCR จะช่วยลดเวลาการทำงาน แต่โดยทั่วไปยังคงต้องมีการตรวจสอบและแก้ไขข้อความหลังการแปลง เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องครบถ้วนก่อนนำไปใช้งานต่อ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ OCR PDF

มีโปรแกรม OCR PDF ตัวไหนที่รองรับภาษาไทยบ้าง?

การแปลงไฟล์ PDF ที่เป็นรูปภาพหรือสแกนเอกสาร (ภาษาไทย) ให้กลายเป็นข้อความดิจิทัล จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์ OCR ที่รองรับภาษาไทยโดยเฉพาะ หนึ่งในโปรแกรมที่รองรับ OCR ภาษาไทย ได้แก่ OCR จาก OrangeVision Form+ ที่พัฒนามาเพื่อรองรับการรู้จำอักขระภาษาไทยโดยเฉพาะ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารราชการ หนังสือ หรือใบเสร็จ ก็สามารถแปลงเป็นข้อความได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังมีโปรแกรมอื่นๆ ที่เริ่มรองรับภาษาไทย เช่น ABBYY FineReader, Google Drive OCR (แม้ประสิทธิภาพภาษาไทยจะยังสู้โปรแกรมเฉพาะทางไม่ได้) ก่อนเลือกใช้งาน ควรทดลองกับไฟล์ตัวอย่างเพื่อประเมินความแม่นยำของแต่ละโปรแกรม

OCR PDF สามารถแปลงไฟล์ PDF ที่มีหลายภาษาในเอกสารเดียวกันได้หรือไม่?

OCR PDF สมัยใหม่ส่วนใหญ่สามารถรองรับเอกสารที่มีหลายภาษาในไฟล์เดียวได้ โดยเฉพาะหากใช้โปรแกรมที่มีระบบเลือกภาษาหลายภาษาแบบอัตโนมัติ เช่น ABBYY FineReader, Adobe Acrobat หรือ OrangeVision Form+ ซึ่งสามารถตั้งค่าให้ตรวจจับและแปลงข้อความในเอกสารที่มีทั้งภาษาไทย อังกฤษ หรือภาษาอื่นๆ ในหน้าเดียวกันได้ อย่างไรก็ตาม ความแม่นยำอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับคุณภาพของต้นฉบับ

การใช้ OCR PDF มีผลกระทบต่อรูปแบบหรือการจัดวางต้นฉบับหรือไม่?

การใช้ OCR PDF จะเน้นการดึงข้อความออกจากไฟล์ PDF ที่เป็นรูปภาพหรือเอกสารสแกน ส่วนใหญ่แล้วข้อมูลข้อความที่ถูกแปลงจะอยู่ในรูปแบบเรียบง่าย หากเอกสารต้นฉบับมีการจัดวางซับซ้อน เช่น ตาราง กราฟิก หรือจัดข้อความเป็นคอลัมน์ โปรแกรม OCR อาจไม่สามารถรักษารูปแบบการจัดวางดั้งเดิมได้อย่างสมบูรณ์ ข้อความที่แปลงได้จะอยู่ในรูปแบบข้อความปกติ และอาจต้องมีการจัดรูปแบบใหม่ในโปรแกรมแก้ไขข้อความ เช่น Microsoft Word หรือ Google Docs เพื่อให้เอกสารใกล้เคียงกับต้นฉบับมากที่สุด สำหรับบางโปรแกรม OCR ที่มีฟีเจอร์ขั้นสูง จะสามารถคงรูปแบบได้ดีขึ้น แต่ก็ยังแนะนำให้ตรวจสอบและแก้ไขก่อนนำไปใช้งานจริง

OCR PDF มีข้อจำกัดอะไรบ้างในการแปลงเอกสารที่มีภาพหรือกราฟิกประกอบ?

ข้อจำกัดหลักของการใช้ OCR PDF กับเอกสารที่มีภาพหรือกราฟิกประกอบ คือ OCR จะดึงเฉพาะส่วนที่เป็นข้อความเท่านั้น ไม่สามารถแปลงหรือดึงข้อมูลจากภาพ กราฟิก โลโก้ หรือไดอะแกรมต่างๆ ออกมาเป็นข้อความได้โดยตรง หากเอกสารมีการวางข้อความทับกับภาพหรือมีองค์ประกอบกราฟิกซับซ้อน อาจทำให้ OCR อ่านข้อความได้ไม่ครบถ้วน หรือแปลงข้อความผิดเพี้ยนไป นอกจากนี้ เอกสารบางประเภท เช่น ใบแจ้งหนี้ ตาราง หรือแบบฟอร์มที่มีช่องกรอกข้อมูล อาจต้องใช้โปรแกรม OCR ที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับงานรูปแบบนี้ เพื่อเพิ่มความแม่นยำในการสกัดข้อมูลจากเอกสาร

บทความ
02/05/2025
08:30