การจัดทำเงินเดือนแบบเดิมมักเป็นงานที่ต้องใช้เวลานานและเสี่ยงต่อความผิดพลาด ทั้งการรวบรวมข้อมูลพนักงาน คำนวณภาษี ประกันสังคม ไปจนถึงการจัดทำสลิปเงินเดือน แต่ปัจจุบันเทคโนโลยี Payroll Automation หรือระบบจัดทำเงินเดือนอัตโนมัติได้เข้ามามีบทบาทและเปลี่ยนการบริหารทรัพยากรบุคคล ซึ่งช่วยลดภาระและเพิ่มความแม่นยำในทุกขั้นตอน
Payroll Automation คือกระบวนการที่ใช้เทคโนโลยี RPA เข้ามาช่วยจัดการงานเงินเดือนตั้งแต่ต้นจนจบ โดยไม่ต้องพึ่งพาการคำนวณด้วยมือหรือการป้อนข้อมูลซ้ำ ๆ แตกต่างจากการทำเงินเดือนแบบเดิม คือความต่อเนื่องและความแม่นยำ Payroll Automation ไม่ใช่เป็นเพียงระบบอัตโนมัติที่ช่วยทำเงินเดือนเท่านั้น แต่ยังเป็นระบบที่เชื่อมโยงกับข้อมูลอื่นในองค์กร เช่น ฝ่ายบัญชี ระบบธนาคาร หรือระบบ HR ที่มีอยู่เดิมได้อย่างราบรื่น
การทำเงินเดือนอัตโนมัติ คือแนวทางใหม่ของการจัดการด้านทรัพยากรบุคคล ที่เปลี่ยนงานคำนวณและประมวลผลเงินเดือนจากรูปแบบเดิมที่ต้องใช้แรงงานคน มาสู่กระบวนการที่ใช้ระบบซอฟต์แวร์เข้ามาทำแทนโดยอัตโนมัติในทุกขั้นตอน การทำเงินเดือนอัตโนมัติไม่ได้มาแทนที่พนักงานฝ่าย HR แต่คือการช่วยทำงานซ้ำ ๆ ได้รวดเร็วและแม่นยำกว่ามนุษย์
Payroll Automation คือเทคโนโลยีที่ช่วยให้ระบบสามารถเชื่อมโยงข้อมูลและทำงานแทนคนได้อย่างแม่นยำ เช่น RPA (Robotic Process Automation) งานคีย์ข้อมูล ตรวจสอบความถูกต้อง หรือสร้างเอกสารต่าง ๆ ส่วน Cloud ช่วยให้การจัดเก็บข้อมูลเงินเดือนของพนักงานทุกคนมีความปลอดภัยและผู้ที่มีอำนาจเกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่
ขอบเขตของการใช้งานระบบอัตโนมัติในงาน Payroll ตั้งแต่การรวบรวมข้อมูลของพนักงาน เช่น เวลาเข้างาน วันลา หรือค่าตอบแทน ไปจนถึงการคำนวณเงินเดือนตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้ อีกทั้งยังครอบคลุมไปถึงการทำสลิปเงินเดือน เอกสารประกันสังคม การจัดการเอกสารภาษีของพนักงาน และการเชื่อมต่อกับระบบธนาคารเพื่อโอนเงินให้พนักงาน
การทำงานของระบบ Payroll อัตโนมัติ เริ่มจากการดึงข้อมูล เช่น เวลาเข้างาน วันลา อัตราค่าจ้าง และข้อมูลสวัสดิการ จากนั้นนำมาคำนวณอัตโนมัติตามสูตรที่ตั้งไว้ เช่น หักประกันสังคม หรือจ่ายโบนัส เมื่อเสร็จสิ้นระบบจะสร้างสลิปเงินเดือนและส่งให้กับพนักงานทุกคน ซึ่งทั้งหมดนี้สามารถทำงานได้อัตโนมัติ โดยใช้เวลาเพียงไม่นาน
การรวบรวมข้อมูลพนักงาน โดยเชื่อมโยงข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ เช่น ระบบบันทึกเวลาเข้างาน ระบบ HR และฐานข้อมูลพนักงาน เพื่อดึงเวลาเข้า-ออกงาน การลาหยุด และอัตราค่าจ้างแต่ละคน การดึงข้อมูลอัตโนมัติช่วยให้การประมวลผลเงินเดือนเป็นไปอย่างต่อเนื่องและอัปเดตตลอดเวลา
เมื่อรวบรวมข้อมูลครบถ้วนแล้ว ขั้นตอนต่อมา คือการคำนวณเงินเดือน โอที และค่าคอมมิชชั่นต่าง ๆ ที่พนักงานแต่ละคนควรได้รับตามเงื่อนไขที่องค์กรกำหนด ระบบอัตโนมัติจะนำข้อมูลเวลาทำงาน อัตราค่าจ้าง และผลตอบแทนต่าง ๆ มาคำนวณเป็นเงินเดือนสุทธิ และหักภาษี ประกันสังคมอย่างถูกต้อง
หลังจากคำนวณเงินเดือนเสร็จสิ้น ระบบจะสร้างสลิปเงินเดือนให้อัตโนมัติในรูปแบบไฟล์ PDF หรือสลิปออนไลน์ผ่านระบบ HR ซึ่งสลิปจะถูกเข้ารหัสอย่างปลอดภัย เพื่อรักษาความเป็นส่วนตัว อีกทั้งระบบยังสามารถตั้งค่าให้ส่งสลิปเงินเดือนผ่านทางอีเมลอัตโนมัติ โดยส่งตรงให้กับพนักงานแต่ละรายได้ทันที
สำรวจว่าขั้นตอนใดในกระบวนการทำเงินเดือนที่ใช้เวลามากที่สุด และมีรูปแบบการทำงานที่ซ้ำเดิม เช่น รวบรวมเวลาเข้างานของพนักงานทุกคน ตรวจสอบข้อมูลภาษี หรือการคำนวณโอทีค่าล่วงเวลา การเริ่มจากกระบวนการเล็ก ๆ ที่สามารถวัดผลได้ จะช่วยให้องค์กรเห็นประโยชน์ของระบบอย่างแท้จริง
ก่อนนำข้อมูลไปใช้กับระบบอัตโนมัติ ควรตรวจสอบความผิดพลาดและความครบถ้วนของข้อมูลพนักงาน เช่น อัตราเงินเดือนของแต่ละคน หรือผลประเมินเพื่อนำไปคำนวณโบนัสประจำปี เพื่อให้ระบบคำนวณอย่างแม่นยำ หากพบข้อมูลผิดพลาดระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ
ควรพิจารณาระบบที่สามารถเชื่อมโยงกับข้อมูล HR ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นระบบบันทึกเวลาเข้างาน ระบบภาษี หรือระบบบัญชี เพื่อให้กระบวนการทั้งหมดเชื่อมต่อกันได้โดยไม่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำหลายรอบ ระบบ RPA สามารถทำงานร่วมกับโครงสร้างระบบเดิมขององค์กร ช่วยให้การทำงานมีความยืดหยุ่น
ความสำเร็จของการใช้งานระบบขึ้นอยู่กับการปรับตัวของคนในองค์กร การฝึกอบรมให้พนักงานเข้าใจขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ การแก้ไขปัญหาเบื้องต้น และการใช้ประโยชน์จากข้อมูลที่สร้างขึ้น จะช่วยให้การเปลี่ยนผ่านเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ควรมีคู่มือ และช่องทางสำหรับแจ้งปัญหาการใช้งาน
เปลี่ยนจากกระบวนการทำเงินเดือนแบบเดิมที่ต้องใช้แรงและเวลามาเป็นระบบใหม่ที่ทำงานอัตโนมัติตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ จะได้รับประโยชน์หลายมิติ ทั้งด้านความเร็ว ความถูกต้อง และการลดต้นทุนในระยะยาว
สรุป องค์กรที่เริ่มใช้ระบบอัตโนมัติในการทำเงินเดือนตั้งแต่วันนี้ จะไม่เพียงได้เห็นผลลัพธ์ที่ดียิ่งขึ้น แต่ยังเป็นการวางรากฐานขององค์กรในอนาคต เพราะในโลกธุรกิจที่หมุนอย่างรวดเร็ว ความสามารถในการบริหารทรัพยากรบุคคล คือปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้องค์กรเติบโตได้อย่างยั่งยืน
ไม่ต้องเปลี่ยนระบบที่มีอยู่เดิม เพราะระบบอัตโนมัติ เช่น RPA สามารถทำงานโดยการเลียนแบบการทำงานของมนุษย์ หรือเชื่อมต่อผ่าน API ซึ่งหมายความว่าองค์กรสามารถต่อยอดจากระบบเดิมได้โดยไม่ต้องเริ่มต้นใหม่
ระบบสามารถตั้งสูตรและเงื่อนไขการคำนวณได้ เช่น คำนวณค่าคอมมิชชั่นตามยอดขาย หรือโบนัสตามไตรมาสและผลการประเมิน จึงเหมาะกับทั้งองค์กรขนาดเล็กและองค์กรขนาดใหญ่ที่มีโครงสร้างผลตอบแทนซับซ้อน
ไม่ เพราะระบบอัตโนมัติอย่างเช่น RPA ไม่ได้มาแทนที่พนักงานแต่เป็นผู้ช่วยในการทำงาน เพื่อให้พนักงานมีเวลาโฟกัสกับงานวางแผนพัฒนาบุคลากร หรืองานสรรหาบุคลากรที่ต้องติดต่อกับผู้สมัครงาน โดยไม่ต้องเสียเวลาทำงานที่มีลักษณะซ้ำ ๆ เดิม ๆ เช่น การคำนวณเงินเดือน หรือการทำสลิปเงินเดือน
