เทคโนโลยีได้เข้ามาช่วยปรับปรุงกระบวนการทำงานให้สามารถตรวจใบกำกับภาษีอัตโนมัติ และตรวจสอบ e-Tax อัตโนมัติ โดยใช้ OCR เพื่อดึงข้อมูลจากเอกสารใบกำกับภาษีให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล และใช้ RPA เพื่อดำเนินการตรวจสอบ เปรียบเทียบกับเอกสารอื่น และบันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบต่าง ๆ ที่กำหนดไว้ ช่วยลดขั้นตอนการทำงาน ลดความผิดพลาดที่อาจเกิดจาก Human error และทำให้ฝ่ายบัญชีเจ้าหนี้สามารถดำเนินงานได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ปัจจุบันองค์กรจำนวนมากเริ่มเปลี่ยนมาใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการตรวจใบกำกับภาษี
ใบกำกับภาษี คือเอกสารทางการเงินที่ผู้ขายออกให้กับผู้ซื้อ เพื่อแสดงรายละเอียดการขายสินค้าหรือการให้บริการ พร้อมระบุจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เอกสารนี้ถือเป็นหลักฐานสำคัญที่ใช้ประกอบการบันทึกบัญชีและการยื่นภาษี ซึ่งจะตรวจสอบโดยกรมสรรพากร หากข้อมูลไม่ครบถ้วนอาจส่งผลให้ไม่สามารถนำภาษีซื้อไปเครดิตกับภาษีขายได้
ข้อมูลในเอกสารใบกำกับภาษี ประกอบด้วย ชื่อ-ที่อยู่ของผู้ซื้อและผู้ขาย เลขประจำตัวผู้เสียภาษี รายละเอียดสินค้าหรือบริการ จำนวนยอดเงินก่อนภาษี จำนวนภาษีที่คำนวณ และยอดเงินสุทธิ รวมถึงวันที่ออกเอกสารซึ่งต้องตรงกับข้อมูลที่ทำธุรกรรมจริง
ใบกำกับภาษีแบบย่อใช้ในการซื้อขายทั่วไปที่มียอดเงินไม่สูงมาก เช่น ร้านค้าปลีกหรือบริการที่เกิดขึ้นทันที โดยข้อมูลจะมีน้อยกว่าใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ แต่ยังคงเป็นเอกสารที่สามารถใช้เป็นหลักฐานในการซื้อขายได้และถูกต้องตามกฎหมาย
ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบเป็นเอกสารรูปแบบมาตรฐานที่ใช้ในการซื้อขายสินค้าหรือบริการ ซึ่งเป็นประเภทที่องค์กรใช้มากที่สุดในงานบัญชีและภาษี ภายในเอกสารจะต้องระบุรายละเอียดครบถ้วน เพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐานด้านบัญชี
e-Tax Invoice หรือใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ คือการออกเอกสารภาษีในรูปแบบดิจิทัลอย่างถูกต้องตามมาตรฐานของกรมสรรพากร ทำให้การจัดเก็บเอกสารมีความเป็นระบบมากขึ้นและช่วยสนับสนุนการทำงานแบบ Paperless
เมื่อกิจการขายสินค้าให้ลูกค้าโดยตกลงให้เครดิตการชำระเงินในภายหลัง จะต้องบันทึกรายการเป็นลูกหนี้การค้าเพื่อรับรู้รายได้และสิทธิในการเรียกเก็บเงินจากลูกค้าในอนาคต
ความถูกต้องของข้อมูลในใบกำกับภาษีส่งผลโดยตรงต่อการบันทึกบัญชีและความถูกต้องของรายงานภาษี ตัวอย่างเช่น หากตัวเลขไม่ตรงกัน จะทำให้บันทึกบัญชีผิดยอด คำนวณต้นทุนเพี้ยน
องค์กรที่ซื้อสินค้าจำนวนมาก หรือการส่งเอกสารภายในที่ไม่เป็นระบบอาจเกิดปัญหาได้รับใบกำกับภาษีใบเดิมซ้ำ หากไม่ตรวจสอบให้ดี อาจทำให้เกิดการบันทึกบัญชีซ้ำ มีผลต่อค่าใช้จ่ายของบริษัท
หากภาษีซื้อมีความผิดพลาด เช่น ยอดเงินไม่ตรง เอกสารผิดไม่ตรงตามข้อกำหนดของกรมสรรพากร อาจส่งผลให้ยื่นแบบผิดและถูกตรวจสอบ ความผิดเพียงเล็กน้อยอาจนำไปสู่การยื่นแบบเพิ่มเติม
ก่อนนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยงานบัญชีเจ้าหนี้ การตรวจสอบใบกำกับภาษีต้องอาศัยวิธีการแบบ Manual เป็นหลัก ซึ่งต้องใช้ความละเอียดรอบคอบและประสบการณ์ของผู้ปฏิบัติงานอย่างมาก
การตรวจเช็กเอกสารด้วยสายตาเป็นรูปแบบที่ทำกันมาอย่างยาวนาน โดยผู้ตรวจต้องอ่านเอกสารทีละใบ การตรวจแบบนี้ใช้ทักษะส่วนบุคคลเป็นอย่างมาก เพราะต้องอ่านเอกสารที่มีรูปแบบแตกต่างกันออกไปตามผู้ขายแต่ละเจ้า
การตรวจสอบข้อมูลในใบกำกับภาษีผ่านระบบของกรมสรรพากร ผู้ตรวจต้องนำข้อมูลจากเอกสาร เช่น เลขประจำตัวผู้เสียภาษี หรือชื่อบริษัท ไปค้นหาผ่านเว็บไซต์เพื่อตรวจสอบสถานะผู้ประกอบการว่าจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มหรือไม่
การตรวจสอบประวัติของบริษัทนั้น ๆ โดยตรวจเช็กว่าผู้ประกอบการมีตัวตนจริงหรือไม่ กระบวนการนี้มักเริ่มจากการนำข้อมูลพื้นฐานไปตรวจสอบผ่าน Google หรือเว็บไซต์ของหน่วยงานรัฐ ว่ายังดำเนินงานอยู่หรือถูกเพิกถอนแล้ว
การตรวจเช็คเอกสารด้วยมือเป็นงานที่ใช้เวลามากที่สุดงานหนึ่งในกระบวนการบัญชี เมื่อเอกสารมีจำนวนมาก เช่น เดือนหนึ่งอาจมีปริมาณเอกสารหลักร้อยถึงหลักพันใบ ทำให้ต้องใช้เวลาในการตรวจสอบค่อนข้างมาก
แม้ผู้ตรวจจะมีความละเอียดรอบคอบ แต่การตรวจเอกสารด้วยสายตาจำนวนมาก ๆ ยังมีความเสี่ยงต่อความผิดพลาดอยู่เสมอ เช่น อ่านตัวเลขผิด ข้อมูลบางช่องตกหล่น หรือไม่ทันสังเกตว่าเป็นเอกสารปลอม
การตรวจแบบเดิมต้องสลับหน้าจอการทำงานเพื่อตรวจเช็คความถูกต้องจากหลายแหล่งข้อมูล เช่น เอกสารกระดาษ ระบบบัญชี อีเมล เป็นต้น การทำงานแบบนี้ทำให้ต้องใช้เวลาไปกับงานที่ไม่ก่อให้เกิดมูลค่า
การเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษต้องใช้พื้นที่และต้นทุนในการจัดเก็บ เอกสารจำนวนมากถูกจัดเก็บตามแฟ้ม และเก็บในตู้เอกสาร ต้องรักษาให้อยู่ในสภาพที่ค้นหาได้ง่ายเมื่อต้องการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลัง
การตรวจสอบใบกำกับภาษีอัตโนมัติคือการนำเทคโนโลยีมาช่วยจัดการงานตรวจเอกสารที่เคยทำด้วยมือ ให้กลายเป็นกระบวนการที่ทำงานได้เอง ตั้งแต่รับเอกสารไปจนถึงบันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบบัญชี ความสามารถของระบบอัตโนมัติช่วยลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน เช่น การอ่านข้อมูลจากเอกสาร การตรวจสอบตัวเลข หรือการค้นหาประวัติบริษัทผู้ขาย ตัวอย่างเทคโนโลยีที่แนะนำได้แก่ OCR และ RPA
OCR (Optical Character Recognition) คือเทคโนโลยีแปลงข้อความจากเอกสารให้กลายเป็นข้อมูลดิจิทัล OCR จะช่วยดึงข้อมูลสำคัญในใบกำกับภาษี เช่น ชื่อบริษัท เลขประจำตัวผู้เสียภาษี วันที่ออกเอกสาร รายการสินค้า และยอดเงิน โดยไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลเอง
RPA (Robotic Process Automation) ผู้ช่วยอัตโนมัติที่ทำงานแทนมนุษย์ในขั้นตอนที่ต้องตรวจสอบข้อมูลและประมวลผลในหลายระบบพร้อมกัน โดยเฉพาะงานตรวจใบกำกับภาษี RPA จะเข้ามาช่วยตั้งแต่การนำข้อมูลที่ได้จากการแปลงของ OCR ไปตรวจสอบกับข้อมูลต่าง ๆ
ระบบนี้เป็นเครื่องมือ RPA และ OCR ที่ผสานการทำงานร่วมกัน ช่วยตรวจสอบความถูกต้องของใบกำกับภาษีโดยอัตโนมัติ เช่น ตรวจเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ชื่อ-ที่อยู่ผู้ขาย วันที่ออกเอกสาร จำนวนเงิน VAT รวมถึงรูปแบบใบกำกับภาษีให้ถูกต้องตามที่กรมสรรพากรกำหนด
รองรับไฟล์ PDF, JPG, PNG, Excel หรือเอกสารต่าง ๆ ในกรณีที่เป็นไฟล์ภาพหรือเอกสารสแกน ใช้เทคโนโลยี OCR เพื่อแปลงข้อมูลจากภาพให้เป็นข้อความดิจิทัล ช่วยให้การตรวจสอบเป็นไปอย่างรวดเร็ว
หากตรวจพบข้อมูลที่ไม่ตรง RPA จะแจ้งเตือนไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น
การใช้เครื่องมือ Automation อย่างเช่น RPA หรือ OCR มาช่วยสร้างเอกสารหัก ณ ที่จ่ายอัตโนมัติ
การนำ RPA และ OCR มาช่วยปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน ช่วยให้องค์กรบันทึกบัญชีเจ้าหนี้ได้แม่นยำ
