การใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยติดตามหนี้อัตโนมัติเป็นสิ่งจำเป็นในยุคปัจจุบัน เพราะกระบวนการบริหารลูกหนี้ต้องใช้เวลาและทรัพยากรจำนวนมาก การนำ RPA มาใช้ในขั้นตอนนี้ทำให้การทำงานเปลี่ยนจาการป้อนข้อมูลด้วยมือมาเป็นระบบอัตโนมัติที่ดำเนินการเองตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้ โซลูชันนี้ช่วยให้องค์กรสามารถตรวจสอบสถานะการชำระเงินของลูกค้า ส่งข้อความแจ้งเตือน หรือจัดทำรายงานสรุปผลส่งให้กับผู้บริหารโดยอัตโนมัติ
การติดตามหนี้ คือกระบวนการตรวจสอบ ติดตาม และประสานงานกับลูกค้าเพื่อให้การชำระเงินเกิดขึ้นภายในเวลาที่กำหนด งานติดตามการชำระเงินจากลูกค้าไม่ได้เป็นเพียงการทวงถามเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการจัดเก็บข้อมูลทางบัญชี พฤติกรรมการชำระ และการบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้าอย่างมืออาชีพ
ข้อมูลลูกหนี้ถูกเก็บไว้กระจัดกระจายหลายระบบ เช่น ระบบบัญชี ระบบ ERP หรือแม้แต่เก็บไว้ใน Excel บนเครื่องของพนักงานแต่ละราย การตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังจึงทำได้ยาก เสียเวลาค้นหาจากหลายแหล่ง
หากไม่มีระบบกลางช่วยควบคุมการติดตาม ส่งผลให้เกิดความล่าช้า ไม่ต่อเนื่อง หรือบางรายถูกติดต่อซ้ำโดยพนักงานหลายคน อีกทั้งการบันทึกข้อมูลการติดต่อที่ไม่เป็นระบบยังทำให้การติดตามผลย้อนหลังทำได้ยาก
การคีย์ข้อมูลด้วยมือ หรือการทำงานด้วยมนุษย์ ย่อมเกิดความผิดพลาดได้ ไม่ว่าจะเป็นการกรอกวันที่ชำระเงินผิดวัน จำนวนเงินไม่ตรงกับยอดหนี้ที่เป็นจริง อัปเดตสถานะล่าช้า หรือการส่งข้อความแจ้งเตือนผิดวัน
การทำงานแบบเดิมต้องอาศัยการรวบรวมข้อมูลทีละส่วนก่อนนำมาทำรายงาน ผู้บริหารมักได้รับรายงานประจำเดือนที่ล้าหลังหลายวัน ซึ่งไม่เพียงพอต่อการวางแผนหรือคาดการณ์สภาพคล่องขององค์กรได้อย่างแม่นยำ
กระบวนการติดตามลูกหนี้ด้วยระบบอัตโนมัติคือการเปลี่ยนรูปแบบการทำงานจากการจัดการด้วยคนไปสู่การจัดการด้วยข้อมูลและระบบที่มีความต่อเนื่อง โปร่งใส และควบคุมได้ทุกขั้นตอน
ขั้นตอนแรกของกระบวนการติดตามหนี้อัตโนมัติคือการเชื่อมโยงข้อมูลจากระบบบัญชี ERP หรือ Excel ด้วย RPA โดยการดึงข้อมูล เช่น รายชื่อลูกค้า วันครบกำหนดชำระ ยอดค้างชำระ และประวัติที่ผ่านมา การเชื่อมต่อลักษณะนี้ช่วยลดภาระของพนักงานในการรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่ง RPA ทำหน้าที่เหล่านี้แบบอัตโนมัติในเวลาที่กำหนด เช่น ทุกเช้าก่อนเริ่มงาน เพื่อให้ระบบสามารถอัปเดตสถานะลูกหนี้ได้ทันทีโดไม่ต้องรอคนกรอกข้อมูล
หลังจากรวบรวมข้อมูลเสร็จเรียบร้อยขั้นตอนต่อมาคือการจัดกลุ่มลูกหนี้ตามเงื่อนไขที่องค์กรกำหนด โดย RPA จะนำข้อมูลที่ได้มาจัดเรียงแยกตามกลุ่ม เช่น วันที่ค้างชำระ ยอดเงินที่ต้องชำระ หรือประวัติการชำระในอดีต การจัดกลุ่มนี้ช่วยให้การติดตามหนี้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น ลูกค้าที่ค้างชำระไม่เกิน 7 วันอาจได้รับการแจ้งเตือนที่อ่อนโยน ขณะที่ลูกค้าที่ค้างเกิน 30 วันอาจได้รับการติดต่อในรูปแบบเร่งด่วนและส่งต่อให้ทีมกฎหมาย
เมื่อจัดกลุ่มลูกหนี้เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการส่งแจ้งเตือนไปหาลูกค้าอัตโนมัติ ผ่านช่องทางที่กำหนด เช่น อีเมล หรือข้อความ SMS การแจ้งเตือนสามารถตั้งรูปแบบข้อความและโทนการสื่อสารให้เหมาะสมกับแต่ละกลุ่มลูกค้า ซึ่งทั้งหมดนี้สามารถตั้งเวลาให้ระบบดำเนินการเองได้ นอกจากนี้ระบบยังสามารถบันทึกข้อมูลการส่งความทุกครั้ง เช่น วันที่ส่ง เวลา หรือช่องทางการส่ง เพื่อให้ฝ่ายการเงินสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้อีกด้วย
ขั้นตอนถัดมาหลังจากส่งข้อความแจ้งเตือนไปแล้ว คือข้อมูลการตอบกลับจากลูกค้า โดยตรวจสอบจากช่องทางการสื่อสารต่าง ๆ เช่น กล่องขาเข้าอีเมล ฟอร์มตอบกลับ หรือการชำระเงินที่เข้ามาในระบบบัญชี เพื่อนำข้อมูลเหล่านั้นมาอัปเดตสถานะในระบบ ตัวอย่างเช่น ลูกค้าส่งหลักฐานการโอนเงินกลับมาผ่านทางอีเมล ใช้ OCR ในการแปลงรูปภาพให้เป็นข้อความ จากนั้น RPA ตรวจเช็คและอัปเดตสถานะลูกค้ารายนั้นเป็นชำระเรียบร้อย
ขั้นตอนสุดท้ายคือการสรุปผลลัพธ์ทั้งหมดให้อยู่ในรูปแบบรายงานอัตโนมัติ จัดทำได้ทั้งแบบรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน เพื่อนำไปใช้ในการตัดสินใจ รายงานเหล่านี้มักประกอบด้วยข้อมูลสำคัญ เช่น จำนวนลูกหนี้ทั้งหมด ยอดเงินที่เรียกเก็บสำเร็จ ยอดคงค้าง และอัตราการตอบกลับของลูกค้า สิ่งที่แตกต่างจากรายงานแบบเดิม คือความสามารถในการอัปเดตข้อมูลแบบเรียลไทม์ ไม่ต้องรอพนักงานมารวบรวมตัวเลขเหมือนในอดีต
อุตสาหกรรมผลิตแห่งหนึ่งใช้วิธีจัดการลูกหนี้แบบเดิม พนักงานต้องคัดลอกข้อมูลจากระบบบัญชีไปยัง Excel แล้วส่งอีเมลแจ้งเตือนการชำระให้ลูกค้าแต่ละราย การดำเนินงานนี้ใช้เวลานานมาก และเกิดข้อผิดพลาดจากการคัดลอกข้อมูลหรือกรอกรายละเอียด องค์กรจึงตัดสินใจใช้งาน RPA เพื่อดึงข้อมูลจาก ERP อัตโนมัติ จัดกลุ่มลูกค้าจากระยะเวลาค้างชำระ และส่งอีเมลแจ้งเตือนอัตโนมัติ ช่วยลดเวลาทำงานเหลือเพียงไม่กี่นาทีต่อวัน
บริษัทบริการด้านการเงินรายหนึ่งต้องติดตามการชำระหนี้เป็นประจำทุกวัน พบว่าพนักงานลืมแจ้งเตือนลูกค้าบางราย ส่งผลให้ยอดค้างชำระสะสมจำนวนมาก หลังจากนำระบบอัตโนมัติ (RPA) มาใช้ สามารถตรวจสอบสถานะลูกค้าทั้งหมดจากระบบของบริษัทและส่งแจ้งเตือนได้ตรงตามวัน ทำให้จำนวนการชำระของลูกค้าเพิ่มขึ้นกว่า 20% หลังจากที่ใช้ RPA และลดต้นทุนด้านแรงงานอย่างมีนัยสำคัญ
การติดตามหนี้อย่างมีประสิทธิภาพคือการจัดการข้อมูล การสื่อสาร และการควบคุมกระแสเงินสดขององค์กรอย่างเป็นระบบ การนำเทคโนโลยี RPA เข้ามาช่วยในกระบวนการนี้ ได้พิสูจน์แล้วว่าสามารถเปลี่ยนวิธีการทำงานจากรูปแบบเดิมที่ใช้แรงงานคนจำนวนมาก ไปสู่กระบวนการทำงานอัตโนมัติ องค์กรที่เริ่มนำเทคโนโลยีนี้มาปรับใช้ตั้งแต่วันนี้ จะสามารถบริหารสภาพคล่องได้ดีกว่า วางแผนทางการเงินได้แม่นยำกว่า และพร้อมแข่งขันในยุคที่ทุกอย่างขับเคลื่อนด้วยความรวดเร็ว
สามารถตั้งรูปแบบการแจ้งเตือนได้ เช่น
สามารถตรวจสอบประวัติการชำระย้อนหลังของลูกค้าแต่ละราย เช่น ชำระตรงเวลาหรือไม่ เคยค้างชำระนานแค่ไหน หรือมีการเลื่อนชำระบ่อยครั้ง ช่วยในการประเมินเครดิตลูกค้าและนำไปใช้ในการต่อสัญญาหรือการตัดสินใจให้เครดิตครั้งถัดไป
สามารถแสดงสถานะหนี้ตามช่วงเวลา เช่น
ช่วยให้ผู้บริหารเห็นความเสี่ยงในภาพรวม และตัดสินใจได้ว่าควรขยายเครดิต หรือดำเนินขั้นตอนทางกฎหมาย
RPA เข้ามาเป็นตัวช่วยสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นสร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ วางบิล แจ้งเตือนเมื่อครบกำหนด
กระบวนการจัดการปรับเปลี่ยนข้อมูลทั้งหมดให้อยู่ในรูปแบบพร้อมใช้งานและนำไปวิเคราะห์ได้
