บัญชีลูกหนี้อัตโนมัติ คือหัวใจสำคัญของการบริหารการเงินในอนาคต ส่วนบัญชีลูกหนี้ในทางบัญชีแสดงให้เห็นถึงรายได้ที่เกิดขึ้นแล้วแต่ยังไม่ได้รับเงินสด การจัดการบัญชีลูกหนี้อย่างมีประสิทธิภาพช่วยให้ธุรกิจรักษาสภาพคล่องและวางแผนกระแสเงินสดได้แม่นยำมากขึ้น ปัจจุบันเทคโนโลยีได้เข้ามามีบทบาทสำคัญ โดยเฉพาะระบบ RPA และ AI Workflow Automation ที่ช่วยลดภาระงานซ้ำซ้อนของฝ่ายบัญชี เช่น การออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ การตรวจสอบการชำระเงินจากธนาคาร หรือการส่งอีเมลติดตามหนี้โดยไม่ต้องใช้แรงงานคน
บัญชีลูกหนี้จะถูกจัดอยู่ในหมวดสินทรัพย์หมุนเวียน เนื่องจากคาดว่าจะได้รับเงินภายในรอบปีบัญชี ลูกหนี้มักมีการเคลื่อนไหวอย่างต่อเนื่องทั้งในส่วนของการตั้งหนี้ การรับชำระ และการตัดหนี้สูญ ทำให้ต้องมีระบบควบคุมที่ดีเพื่อป้องกันความผิดพลาด
ในการจัดทำบัญชี ธุรกิจจะแบ่งลูกหนี้ออกเป็น 2 ประเภทหลักตามลักษณะการเกิดรายการ เพื่อให้สามารถบริหารและควบคุมได้เหมาะสมกับแต่ละรูปแบบ ได้แก่
ลูกหนี้การค้า คือหนี้ที่เกิดจากการดำเนินธุรกิจหลัก เช่น การขายสินค้าหรือบริการให้แก่ลูกค้าแบบเครดิต ซึ่งมักมีจำนวนมากและหมุนเวียนตลอดเวลา
ลูกหนี้อื่น ๆ คือหนี้ที่ไม่ได้เกิดจากการขายสินค้าหรือบริการโดยตรง แต่ยังเป็นเงินที่กิจการมีสิทธิ์ได้รับ เช่น เงินยืม เงินมัดจำ หรือเงินคืนภาษี
การออกใบแจ้งหนี้ เป็นขั้นตอนสำคัญในกระบวนการบัญชีลูกหนี้ เพราะเป็นเอกสารแสดงยอดหนี้ที่กิจการเรียกเก็บจากลูกค้าหลังการขายสินค้า หรือให้บริการ ใบแจ้งหนี้จะระบุรายละเอียดที่จำเป็น เช่น วันที่ออกเอกสาร เลขที่ใบแจ้งหนี้ รายการสินค้า ยอดรวม ภาษีมูลค่าเพิ่ม และกำหนดชำระเงิน สำหรับองค์กรที่ต้องจัดทำจำนวนมาก แนะนำให้ออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติด้วยโปรแกรมที่นิยมในตอนนี้
การออกใบกำกับภาษี เป็นขั้นตอนสำคัญที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการจัดเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และเป็นเอกสารทางบัญชีที่ใช้ยืนยันว่ามีการขายสินค้าหรือให้บริการเกิดขึ้นจริง ใบกำกับภาษีต้องจัดทำอย่างถูกต้องตามที่กรมสรรพากรกำหนด โดยระบุชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของทั้งผู้ขายและผู้ซื้อ รายละเอียดสินค้า ราคาสุทธิ ภาษีมูลค่าเพิ่ม และวันที่ออกเอกสารอย่างครบถ้วน หากออกเอกสารผิดพลาดอาจกระทบต่อการยื่นภาษีและงบการเงินของกิจการ ปัจจุบันมีเทคโนโลยีเข้ามาช่วยออกใบกำกับภาษีอัตโนมัติ อ่านเพิ่ม
การติดตามหนี้ เป็นอีกหน้าที่ของบัญชีลูกหนี้ที่ส่งผลโดยตรงต่อกระแสเงินสดขององค์กร การติดตามหนี้ที่ดีไม่เพียงช่วยธุรกิจได้รับชำระเงินตรงตามกำหนด แต่ยังช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างบริษัทกับลูกค้า ขั้นตอนนี้เริ่มจากการตรวจสอบรายงานลูกหนี้คงค้าง เพื่อระบุว่าลูกค้ารายใดใกล้ครบกำหนดหรือเกินกำหนดชำระ แล้วจึงติดต่อผ่านช่องทางที่เหมาะสม เช่น โทรศัพท์ อีเมล หรือหนังสือแจ้งเตือน เพื่อให้งานง่ายขึ้นและลดขั้นตอนการทำงาน เข้ามาดูรายละเอียดได้ที่ ติดตามหนี้อัตโนมัติ
เมื่อกิจการขายสินค้าให้ลูกค้าโดยตกลงให้เครดิตการชำระเงินในภายหลัง จะต้องบันทึกรายการเป็นลูกหนี้การค้าเพื่อรับรู้รายได้และสิทธิในการเรียกเก็บเงินจากลูกค้าในอนาคต
หากลูกค้าชำระเงินเข้ามาบางส่วนก่อนครบกำหนดหรือจ่ายไม่เต็มจำนวน ต้องบันทึกเพื่อลดยอดลูกหนี้ตามจำนวนที่ได้รับจริง และคงเหลือยอดที่ยังต้องติดตามในระบบบัญชี
ในกรณีที่ลูกหนี้ไม่สามารถชำระเงินได้แน่นอน เช่น ปิดกิจการ หรือมีหนี้ค้างชำระเกินระยะเวลาที่กำหนด กิจการต้องตัดบัญชีออกจากระบบเพื่อให้ข้อมูลในงบการเงินสะท้อนความเป็นจริง
เทคโนโลยีที่มีบทบาทสำคัญในแนวคิด AR Automation หรือระบบบัญชีลูกหนี้อัตโนมัติ ได้แก่ RPA, Workflow Automation และระบบ ERP
RPA คือซอฟต์แวร์หุ่นยนต์ที่ออกแบบมาเพื่อทำงานแทนคนในกระบวนการที่ซ้ำ ๆ และมีกฎเกณฑ์ชัดเจน เช่น การดึงข้อมูลลูกค้าจากระบบขายมาสร้างใบแจ้งหนี้ การตรวจสอบยอดโอนเงินจากธนาคาร หรือการอัปเดตสถานะลูกหนี้ในระบบบัญชีโดยอัตโนมัติ
Workflow Automation คือระบบที่ช่วยจัดการขั้นตอนการทำงานให้เป็นลำดับแบบอัตโนมัติ เช่น การอนุมัติเอกสาร การแจ้งเตือนลูกหนี้ก่อนครบกำหนด หรือการส่งอีเมลแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อลูกค้าค้างชำระ ซึ่งเป็นอีกหนึ่งเทคโนโลยีที่ช่วยสนับสนุนการทำ AR Automation
แพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ที่รวบรวมข้อมูลของทุกแผนกในองค์กรไว้ในระบบเดียว ในมุมของบัญชีลูกหนี้ ระบบ ERP ช่วยให้การทำงานตั้งแต่ต้นจนจบเป็นแบบอัตโนมัติและเชื่อมโยงถึงกันโดยตรง เมื่อมีการขายสินค้า ระบบจะสร้างใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี และตั้งหนี้ลูกหนี้ให้อัตโนมัติ
