ระบบบัญชี คือระบบในการบริหารจัดการ บันทึก และรายงานธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นรายรับ รายจ่าย หนี้สิน ทรัพย์สิน ภาษี และข้อมูลทางบัญชีอื่นๆ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้การจัดการทางการเงินมีความถูกต้อง โปร่งใส และเป็นไปตามหลักการบัญชีที่ยอมรับทั่วไป นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้บริหารสามารถวิเคราะห์ วางแผนและตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบบัญชีแบ่งออกเป็น 2 ประเภทหลัก ได้แก่ บันทึกแบบแมนนวลด้วยมือ เช่น การเขียนในสมุดบัญชี และบันทึกบัญชีด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ โดยใช้ซอฟต์แวร์ทำงานบนคอมพิวเตอร์ เช่น SAP, QuickBooks เป็นต้น ระบบบันทึกบัญชีสามารถทำงานได้ร่วมกับโปรแกรม RPA เพื่อให้การบันทึกบัญชีเป็นอัตโนมัติ
ระบบที่บันทึก ประมวลผล และรายงานธุรกรรมทางการเงินขององค์กร ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการกับรายการธุรกรรมทางการเงินและทางบัญชี ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นบัญชีเจ้าหนี้ บัญชีลูกหนี้ บัญชีเงินเดือน การทำงบการเงิน การจัดการสินค้าคงคลัง (Stock) รวมถึงทางด้านภาษี การทำรายงาน งบการเงิน ยื่นต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้องและกำกับดูแล รวมถึงใช้ข้อมูลในการวิเคราะห์งบประมาณ เพื่อการวางแผนงาน และเป้าหมาย
Digital Accounting คือการนำเทคโนโลยีดิจิทัล แพลตฟอร์ม และเครื่องมือต่างๆ มาใช้ในกระบวนการทำงานทางบัญชี ซึ่งรวมถึงใช้ซอฟต์แวร์ทางด้านบัญชี เพื่อใช้ในการบันทึกบัญชี สร้างใบเสนอซื้อ ใบเสนอขาย สร้างใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน รวมถึงสร้างรายงานทางการเงิน เพื่อให้กระบวนการทำงานทางบัญชีเกิดประสิทธิภาพสูงสุด มีความสะดวก รวดเร็วในการทำงาน และถูกต้องตามหลักการ แต่การเปลี่ยนระบบบัญชีแบบเดิมๆ ให้เป็นบัญชีดิจิทัลนั้นมีความท้าทายเป็นอย่างมาก โดยต้องมีการจัดหาระบบที่ตอบโจทย์ความต้องการขององค์กร โดยต้องประเมินทั้งประสิทธิภาพการทำงานและงบประมาณ นอกจากนี้ยังมีการอบรมพนักงานให้เรียนรู้ระบบดังกล่าว เพื่อให้พนักงานปฏิบัติงาน และทำงานได้ถูกต้องรวดเร็ว ซึ่งในการนำเทคโนโลยีมาใช้ และการให้ความรู้พนักงานด้านเทคโนโลยีเป็นสิ่งสำคัญเป็นอย่างมากในการปรับตัวเพื่อเข้าสู่ยุคดิจิทัลทั้งพนักงานและองค์กร รวมถึงการทำบัญชีแบบดิจิทัล Digital Accounting ก็เป็นกระบวนการหนึ่งที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง
ระบบบันทึกบัญชีอัตโนมัติคือระบบที่ช่วยจัดการข้อมูลธุรกรรมทางการเงินอย่างเป็นระบบ โดยไม่ต้องเสียเวลาบันทึกเองในทุกขั้นตอน ช่วยแบ่งเบาภาระของพนักงานบัญชีในการคีย์ข้อมูลที่มีรูปแบบหลักการที่แน่นอน งานซ้ำเดิมและมีปริมาณมาก ระบบสามารถเชื่อมโยงกับระบบต่างๆ ได้ เช่น ระบบคลังสินค้า ระบบขาย หรือบางระบบสามารถเชื่อมกับบัญชีธนาคารได้ ข้อมูลที่บันทึกจะถูกจัดหมวยหมู่อัตโนมัติ ช่วยให้ข้อมูลมีความถูกต้อง แม่นยำ ลดความผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยคน (Human Error) ทำให้พนักงานบัญชีนำเวลาไปใช้ในการวิเคราะห์และตัดสินใจได้มากขึ้น ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานดีขึ้น
การบันทึกบัญชีอัตโนมัติช่วยให้ข้อมูลบัญชีอัปเดตแบบเรียลไทม์ ผู้บริหารสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทันที นอกจากนี้การบันทึกบัญชีอัตโนมัติยังมีความถูกต้องแม่นยำ รวดเร็ว และประหยัดเวลา ทำให้งานเป็นไปตามกำหนดการ ในช่วงแรกๆ ที่ใช้ระบบบันทึกบัญชีอัตโนมัติอาจจะต้องใช้เวลาในการวางแผนและดำเนินการ รวมถึงการลงทุน แต่ในระยะยาวจะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นรองรับการเปลี่ยนแปลงของปริมาณงานที่เพิ่มขึ้นจากการเติบโตของธุรกิจ โดยไม่ต้องจ้างพนักงานเพื่อมาดำเนินการเป็นจำนวนมาก ลดค่าใช้จ่ายด้านแรงงานขององค์กร ซึ่งถือว่าเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า
ปัจจุบันนิยมนำระบบ RPA มาช่วยในการบันทึกข้อมูลบัญชีให้เป็นอัตโนมัติ ซึ่งการบันทึกบัญชีเป็นกระบวนการทำงานที่มีหลักการที่ชัดเจน จึงเหมาะสมกับการนำระบบ RPA มาใช้เป็นอย่างยิ่ง ซึ่งระบบ RPA สามารถใช้งานร่วมกับซอฟต์แวร์บัญชี หรือโปรแกรมอื่น ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้การถ่ายโอนข้อมูลระหว่างกัน ไร้รอยต่อ ไม่มีตกหล่น นอกจาก RPA สามารถช่วยในการบันทึกบัญชีอัตโนมัติแล้ว เรายังสามารถตั้งค่าคำสั่งให้ RPA ช่วยงานในกระบวนการอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานหรือกระบวนการทางบัญชีได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น การคำนวณภาษี Bank Reconcile การตรวจสอบยอดเงินและธุรกรรม เป็นต้น
อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบนี้ว่าสามารถช่วยงานอะไรในฝ่ายบัญชีได้อีก RPA บัญชี
ระบบบัญชีที่ดีสามารถช่วยคำนวณภาษีอัตโนมัติ เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT), ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภงด.3, ภงด.53) รวมถึงช่วยจัดทำแบบฟอร์มภาษีพร้อมยื่นออนไลน์ได้ (ในบางระบบ)
แนะนำให้ใช้แม้ธุรกิจขนาดเล็ก เพราะช่วยให้การบริหารการเงินแม่นยำ มีหลักฐานทางการเงินชัดเจน สะดวกต่อการยื่นภาษี และช่วยวางแผนการเงินในอนาคต
เทคโนโลยีที่เข้ามามีบทบาทสำคัญในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานของนักบัญชี
การกระทบยอดธนาคาร คือกระบวนการเปรียบเทียบรายการในระบบบัญชีของบริษัทกับธนาคาร
โปรแกรมที่ทำงานอัตโนมัติทำให้กระบวนการจัดการข้อมูลทางการเงินและบัญชีบันทึกข้อมูลแบบเรียลไทม์
