ปัจจุบันธุรกิจเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว การนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วย โดยเฉพาะการสร้างรายงานอัตโนมัติจะช่วยให้ธุรกิจสามารถตัดสินใจได้อย่างมั่นใจและทันต่อโลกที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว รายงานเปรียบเสมือนแผนที่นำทางที่บอกทิศทางของธุรกิจ ว่าสถานการณ์ปัจจุบันของธุรกิจเป็นอย่างไร และควรปรับปรุงไปในทิศทางไหน การสร้างรายงานจึงเป็นหนึ่งในกระบวนการสำคัญของธุรกิจ แต่บางบริษัทยังจัดทำรายงานด้วยกระบวนการที่ใช้แรงงานคน ตั้งแต่การรวบรวมข้อมูลไปจนถึงการสรุป Report ซึ่งใช้เวลานานและมีโอกาสผิดพลาดสูง
Report ที่ใช้ในธุรกิจมีหลากหลายประเภท แต่ละประเภทมีจุดประสงค์ที่แตกต่างกัน ตั้งแต่ติดตามยอดขาย การเงิน ไปจนถึงการวัดผลการดำเนินงาน การจัดทำรายงานอย่างต่อเนื่องและเป็นระบบ จะช่วยให้องค์กรมองเห็นภาพรวม สามารถวางแผนระยะสั้นและระยะยาวได้อย่างมั่นใจ
ข้อมูลที่ได้จากการสรุปยอดขายช่วยให้เห็นว่าช่วงเวลาที่กำหนด มียอดขายเท่าไหร่ แบ่งออกเป็นสินค้าหรือบริการใดบ้าง และแนวโน้มการขายไปในทิศทางไหน ผู้บริหารสามารถใช้ข้อมูลที่ได้เพื่อตัดสินใจ เช่น การคิดโปรโมชั่นเพื่อกระตุ้นสินค้าตัวที่ขายไม่ดี หรือการคิดคอมมิชชั่นเพื่อกำหนดเป้าหมายของทีมขาย
รายงานการเงินเป็นอีกหนึ่งประเภทที่องค์กรควรให้ความสำคัญ เป็นเครื่องมือสำหรับวางแผนและควบคุมงบประมาณ โดยองค์สามารถตรวจสอบได้ว่าเงินถูกใช้ไปกับส่วนใดมากที่สุด และช่วยจัดลำดับความสำคัญในการลงทุนในอนาคต อีกทั้งรายงานนี้ยังเป็นเอกสารสำคัญสำหรับนักลงทุน หรือสถาบันการเงิน
Report ประเภทนี้สะท้อนให้เห็นถึงประสิทธิภาพในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นของพนักงาน หรือทั้งองค์กร ตัวอย่างเช่น KPI ของฝ่ายขาย ใช้วัดจำนวนลูกค้าใหม่ที่หาได้ หรือ KPI ฝ่ายบริการลูกค้าได้เห็นถึงระดับความพึงพอใจของลูกค้าต่อการให้บริการ ข้อมูลเหล่านี้จะทำให้ผู้บริหารได้รู้ว่าฝ่ายใดทำงานได้มาตรฐาน
Report ประเภทนี้มีข้อมูลเกี่ยวกับพฤติกรรมลูกค้า ช่องทางการตลาด จำนวนการเข้าถึงของสื่อโฆษณา และผลตอบรับของลูกค้า ข้อมูลเหล่านี้จะแสดงให้เห็นว่าเงินลงทุนด้านการตลาดสร้างผลลัพธ์อย่างไร คุ้มค่าหรือไม่ นอกจากนี้รายงานการตลาดยังทำให้ธุรกิจเข้าใจกลุ่มเป้าหมายได้มากขึ้นอีกด้วย
ข้อมูลที่ได้ใช้เพื่อติดตามประสิทธิภาพของกระบวนการผลิต เช่น ปริมาณในการผลิต คุณภาพของสินค้า ต้นทุนต่อหน่วย และเวลาที่ใช้ในการผลิต ซึ่งช่วยให้องค์กรเห็นว่ากำลังการผลิตเพียงพอไหม มีปัญหาคอขวดที่จุดใด หรือมีการสูญเสียวัตถุดิบโดยไม่จำเป็นหรือไม่ เพื่อนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้ปรับปรุงกระบวนการผลิตให้ดียิ่งขึ้น
ใช้สำหรับตรวจสอบกิจกรรมและกระบวนการภายใน เช่น ประสิทธิภาพของทีมงาน การจัดการทรัพยากร หรือการบริหารโครงการ โดย Report ประเภทนี้ช่วยให้ผู้บริหารได้เห็นว่าแต่ละวันหรือแต่ละสัปดาห์ดำเนินไปตามแผนหรือมีสิ่งใดที่ต้องปรับปรุงแก้ไข เช่น งานที่ซ้ำซ้อน หรือกระบวนการที่ใช้เวลานานเกินไป
ตัวชี้วัดความแข็งแรงของการเงิน แม้บริษัทจะมีกำไร แต่ถ้าไม่มีเงินสดหมุนเวียนเพียงพอก็อาจทำให้เกิดปัญหาสภาพคล่องได้ รายงานประเภทนี้แสดงให้เห็นรายรับ รายจ่าย และกระแสเงินสดสุทธิในแต่ละช่วงเวลา การติดตามกระแสเงินสดทำให้ธุรกิจรู้ว่ามีเงินสดเพียงพอสำหรับจ่ายพนักงาน หรือลงทุนเพิ่มหรือไม่
เอกสารสรุปผู้บริหาร จะนำข้อมูลสำคัญจากหลายแผนกมาสรุปไว้ในเอกสารเดียว โดยเน้นเฉพาะข้อมูลที่ผู้บริหารต้องใช้ในการตัดสินใจ ไม่ลงรายละเอียดลึกเกินไป แต่ครอบคลุมประเด็นหลัก เช่น ผลการดำเนินงานโดยรวม หรือแนวโน้มในอนาคต เอกสารประเภทนี้ช่วยให้ผู้บริหารประหยัดเวลา ไม่ต้องอ่านรายละเอียดย่อยทั้งหมด
การจัดทำรายงานสามารถแบ่งตามช่วงเวลาที่องค์กรต้องการใช้ข้อมูลได้ การกำหนดช่วงเวลาอย่างเหมาะสมจะช่วยให้ผู้บริหารได้ข้อมูลที่สอดคล้องกับการตัดสินใจ ซึ่งประกอบด้วย
รายงานประจำวันใช้สำหรับงานที่ต้องติดตามผลลัพธ์แบบต่อเนื่อง เช่น ยอดขายรายวัน จำนวนสินค้าที่ผลิตได้ หรือเวลาเข้าออกงานของพนักงานแต่ละคน ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้ผู้จัดการหรือหัวหน้างานตรวจสอบได้ทันทีว่างานในวันนั้นดำเนินงานไปตามเป้าหมายหรือไม่
รายงานประจำเดือนช่วยให้เห็นภาพรวมขององค์กรในช่วงเวลา 1 เดือน เช่น ยอดขายรวมทั้งเดือน หรือค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นระหว่างเดือน เมื่อเปรียบเทียบรายงานระหว่างเดือน จะเห็นว่าธุรกิจเติบโตขึ้นหรือแย่ลงในด้านใด ช่วยให้การวางแผนของเดือนถัดไปแม่นยำยิ่งขึ้น
รายงานประจำปีเป็นเอกสารสำคัญของผู้บริหาร ผู้ถือหุ้น และสถาบันการเงิน เพราะเป็นรายงานสรุปผลการดำเนินงานของธุรกิจทั้งปี ไม่ว่าจะเป็นยอดขาย กำไร หนี้สิน หรือความสำเร็จของโครงการต่าง ๆ ซึ่งจะใช้เป็นข้อมูลสำหรับวางแผนการดำเนินงานในระยะยาว
รายงานแบบ Real-time เป็นข้อมูลที่ถูกดึงมาแสดงผลทันที ไม่ว่าจะเป็นการเคลื่อนไหวของจำนวนสินค้าในสต็อก หรือยอดขายที่เกิดขึ้นแบบ Real-time ช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจด้วยข้อมูลล่าสุดได้ทันที ต่างจากรายงานประจำวันที่ต้องใช้เวลารวบรวม และข้อมูลล่าช้ากว่า
ปัญหาที่พบบ่อยมากที่สุดของการทำรายงานแบบเดิมคือการรวบรวมข้อมูลที่ใช้เวลานาน พนักงานต้องคัดลอกข้อมูลจากหลายแหล่ง เช่น ไฟล์ Excel หรือเอกสารกระดาษที่อยู่ในแฟ้ม
เมื่อต้องอาศัยพนักงานคีย์ข้อมูล ย่อมมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดสูง ไม่ว่าจะเป็นการกรอกตัวเลขผิด หรือลืมกรอกข้อมูลบางช่อง ข้อผิดพลาดเล็กน้อย อาจนำไปสู่ปัญหาใหญ่ที่ตามมา
ข้อมูลที่ใช้ในการจัดทำ Report ถูกเก็บไว้แบบกระจัดกระจาย โดยแต่ละคนมีวิธีการจัดเก็บข้อมูลที่แตกต่างกัน ส่งผลให้การรวบรวมข้อมูลทำได้ยาก และต้องเสียเวลาปรับรูปแบบใหม่
การรวบรวมและสรุปผลย้อนหลังทำให้ได้ข้อมูลที่ไม่สะท้อนสถานการณ์ล่าสุด ตัวอย่างเช่น ยอดขายลดลงอย่างรวดเร็วภายใน 2-3 วัน แต่ผู้บริหารรับรู้เหตุการณ์นั้นช้าไปอีก 1 สัปดาห์
การสร้างรายงานอัตโนมัติ คือการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยจัดการขั้นตอนการสร้างรายงาน ไม่ว่าจะเป็น ดึงข้อมูล รวบรวม วิเคราะห์ จัดรูปแบบ รวมถึงการส่งรายงานให้กับบุคคลที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ
การจัดทำรายงาน Automation เกิดจากการประยุกต์ใช้เทคโนโลยี RPA (Robotic Process Automation) ทำหน้าที่เสมือนพนักงานที่คอยจัดการงานซ้ำ ๆ และ OCR (Optical Character Recognition) เปลี่ยนข้อมูลที่อยู่ในเอกสารกระดาษหรือไฟล์รูปภาพให้เป็นข้อความที่พร้อมใช้งาน
RPA ช่วยลดเวลาการรวบรวมข้อมูลและสรุปผลจากเดิมใช้เวลาหลายชั่วโมง ให้เสร็จภายในไม่กี่นาที ตัวอย่างเช่น ดึงยอดขายจากทุกสาขาผ่านระบบ POS หรือการรวมข้อมูลจากไฟล์ Excel ที่ได้มากจากหลายแหล่งข้อมูล
ข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบเอกสาร เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบสั่งซื้อ หรือใบส่งสินค้า หากนำข้อมูลเหล่านี้มาจัดทำรายงานด้วยวิธีเดิม อาจต้องใช้เวลาพิมพ์และมีโอกาสผิดพลาดสูง OCR เข้ามาแก้ปัญหาเหล่านี้ โดยเปลี่ยนข้อมูลจากเอกสารสแกน หรือไฟล์รูปภาพให้อยู่ในรูปแบบข้อความพร้อมใช้สำหรับจัดทำรายงานต่อทันที
แผนกบัญชีได้รับใบแจ้งหนี้จำนวนมาก จึงใช้เทคโนโลยี OCR สแกนเอกสารเหล่านั้น และใช้ RPA เปรียบเทียบข้อมูลกับจำนวนเงินในบัญชีว่าตรงกันหรือไม่ หลังจากนั้น RPA นำข้อมูลที่ได้จากใบแจ้งหนี้และยอดเงินที่โอนออกจากบัญชีธนาคารมาจัดทำรายงานส่งให้กับผู้บริหารทุกวัน
บอท RPA ทำหน้าที่ดึงข้อมูลเวลาการทำงานจากระบบบันทึกเวลา มาคำนวณชั่วโมงการทำงาน และค่าล่วงเวลา จากนั้นบันทึกลง Excel และตั้งเวลาให้ส่งรายงานผ่านทางอีเมลไปยังหัวหน้าแผนกทุกสิ้นเดือน กระบวนการนี้สามารถเชื่อมต่อกับการทำ Payroll Automation เพื่อสร้างรายงานเงินเดือนแบบครบวงจร
