การทำเอกสารหัก ณ ที่จ่ายอัตโนมัติ กำลังกลายเป็นแนวทางที่หลายองค์กรนำมาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการภาษี และลดความยุ่งยากจากการทำเอกสารแบบเดิมที่ต้องคีย์ข้อมูลทีละรายการ กระบวนการนี้ใช้เวลานานและมักเต็มไปด้วยความผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือ โดยเฉพาะเมื่อธุรกิจมีจำนวนใบแจ้งหนี้และรายการจ่ายเงินเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ระบบอัตโนมัติช่วยลดภาระเหล่านี้ได้อย่างเห็นผล ด้วยการประมวลผลเอกสารอย่างรวดเร็วและตรวจสอบข้อมูลให้ตรงตามรูปแบบที่กฎหมายกำหนด
หัก ณ ที่จ่าย คือกระบวนการที่ผู้จ่ายเงินต้องเก็บภาษีบางส่วนไว้ก่อน แล้วนำส่งให้กรมสรรพากรแทนผู้รับเงินตามกฎหมายที่กำหนดไว้ การทำเช่นนี้ช่วยให้รัฐสามารถเก็บภาษีได้อย่างต่อเนื่องและทำให้ผู้รับเงินไม่ต้องรับภาระภาษีทั้งหมดในภายหลัง การหักภาษีล่วงหน้าแบบนี้พบได้บ่อยในงานบริการ ค่าจ้าง และรายการชำระเงินต่าง ๆ
กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการหัก ณ ที่จ่ายอยู่ภายใต้ประมวลรัษฎากร ซึ่งกำหนดไว้อย่างชัดเจนว่าการชำระเงินรูปแบบใดต้องถูกหักภาษี และต้องนำส่งภาษีภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด โดยปกติผู้จ่ายเงินต้องจัดทำเอกสารภาษี เช่น ภ.ง.ด. 3 หรือ ภ.ง.ด. 53 และส่งมอบให้ผู้รับเงินพร้อมทั้งเก็บสำเนาไว้เพื่อใช้ประกอบการยื่นภาษีรายเดือน กฎหมายยังระบุชัดเจนว่าหากผู้จ่ายเงินไม่หักภาษีหรือส่งภาษีล่าช้า อาจถูกปรับเงินและมีเบี้ยปรับเพิ่มเติมได้
ผู้ที่มีหน้าที่ออกเอกสารหัก ณ ที่จ่ายคือผู้จ่ายเงิน ไม่ว่าจะเป็นบริษัท ห้างร้าน หรือผู้ประกอบการที่ทำธุรกรรมที่กฎหมายกำหนดให้ต้องหักภาษีก่อนโอนเงินให้คู่ค้าหรือผู้ให้บริการ การออกเอกสารนี้เป็นหนึ่งในภารกิจสำคัญของฝ่ายบัญชี เนื่องจากต้องตรวจสอบข้อมูลอย่างถูกต้องและต้องจัดส่งให้คู่ค้าทันตามกำหนด หากละเลย อาจทำให้เกิดปัญหาในการยื่นภาษีปลายปีทั้งขององค์กรและผู้รับเงินได้
แต่ละประเภทมีอัตราภาษีแตกต่างกันตามที่กฎหมายกำหนด โดยประเภทที่พบได้บ่อย ได้แก่
กระบวนการทำเอกสารหัก ณ ที่จ่ายแบบเดิมเริ่มจากรับใบแจ้งหนี้จากคู่ค้าจากนั้นจึงนำข้อมูลต่าง ๆ มาคีย์ลงในระบบบัญชีหรือกรอกลงในแบบฟอร์มภาษีด้วยมือ ทุกขั้นตอนต้องมีการตรวจสอบอย่างละเอียด เพื่อให้ข้อมูลที่ออกในเอกสารถูกต้องตามกฎหมาย แต่เนื่องจากทั้งหมดทำโดยมนุษย์ โอกาสเกิดข้อผิดพลาดจึงมีอยู่เสมอ การทำงานแบบเดิมยังใช้เวลานานมาก เพราะแต่ละเอกสารต้องผ่านหลายขั้นตอน ดังนี้
การทำเอกสารหัก ณ ที่จ่ายอัตโนมัติ คือการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยจัดการข้อมูล ตั้งแต่ขั้นตอนรับข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ ไปจนถึงการออกหนังสือรับรองภาษีในรูปแบบที่สามารถใช้งานได้ทันที กระบวนการนี้ช่วยลดการพิมพ์ข้อมูล ลดความผิดพลาด และลดเวลาที่ต้องเสียกับงานเดิม ๆ ที่ทำทุกเดือน
บริษัทแห่งหนึ่งมีคู่ค้าส่งใบแจ้งหนี้ให้หลักพันรายต่อเดือน เช่น ผู้ให้บริการ ค่าเช่าอุปกรณ์ หรือค่าโฆษณา ทุกเดือนฝ่ายบัญชีต้องตรวจรับใบแจ้งหนี้จากแผนกต่าง ๆ ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ทีละใบ เช็กข้อมูลกับใบสั่งซื้อ และจัดทำเอกสารหัก ณ ที่จ่าย
องค์กรแห่งหนึ่งทำงานร่วมกับฟรีแลนซ์จำนวนมาก ตัวอย่างเช่น คนทำโฆษณา ฟรีแลนซ์ทำการตลาดออนไลน์ และผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านเป็นครั้งคราว ต้องออกเอกสารหัก ณ ที่จ่ายจำนวนมากในแต่ละเดือน ทีมบัญชีต้องตรวจสอบและออกหนังสือรับรองภาษีให้
ก่อนเริ่มนำระบบอัตโนมัติเข้ามาใช้ หลายองค์กรต้องจัดทำเอกสารด้วยวิธีกรอกมือหรือใช้ไฟล์คำนวณเอง ซึ่งเสี่ยงต่อการใส่ตัวเลขผิด หรือหักภาษีผิดอัตรา โดยเฉพาะเมื่อมีการจ่ายให้ผู้รับเงินหลายราย ยอดผิดเล็กน้อย อาจสร้างผลกระทบในการยื่นภาษี หรือถูกกรมสรรพากรเรียกตรวจย้อนหลัง การทำเอกสารหัก ณ ที่จ่ายอัตโนมัติช่วยลดจุดเสี่ยงเหล่านี้ และทำให้กระบวนการทั้งหมดเป็นไปอย่างชัดเจนและถูกต้องมากขึ้น
ข้อมูลที่จำเป็นประกอบด้วย
ช่วยลดเวลาการทำงานของพนักงาน ลดการใช้เอกสารกระดาษ ลดต้นทุนในการพิมพ์และจัดเก็บเอกสาร รวมถึงลดค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดจากค่าปรับกรณีจัดทำเอกสารผิด หรือยื่นภาษีช้า นอกจากนี้ การมีข้อมูลที่เป็นระบบช่วยให้การตรวจสอบเป็นไปอย่างรวดเร็ว ลดเวลาที่ใช้ในการ Audit และลดภาระของฝ่ายบัญชีโดยตรง
การนำ RPA และ OCR มาช่วยปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน ช่วยให้องค์กรบันทึกบัญชีเจ้าหนี้ได้แม่นยำ
โดยใช้ OCR เพื่อดึงข้อมูลจากใบกำกับภาษี และใช้ RPA เพื่อตรวจสอบ เปรียบเทียบกับเอกสารอื่น
