การแปลง PDF เป็น Excel กลายเป็นขั้นตอนสำคัญในการจัดการข้อมูลของหลายองค์กร ในกรณีที่ต้องจัดการกับเอกสารจำนวนมากเป็นประจำ การแปลงไฟล์ด้วยมือหรือวิธีทั่วไปอาจใช้เวลาและมีความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดสูง เพื่อตอบโจทย์การทำงานในระดับองค์กร เครื่องมืออย่าง OCR (Optical Character Recognition) จึงเข้ามามีบทบาท โดยเฉพาะเมื่อต้องการจัดการกับไฟล์ PDF ที่มาจากการสแกน ซึ่งไม่สามารถแปลงเป็นข้อความได้โดยตรง และเมื่อรวมเข้ากับระบบ RPA (Robotic Process Automation) จะนำข้อความที่ดึงได้ไปใส่ใน Excel ตามช่องที่กำหนดไว้อัตโนมัติ
ถึงแม้ไฟล์ PDF จะเป็นรูปแบบไฟล์ที่ได้รับความนิยมสูงในการเก็บและส่งต่อข้อมูล แต่ข้อจำกัดในเรื่องการแก้ไขข้อมูลหรือการนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้งานต่อ เช่น การคำนวณ หรือสรุปรายงาน การทำงานบน PDF กลับเป็นเรื่องยุ่งยาก Excel จึงเป็นทางเลือกที่ตอบโจทย์มากกว่า
ปัจจุบันมีโปรแกรมและเครื่องมือออนไลน์ที่สามารถแปลงจากไฟล์ PDF กลายเป็นไฟล์ Excel ได้ ซึ่งใช้งานฟรีและมีฟีเจอร์พื้นฐานสำหรับการแปลงข้อมูลในระดับทั่วไป วิธีการเหล่านี้ช่วยให้ดึงข้อมูลจาก PDF ออกมาใช้งานใน Excel ได้โดยไม่ต้องเสียเวลาพิมพ์ใหม่ แต่อาจมีข้อจำกัดในบางไฟล์
การใช้งานเครื่องมือออนไลน์อย่างเช่น เว็บไซต์ ในการแปลงไฟล์เป็นทางเลือกที่สะดวก รวดเร็ว และไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมใดๆ สามารถค้นหาใน Google ได้เลยว่า แปลง PDF เป็น Excel ออนไลน์ เหมาะสำหรับงานที่ต้องการแปลงไฟล์แบบครั้งคราว อัปโหลดไฟล์ PDF ขึ้นไปยังเว็บไซต์นั้นๆ ระบบจะประมวลผลและให้ดาวน์โหลดเป็นไฟล์ Excel ทันที หลายเว็บไซต์ยังรองรับการแปลงไฟล์จำนวนมากในคราวเดียว อย่างไรก็ตาม ควรระมัดระวังเรื่องความปลอดภัยและความถูกต้องของข้อมูล
สำหรับผู้ที่ต้องแปลงไฟล์เป็นประจำ การใช้โปรแกรมที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์จะเหมาะสมกว่า โดยไม่ต้องพึ่งการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต อีกทั้งยังช่วยลดข้อกังวลด้านความปลอดภัยของข้อมูล ตัวเลือกยอดนิยมได้แก่ Adobe Acrobat Pro DC และ Microsoft Excel
โปรแกรม Microsoft Excel 365 ผู้ใช้งานสามารถเปิดไฟล์ PDF ได้โดยตรงผ่านเมนู Get Data > From File > From PDF ฟีเจอร์นี้จะดึงข้อมูลจาก PDF และแสดงในรูปแบบ Power Query ช่วยให้สามารถเลือกเฉพาะตารางที่ต้องการนำเข้า พร้อมจัดการข้อมูลเบื้องต้นได้ทันที วิธีนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ทำงานบน Excel เป็นหลักอยู่แล้ว
OCR สามารถแปลงไฟล์ PDF หรือเอกสารสแกนให้เป็นข้อมูลที่พร้อมใช้งาน และผสานกับ RPA (Robotic Process Automation) เพื่อให้บอทนำข้อความที่ได้จาก OCR ไปกรอกใน Excel ทันที กระบวนการทั้งหมดทำงานอัตโนมัติภายในไม่นาน ไม่ต้องพิมพ์หรือคัดลอกเอง ช่วยลดความผิดพลาดจากมนุษย์ และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการเอกสารจำนวนมาก
การเลือกวิธีการแปลงไฟล์ PDF ควรพิจารณาตามลักษณะการใช้งาน ความสะดวก ความปลอดภัย และความแม่นยำในการแปลงข้อมูล การใช้งานแบบออนไลน์เหมาะสำหรับการแปลงไฟล์ด้วยความรวดเร็ว ส่วนการใช้งานแบบออฟไลน์เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการความปลอดภัยของข้อมูล
การแปลงไฟล์แบบออนไลน์เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการความสะดวก ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมเสริมบนเครื่อง สามารถเข้าถึงได้เพียงผ่านเบราว์เซอร์ และใช้งานได้ทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็นโน๊ตบุ๊ค แท็บเล็ต หรือสมาร์ตโฟน ในขณะที่การแปลงแบบออฟไลน์อาจต้องใช้เวลาติดตั้งโปรแกรมหรือทำความเข้าใจเครื่องมือก่อนใช้งาน จึงอาจไม่เหมาะกับผู้ใช้งานเป็นครั้งคราว
การใช้งานโปรแกรมแปลงข้อมูลแบบออฟไลน์ปลอดภัยกว่า เนื่องจากข้อมูลไม่ต้องส่งผ่านเซิร์ฟเวอร์ภายนอก ทำงานภายในระบบขององค์กรทั้งหมด ลดความเสี่ยงในการรั่วไหลของข้อมูลหรือถูกเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต แม้เว็บไซต์ออนไลน์หลายเว็บจะให้คำมั่นว่าจะลบไฟล์หลังจากดาวน์โหลด แต่ก็ยังมีความเสี่ยงที่ควบคุมไม่ได้
การแปลงข้อมูลผ่านทางออฟไลน์มีความแม่นยำมากกว่า โดยเฉพาะไฟล์ PDF ที่มีการจัดรูปแบบที่ซ้ำซ้อน เช่น มีรูปภาพประกอบ หรือตารางหลายชั้น OCR, Adobe Acrobat Pro DC และ Excel 365 สามารถรักษารูปแบบเดิมได้ดีกว่า อีกทั้งยังปรับแต่งผลลัพธ์ก่อนส่งออกได้ ส่วนบริการทางออนไลน์เน้นเรื่องความเร็ว ทำให้บางกรณีอาจแปลงข้อมูลผิดตำแหน่ง หรือข้อมูลสำคัญขาดหายโดยไม่แจ้งเตือน
แม้จะมีเครื่องมือมากมายที่ช่วยแปลงไฟล์ แต่หลายคนพบเจอคือข้อมูลที่แปลงออกมามักมีปัญหา ทั้งรูปแบบตารางที่ผิดเพี้ยน ข้อมูลตกหล่น หรือแถวคอลัมน์ไม่ตรงกับต้นฉบับ การเข้าใจธรรมชาติของไฟล์ PDF และเตรียมความพร้อมก่อนการแปลงจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้ผลลัพธ์ออกมาตรงตามต้องการ
ก่อนเริ่มแปลงไฟล์ สิ่งแรกที่ควรทำคือประเมินลักษณะของไฟล์ PDF ว่าถูกสร้างขึ้นมาอย่างไร หากไฟล์มาจากการสแกนเอกสาร จะมีลักษณะเป็นภาพ ไม่ใช่ข้อความจริง ซึ่งต้องใช้เทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition) เพื่อแปลงภาพให้เป็นตัวอักษร ในทางกลับกัน ไฟล์ที่สร้างจากเอกสารดิจิทัล เช่น Word หรือ Excel ที่ถูกบันทึกเป็น PDF มักมีโครงสร้างข้อมูลที่ชัดเจนและสามารถแปลงได้แม่นยำกว่า อ่านเพิ่มเติม OCR PDF
ผลลัพธ์ที่ได้ก็ยังอาจไม่สมบูรณ์ 100% โดยเฉพาะเมื่อข้อมูลมีหลายคอลัมน์ หรือมีโครงสร้างซับซ้อน เช่น ตารางที่ซ้อนกัน หรือการจัดย่อหน้าไม่เป็นระเบียบ ในกรณีนี้ควรเริ่มจากการตรวจสอบว่าแถวและคอลัมน์สอดคล้องกันหรือไม่ การตรวจทานข้อมูลหลังแปลงจึงเป็นขั้นตอนสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อข้อมูลถูกนำไปใช้ในรายงานหรือระบบภายในที่ต้องการความถูกต้องสูง
การเลือกโปรแกรมสำหรับแปลง PDF เป็น Excel ควรพิจารณาทั้งเรื่องความแม่นยำ ความสามารถในการรองรับภาษา รวมถึงการประมวลผลไฟล์ที่มาจากเอกสารสแกน โดยเทคโนโลยี Optical Character Recognition จาก OrangeVision Form+ จะช่วยดึงข้อมูลจากไฟล์ภาพหรือเอกสารสแกนออกมาเป็นข้อความและใช้งาน Robotic Process Automation จาก OrangeWorkforce ทำการรวมไฟล์ Excel จัดเรียงข้อมูล และรวมไฟล์ลงใน Excel เพื่อสามารถนำข้อมูลเหล่านั้นมาวิเคราะห์ใน Excel ได้อย่างสะดวก
มีครับ แม้ว่าเครื่องมือฟรีจะใช้งานได้สะดวกและรวดเร็ว แต่ก็มักมีข้อจำกัด เช่น ขนาดไฟล์ที่สามารถอัปโหลดได้ต่อครั้ง จำนวนครั้งที่ใช้งานต่อวัน หรือคุณภาพของผลลัพธ์ที่ได้ บางบริการไม่รองรับ OCR จึงไม่สามารถแปลงไฟล์สแกนให้เป็นข้อความได้ และบางกรณีไม่สามารถแปลงข้อมูลที่มีโครงสร้างซับซ้อน เช่น ตารางหลายชั้น หรือไฟล์หลายหน้า
ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการที่ใช้งาน เครื่องมือออนไลน์หลายแห่งมีมาตรการรักษาความปลอดภัย แต่หากไฟล์ PDF มีข้อมูลที่เป็นความลับหรือข้อมูลส่วนบุคคล เช่น รายงานการเงิน ข้อมูลพนักงาน หรือเอกสารภายในบริษัท การอัปโหลดขึ้นเว็บไซต์ภายนอกอาจไม่เหมาะสม เพราะผู้ใช้งานไม่สามารถควบคุมได้ว่าไฟล์จะถูกจัดเก็บไว้ที่ใด หรือมีใครเข้าถึงบ้าง หากต้องการความปลอดภัยสูง แนะนำให้ใช้ซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งบนเครื่อง
สาเหตุหลักมักมาจากโครงสร้างของไฟล์ PDF หากไม่มี OCR หรือคุณภาพของภาพไม่ดี โปรแกรมแปลงไฟล์ไม่สามารถแยกแยะตัวอักษรได้ถูกต้อง นอกจากนี้ หากไฟล์ PDF มีการจัดวางตารางไม่สม่ำเสมอ ใช้ฟอนต์พิเศษ หรือมีข้อมูลอยู่หลายรูปแบบในหน้าเดียวกัน ก็อาจทำให้เกิดปัญหาเรื่องตำแหน่งข้อมูล คอลัมน์ไม่ตรง หรือเนื้อหาขาดหายไป
