ในยุคปัจจุบันทุกองค์กรต้องพึ่งพาข้อมูลและกระบวนการในการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง การตรวจสอบข้อมูลหรือตรวจเช็คงานจึงกลายเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้มั่นใจว่า ข้อมูล เอกสาร ไฟล์ภาพ หรือขั้นตอนการทำงาน เพื่อดำเนินการไปอย่างถูกต้องและเป็นระบบ นำไปสู่การพัฒนาองค์กรในระยะยาว การดำเนินการที่เหมาะสม ช่วยให้องค์กรทำงานได้อย่างแม่นยำ ปลอดภัย และโปร่งใสยิ่งขึ้น
ตรวจสอบ คือกระบวนการที่ใช้ในการตรวจเช็กหรือประเมินผล เพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งนั้นเป็นไปตามมาตรฐานหรือข้อกำหนดที่กำหนดไว้ กระบวนการนี้สามารถนำไปใช้ในหลายด้าน เช่น การตรวจบัญชี การตรวจคุณภาพสินค้า หรือการตรวจระบบภายในองค์กร การประเมินอาจดำเนินการโดยบุคคลภายนอกหรือบุคคลภายในก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในแต่ละครั้ง
“ตรวจสอบ” และ “ควบคุมคุณภาพ” จะเหมือนกันในแง่ของการดูแลและการตรวจเช็ก แต่แตกต่างกันที่การตรวจจะเกิดขึ้นหลังจากกระบวนดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว เช่น การตรวจเช็กและรายงานผลลัพธ์ เพื่อประเมินว่าผลลัพธ์นั้นได้ตรงตามมาตรฐานที่กำหนดไว้หรือไม่ ขณะที่การควบคุมคุณภาพ คือกระบวนการที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินงาน เช่น การอบรม การวางแผน หรือการปรับปรุงกระบวนการ เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นตั้งแต่ต้นทาง
การตรวจสอบข้อมูลเป็นกระบวนการที่มีบทบาทสำคัญ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลนั้นสามารถนำไปใช้งานต่อได้ ข้อมูลมีคุณภาพและเหมาะกับการนำไปวิเคราะห์หรือตัดสินใจได้ การตรวจเช็กข้อมูลครอบคลุมทั้งการพิจารณารูปแบบ ความสอดคล้อง ความถูกต้อง และความสมบูรณ์ของข้อมูล
การประเมินว่าข้อมูลที่บันทึกไว้มีความถูกต้อง และสอดคล้องกับข้อเท็จจริงหรือไม่ โดยเปรียบเทียบข้อมูลต้นฉบับกับข้อมูลที่บันทึกไว้ในระบบ เช่น การตรวจเช็คยอดขายกับใบเสร็จ หรือการตรวจเช็คข้อมูลลูกค้ากับเอกสารที่แนบมา
การดูแลคุณภาพของฐานข้อมูล ข้อมูลที่คล้ายกันหรือใกล้เคียงจนทำให้เกิดความซ้ำซ้อนโดยไม่ได้ตั้งใจ สาเหตุของข้อมูลซ้ำมักมาจากการป้อนข้อมูลหลายครั้งลงในระบบ ระบบที่ไม่มีการตรวจสอบอัตโนมัติ หรือการนำเข้าข้อมูลจากหลายแหล่งโดยไม่มีการรวมและคัดกรอง สามารถทำได้โดยการเปรียบเทียบข้อมูลเฉพาะ เช่น หมายเลขบัตรประชาชน อีเมล หรือเบอร์โทรศัพท์
การตรวจเอกสารเป็นกระบวนการควบคุมคุณภาพข้อมูลที่ใช้ภายในองค์กร โดยเน้นที่ความถูกต้อง ครบถ้วน และสอดคล้องกับเอกสารต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารทางราชการ เอกสารทางบัญชี หรือเอกสารภายในองค์กร การพิจารณานี้ช่วยป้องกันความคลาดเคลื่อนของข้อมูล และลดโอกาสการส่งข้อมูลผิดพลาดไปยังบุคคลภายนอก
การตรวจเช็คไฟล์ภาพหรือเอกสารที่ถูกสแกนมีความสำคัญไม่น้อยไปกว่าเอกสารต้นฉบับ การพิจารณานี้ต้องครอบคลุมถึงความคมชัดของภาพ ขนาดไฟล์ ความสมบูรณ์ของข้อมูล และความสามารถในการอ่าน ระบบ OCR มักถูกนำมาใช้ในการแปลงรูปเป็นข้อความที่สามารถค้นหาและจัดการข้อมูลได้ง่ายขึ้น
การติดตามและการประเมินผลการดำเนินงานของบุคลากร หน่วยงาน หรือระบบต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการทำงานเป็นไปตามที่วางแผนไว้ และสามารถส่งมอบผลลัพธ์ที่มีคุณภาพได้ทันเวลา การประเมินนี้ช่วยระบุจุดอ่อน ปัญหาคอขวด หรือความล่าช้าในระบบงาน
การประเมินว่าแต่ละขั้นตอนในกระบวนการทำงานมีการดำเนินการอย่างถูกต้องหรือไม่ โดยทั่วไปจะใช้แผนภาพในการแสดงลำดับงาน เพื่อมองเห็นภาพรวมชัดเจนมากขึ้น การตรวจสามารถแก้ไขปัญหาได้ตั้งแต่ต้นทาง เช่น การลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน หรือปรับปรุงลำดับการดำเนินงานให้เหมาะสมยิ่งขึ้น ปัจจุบันมีหลายองค์กรใช้งานระบบ Workflow Management เพื่อเก็บบันทึกและตรวจเช็คประสิทธิภาพการทำงานแบบเรียลไทม์
การตรวจเช็คสถานะการทำงานเป็นการติดตามความคืบหนาของงานในแต่ละช่วงเวลา เช่น งานอยู่ในสถานะรอดำเนินการ, กำลังดำเนินการ หรือเสร็จสิ้น การตรวจเช็คสถานะยังช่วยในการวางแผนและจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถตั้งค่าระบบแจ้งเตือนกรณีที่เกิดความล่าช้า หรือเกิดปัญหาในแต่ละขั้นตอน
ตัวอย่างการใช้ระบบตรวจเช็คในสถานการณ์จริงที่มักพบในองค์กรส่วนใหญ่ แสดงให้เห็นถึงความสำคัญของระบบในการลดข้อผิดพลาด และช่วยให้กระบวนการดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
การยืนยันความถูกต้องของใบแจ้งหนี้ มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับแผนกบัญชีและการเงิน เพื่อป้องกันความผิดพลาดจากการจ่ายเงินซ้ำ หรือการจ่ายเงินในยอดที่ไม่ถูกต้อง
การตรวจเช็คข้อมูลลูกค้าเป็นส่วนหนึ่งของการบริหารความเสี่ยง โดยเฉพาะธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการเงิน เช่น ธนาคาร สถาบันการเงิน หรือธุรกิจสินเชื่อต่างๆ
ระบบอัตโนมัติที่นิยมใช้ในการตรวจสอบในปัจจุบัน ได้แก่ RPA (Robotic Process Automation) ช่วยประมวลผลข้อมูลได้อัตโนมัติ และ OCR (Optical Character Recognition) ดึงข้อมูลจากเอกสารสแกนหรือรูปภาพได้อย่างแม่นยำ
หากองค์กรของคุณกำลังมองหาโซลูชันด้านนี้ บริษัท เคเอสพี เอเชียฟิน จำกัด พร้อมให้คำปรึกษาโดยทีมผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ติดต่อได้ที่อีเมล: info@kspasiafin.com และ LINE Official Account: @kspasiafin
