Workflow คือเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้กระบวนการทำงานเป็นระบบมากขึ้น ทำงานได้ต่อเนื่อง ลดความซ้ำซ้อน และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างชัดเจน หากเข้าใจหลักการอย่างแท้จริง สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับหน่วยงานต่างๆ ในองค์กรได้อย่างเหมาะสม ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายบัญชี ทรัพยากรบุคคล การตลาด หรือฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ
Workflow คือลำดับของขั้นตอนการทำงานที่ถูกกำหนดไว้อย่างเป็นระบบ ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงจุดสิ้นสุด เพื่อให้กระบวนการต่างๆ เป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ โดยแต่ละขั้นตอนจะระบุผู้รับผิดชอบ หน้าที่ที่ต้องดำเนินการ เครื่องมือหรือข้อมูลที่ใช้ และเงื่อนไขที่ต้องเป็นไปตามเกณฑ์ก่อนจะเข้าสู่ขั้นตอนถัดไป
สามารถแบ่งออกได้เป็นหลายประเภท ขึ้นอยู่กับลักษณะของการดำเนินงานและการนำเทคโนโลยีมาใช้ แต่โดยทั่วไปแบ่งเป็น 3 ประเภทหลัก ได้แก่ Manual, Digital และ Automated
กระบวนการทำงานที่ดำเนินการด้วยพนักงานทั้งหมด โดยไม่ใช้เทคโนโลยีหรือเครื่องมืออัตโนมัติเข้ามาช่วยในกระบวนการทำงาน เช่น การเดินเอกสารให้ผู้อนุมัติ หรือการจดบันทึกด้วยมือ ระบบงานนี้อาจจะเหมาะกับงานที่ไม่ซับซ้อนมากนัก แต่มีข้อจำกัดเรื่องความล่าช้า
การนำเทคโนโลยีมาใช้ในการจัดการขั้นตอนการทำงาน เช่น การใช้ซอฟต์แวร์จัดการงาน หรือการส่งเอกสารผ่านอีเมล แม้ยังมีบางส่วนที่ต้องอาศัยมนุษย์ในการตัดสินใจ แต่ช่วยเพิ่มความรวดเร็วในการสื่อสาร และสามารถติดตามงานได้สะดวกยิ่งขึ้น
กระบวนการทำงานแบบ Automation โดยกำหนดให้ทำงานแทนมนุษย์ตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้ล่วงหน้า เช่น เมื่อมีการกรอกแบบฟอร์มเข้ามา ระบบจะส่งต่อข้อมูลไปยังผู้อนุมัติทันที โดยไม่ต้องมีพนักงานแจ้งเตือน ช่วยลดงาน เหมาะกับกระบวนการที่มีโครงสร้างการทำงานชัดเจน
การสร้าง Workflow ที่มีประสิทธิภาพ ต้องเริ่มจากการทำความเข้าใจองค์ประกอบหลักของกระบวนการ แบ่งออกได้เป็น 5 องค์ประกอบ ได้แก่ ขั้นตอน, เงื่อนไขการทำงาน, ผู้รับผิดชอบ, ทรัพากรที่ใช้ และผลลัพธ์ของกระบวนการ
ขั้นตอน คือการกระทำที่ต้องดำเนินการในแต่ละช่วงของกระบวนการ เช่น การกรอกข้อมูล ตรวจสอบ และอนุมัติ ขั้นตอนจะถูกจัดเรียงตามลำดับอย่างมีเหตุผล เพื่อให้การทำงานเป็นระบบและไม่เกิดความสับสน ในแต่ละขั้นตอนควรกำหนดว่า เริ่มต้นเมื่อใด สิ้นสุดเมื่อใด และเป้าหมายคืออะไร ซึ่งขั้นตอนถือเป็นองค์ประกอบหลัก
เงื่อนไขการทำงาน คือ กฎหรือสถานการณ์ที่ใช้กำหนดว่าในแต่ละขั้นตอนการทำงาน จะดำเนินงานต่อไปอย่างไร เช่น หากยอดการสั่งซื้อไม่เกินวงเงินที่กำหนด ระบบจะส่งต่อไปยังขั้นตอนการจัดส่ง แต่หากเกินวงเงินที่กำหนด ต้องรอการอนุมัติจากผู้ที่มีอำนาจก่อน การตั้งเงื่อนไขในการทำงานช่วยให้มีความยืดหยุ่นและตอบสนองต่อสถานการณ์ที่หลากหลายได้
ผู้รับผิดชอบ คือบุคคลหรือทีมที่มีหน้าที่ดำเนินการในแต่ละขั้นตอน การระบุผู้รับผิดชอบอย่างชัดเจนช่วยลดความคลุมเครือในการทำงาน อีกทั้งยังสามารถติดตามความคืบหน้าและประเมินประสิทธิภาพการทำงานของแต่ละบุคคลได้ดียิ่งขึ้น
ทรัพยากรที่ใช้ หมายถึงสิ่งที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานในแต่ละขั้นตอน เช่น เอกสาร ข้อมูล อุปกรณ์ เครื่องมือ หรือเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้อง การระบุทรัพยากรอย่างชัดเจนตั้งแต่ต้น ช่วยให้องค์กรสามารถเตรียมความพร้อมล่วงหน้า ป้องกันความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้น
ผลลัพธ์ของกระบวนการ คือสิ่งที่ได้จากการดำเนินงานอย่างสมบูรณ์ เช่น เอกสารอนุมัติ รายงานสรุป หรือคำสั่งผลิต การกำหนดผลลัพธ์ให้ชัดเจนในแต่ละขั้นตอนจะช่วยให้สามารถประเมินได้ว่างานไปถึงเป้าหมายหรือไม่ ผลลัพธ์ที่ดีควรสามารถวัดได้ และมีรูปแบบที่ตรวจสอบได้
แนะนำแพลตฟอร์มหรือเทคโนโลยีที่องค์กรสามารถใช้งานเพื่อสร้างและจัดการเวิร์กโฟลว์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เหมาะสำหรับการจัดการงานและกระบวนการทำงานแบบง่าย ใช้ระบบบอร์ดหรือการ์ดเพื่อแสดงสถานะของงานในแต่ละขั้นตอน Trello เหมาะสำหรับทีมขนาดเล็กหรือขนาดกลาง
เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการติดตามงาน โครงการ และขั้นตอนการทำงานที่มีโครงสร้างมากขึ้น มีฟีเจอร์กำหนดเวลา ผู้รับผิดชอบ และการแจ้งเตือนอัตโนมัติ
เป็นแพลตฟอร์มบริหารจัดการงานที่ยืดหยุ่น สามารถปรับแต่งกระบวนการทำงานให้สอดคล้องกับลักษณะของแต่ละทีม
ยกตัวอย่างการใช้งานเวิร์กโฟลว์ใน 4 แผนกหลักขององค์กร ได้แก่ ฝ่ายบัญชีและการเงิน ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ฝ่ายการตลาด และฝ่ายไอที ซึ่งแต่ละฝ่ายมีลักษณะการทำงานที่แตกต่างกันและมีรูปแบบที่แตกต่างกันดังนี้
งานในฝ่ายบัญชีและการเงินประกอบด้วยหลายขั้นตอนที่ต้องดำเนินงานอย่างเป็นระบบ และตรวจสอบได้ ทั้งการบันทึกรายการ การตรวจสอบเอกสารประกอบ และการอนุมัติ
ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นอีกหน่วยงานที่สามารถนำเวิร์กโฟลว์มาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากมีงานที่เป็นขั้นตอนชัดเจน เช่น การรับสมัคร การอนุมัติสิทธิ์ต่างๆ และการจัดการเอกสารพนักงาน
ตัวอย่างการผลิตคอนเทนต์ของฝ่ายการตลาด
ตัวอย่างกระบวนการแจ้งและจัดการปัญหาทางเทคนิค
การทำงานร่วมกันระหว่าง RPA กับ Workflow ช่วยเสริมศักยภาพของกระบวนการธุรกิจ เมื่อเวิร์กโฟลว์ทำงานอย่างเป็นระบบ องค์กรสามารถนำ Robotic Process Automation เข้ามาเสริมในบางขั้นตอนที่มีลักษณะซ้ำๆ และไม่ต้องตัดสินใจ เพื่อเพิ่มความเร็ว ลดภาระงาน และลดความผิดพลาด
Workflow หรือเวิร์กโฟลว์ คือ ลำดับขั้นตอนการทำงานที่ต่อเนื่องกันตั้งแต่ต้นจนจบ ระบุว่าใครทำอะไร เมื่อไหร่ และส่งต่ออย่างไร เพื่อให้งานเดินเป็นระบบ
Process คือภาพรวมของกระบวนการ ส่วน Workflow คือลำดับขั้นตอนย่อยที่ทำให้ process นั้นเกิดขึ้นจริง มีลำดับและผู้รับผิดชอบชัดเจน
Workflow Automation คือ การทำให้ลำดับขั้นตอนงานทำงานอัตโนมัติ ลดการส่งต่อด้วยมือ เช่น เมื่อเอกสารเข้ามา ระบบจะประมวลผลและส่งต่อให้ผู้อนุมัติเองโดยอัตโนมัติ
ขั้นตอนใน Workflow ที่ทำซ้ำตามกฎชัดเจน เช่น การคีย์ข้อมูลหรือส่งต่อเอกสาร สามารถยกให้ซอฟต์แวร์ทำแทนได้ทั้งหมด อ่านต่อที่ RPA คืออะไร เพื่อดูตัวอย่างงานที่เหมาะกับการทำอัตโนมัติ
