หนึ่งในแนวทางสำคัญในการดำเนินธุรกิจ คือ Workflow ซึ่งเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้กระบวนการทำงานเป็นระบบมากขึ้น ทำงานได้ต่อเนื่อง ลดความซ้ำซ้อน และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างชัดเจน หากเข้าใจหลักการอย่างแท้จริง สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับหน่วยงานต่างๆ ในองค์กรได้อย่างเหมาะสม ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายบัญชี ทรัพยากรบุคคล การตลาด หรือฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ
Workflow คือลำดับของขั้นตอนการทำงานที่ถูกกำหนดไว้อย่างเป็นระบบ ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงจุดสิ้นสุด เพื่อให้กระบวนการต่างๆ เป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ โดยแต่ละขั้นตอนจะระบุผู้รับผิดชอบ หน้าที่ที่ต้องดำเนินการ เครื่องมือหรือข้อมูลที่ใช้ และเงื่อนไขที่ต้องเป็นไปตามเกณฑ์ก่อนจะเข้าสู่ขั้นตอนถัดไป
สามารถแบ่งออกได้เป็นหลายประเภท ขึ้นอยู่กับลักษณะของการดำเนินงานและการนำเทคโนโลยีมาใช้ แต่โดยทั่วไปแบ่งเป็น 3 ประเภทหลัก ได้แก่ Manual, Digital และ Automated
กระบวนการทำงานที่ดำเนินการด้วยพนักงานทั้งหมด โดยไม่ใช้เทคโนโลยีหรือเครื่องมืออัตโนมัติเข้ามาช่วยในกระบวนการทำงาน เช่น การเดินเอกสารให้ผู้อนุมัติ หรือการจดบันทึกด้วยมือ ระบบงานนี้อาจจะเหมาะกับงานที่ไม่ซับซ้อนมากนัก แต่มีข้อจำกัดเรื่องความล่าช้า
การนำเทคโนโลยีมาใช้ในการจัดการขั้นตอนการทำงาน เช่น การใช้ซอฟต์แวร์จัดการงาน หรือการส่งเอกสารผ่านอีเมล แม้ยังมีบางส่วนที่ต้องอาศัยมนุษย์ในการตัดสินใจ แต่ช่วยเพิ่มความรวดเร็วในการสื่อสาร และสามารถติดตามงานได้สะดวกยิ่งขึ้น
กระบวนการทำงานแบบ Automation โดยกำหนดให้ทำงานแทนมนุษย์ตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้ล่วงหน้า เช่น เมื่อมีการกรอกแบบฟอร์มเข้ามา ระบบจะส่งต่อข้อมูลไปยังผู้อนุมัติทันที โดยไม่ต้องมีพนักงานแจ้งเตือน ช่วยลดงาน เหมาะกับกระบวนการที่มีโครงสร้างการทำงานชัดเจน
การสร้าง Workflow ที่มีประสิทธิภาพ ต้องเริ่มจากการทำความเข้าใจองค์ประกอบหลักของกระบวนการ แบ่งออกได้เป็น 5 องค์ประกอบ ได้แก่ ขั้นตอน, เงื่อนไขการทำงาน, ผู้รับผิดชอบ, ทรัพากรที่ใช้ และผลลัพธ์ของกระบวนการ
ขั้นตอน คือการกระทำที่ต้องดำเนินการในแต่ละช่วงของกระบวนการ เช่น การกรอกข้อมูล ตรวจสอบ และอนุมัติ ขั้นตอนจะถูกจัดเรียงตามลำดับอย่างมีเหตุผล เพื่อให้การทำงานเป็นระบบและไม่เกิดความสับสน ในแต่ละขั้นตอนควรกำหนดว่า เริ่มต้นเมื่อใด สิ้นสุดเมื่อใด และเป้าหมายคืออะไร ซึ่งขั้นตอนถือเป็นองค์ประกอบหลัก
เงื่อนไขการทำงาน คือ กฎหรือสถานการณ์ที่ใช้กำหนดว่าในแต่ละขั้นตอนการทำงาน จะดำเนินงานต่อไปอย่างไร เช่น หากยอดการสั่งซื้อไม่เกินวงเงินที่กำหนด ระบบจะส่งต่อไปยังขั้นตอนการจัดส่ง แต่หากเกินวงเงินที่กำหนด ต้องรอการอนุมัติจากผู้ที่มีอำนาจก่อน การตั้งเงื่อนไขในการทำงานช่วยให้มีความยืดหยุ่นและตอบสนองต่อสถานการณ์ที่หลากหลายได้
ผู้รับผิดชอบ คือบุคคลหรือทีมที่มีหน้าที่ดำเนินการในแต่ละขั้นตอน การระบุผู้รับผิดชอบอย่างชัดเจนช่วยลดความคลุมเครือในการทำงาน อีกทั้งยังสามารถติดตามความคืบหน้าและประเมินประสิทธิภาพการทำงานของแต่ละบุคคลได้ดียิ่งขึ้น
ทรัพยากรที่ใช้ หมายถึงสิ่งที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานในแต่ละขั้นตอน เช่น เอกสาร ข้อมูล อุปกรณ์ เครื่องมือ หรือเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้อง การระบุทรัพยากรอย่างชัดเจนตั้งแต่ต้น ช่วยให้องค์กรสามารถเตรียมความพร้อมล่วงหน้า ป้องกันความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้น
ผลลัพธ์ของกระบวนการ คือสิ่งที่ได้จากการดำเนินงานอย่างสมบูรณ์ เช่น เอกสารอนุมัติ รายงานสรุป หรือคำสั่งผลิต การกำหนดผลลัพธ์ให้ชัดเจนในแต่ละขั้นตอนจะช่วยให้สามารถประเมินได้ว่างานไปถึงเป้าหมายหรือไม่ ผลลัพธ์ที่ดีควรสามารถวัดได้ และมีรูปแบบที่ตรวจสอบได้
แนะนำแพลตฟอร์มหรือเทคโนโลยีที่องค์กรสามารถใช้งานเพื่อสร้างและจัดการเวิร์กโฟลว์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เหมาะสำหรับการจัดการงานและกระบวนการทำงานแบบง่าย ใช้ระบบบอร์ดหรือการ์ดเพื่อแสดงสถานะของงานในแต่ละขั้นตอน Trello เหมาะสำหรับทีมขนาดเล็กหรือขนาดกลาง
เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการติดตามงาน โครงการ และขั้นตอนการทำงานที่มีโครงสร้างมากขึ้น มีฟีเจอร์กำหนดเวลา ผู้รับผิดชอบ และการแจ้งเตือนอัตโนมัติ
เป็นแพลตฟอร์มบริหารจัดการงานที่ยืดหยุ่น สามารถปรับแต่งกระบวนการทำงานให้สอดคล้องกับลักษณะของแต่ละทีม
ยกตัวอย่างการใช้งานเวิร์กโฟลว์ใน 4 แผนกหลักขององค์กร ได้แก่ ฝ่ายบัญชีและการเงิน ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ฝ่ายการตลาด และฝ่ายไอที ซึ่งแต่ละฝ่ายมีลักษณะการทำงานที่แตกต่างกันและมีรูปแบบที่แตกต่างกันดังนี้
งานในฝ่ายบัญชีและการเงินประกอบด้วยหลายขั้นตอนที่ต้องดำเนินงานอย่างเป็นระบบ และตรวจสอบได้ ทั้งการบันทึกรายการ การตรวจสอบเอกสารประกอบ และการอนุมัติ
ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นอีกหน่วยงานที่สามารถนำเวิร์กโฟลว์มาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากมีงานที่เป็นขั้นตอนชัดเจน เช่น การรับสมัคร การอนุมัติสิทธิ์ต่างๆ และการจัดการเอกสารพนักงาน
ตัวอย่างการผลิตคอนเทนต์ของฝ่ายการตลาด
ตัวอย่างกระบวนการแจ้งและจัดการปัญหาทางเทคนิค
การทำงานร่วมกันระหว่าง RPA กับ Workflow ช่วยเสริมศักยภาพของกระบวนการธุรกิจ เมื่อเวิร์กโฟลว์ทำงานอย่างเป็นระบบ องค์กรสามารถนำ Robotic Process Automation เข้ามาเสริมในบางขั้นตอนที่มีลักษณะซ้ำๆ และไม่ต้องตัดสินใจ เพื่อเพิ่มความเร็ว ลดภาระงาน และลดความผิดพลาด
