Paperless คือแนวคิดและวิธีการทำงานแบบลดการใช้เอกสารกระดาษ โดยเปลี่ยนจากการใช้เอกสารรูปแบบเดิมมาเป็นเอกสารดิจิทัล เพื่อจัดเก็บ ประมวลผล และส่งต่อข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและปลอดภัย โดยเอกสารต่าง ๆ จะถูกจัดเก็บในรูปแบบไฟล์ PDF, Word, Excel หรือจัดเก็บบน Cloud ปัจจุบันหลายบริษัทนำเทคโนโลยี Optical Character Recognition มาใช้เพื่อแปลงเอกสารกระดาษให้กลายเป็นไฟล์ดิจิทัล ขณะเดียวกัน RPA ช่วยนำข้อมูลที่ได้จาก OCR ไปจัดเก็บ ประมวลผล หรือส่งต่อไปยังระบบต่าง ๆ
01
ขั้นตอนแรกของการทำ Paperless คือการนำเอกสารกระดาษที่มีอยู่เดิมทั้งหมดมา สแกนและแปลงให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล (e-Document) การสแกนช่วยเปลี่ยนข้อมูลจากกระดาษให้กลายเป็นไฟล์ PDF หรือภาพสแกน จากนั้นจึงนำไปเก็บไว้ในระบบจัดการเอกสาร DMS เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและจัดการในอนาคต
02
อีกหนึ่งในขั้นตอนสำคัญของการสร้าง Paperless Office คือการเปลี่ยนจากการเซ็นเอกสารบนกระดาษมาเป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ การใช้ e-signature ซึ่งช่วยให้การอนุมัติเอกสารเป็นไปอย่างรวดเร็ว ปลอดภัย และสะดวกยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นที่ทำงาน บ้าน หรือระหว่างการเดินทาง
03
OCR เทคโนโลยีที่มีบทบาทสำคัญในระบบ Paperless Office โดยทำหน้าที่ดึงข้อมูลจากเอกสารสแกน หรือเอกสารที่เป็นไฟล์รูปภาพแล้วแปลงให้อยู่ในรูปแบบข้อความดิจิทัล ตัวอย่างเช่น นำใบกำกับภาษีมาสแกน จากนั้นใช้ OCR ดึงข้อมูลสำคัญที่อยู่ในเอกสารสแกน เพื่อนำไปใช้งานต่อในระบบอื่น
04
เมื่อได้ข้อมูลจาก OCR แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการใช้ RPA ดึงข้อความดิจิทัลที่ได้จาก OCR นำมาบันทึกลงระบบ ERP, CRM หรือระบบต่าง ๆ โดยไม่ต้องใช้คนคีย์ข้อมูล นอกจากนี้ RPA ยังสามารถย้ายไฟล์หรือจัดการเอกสารจำนวนมากได้โดยไม่เกิดข้อผิดพลาด
การสร้าง Paperless Office ให้มีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องมีเครื่องมือเข้ามาช่วยจัดการเอกสารและขั้นตอนการทำงาน โดยแบ่งซอฟต์แวร์หลัก ๆ สำหรับ Paperless ออกเป็น 4 กลุ่ม ดังนี้
| ซอฟต์แวร์ | ทำหน้าที่ | ใช้ตอนไหนของกระบวนการ |
|---|---|---|
| OCR | แปลงเอกสารกระดาษเป็นข้อความดิจิทัล | ต้นทาง ตอนรับเอกสาร |
| DMS | จัดเก็บ ค้นหา กำหนดสิทธิ์เข้าถึง | กลางทาง ตอนเก็บและเรียกใช้ |
| e-Signature | ลงนามและอนุมัติแบบดิจิทัล | ตอนอนุมัติ |
| RPA | นำข้อมูลเข้าระบบและจัดการไฟล์อัตโนมัติ | ปลายทาง ตอนบันทึกเข้าระบบ |
e-Signature คือซอฟต์แวร์สำหรับเซ็นเอกสารแบบดิจิทัล ทำให้การอนุมัติเอกสารสะดวก ปลอดภัย และถูกต้องตามกฎหมาย คุณสมบัติหลักสามารถลงลายเซ็น ยืนยันตัวตนสำหรับผู้ลงนาม ตรวจสอบย้อนหลังได้ และป้องกันการแก้ไขเอกสารหลังเซ็น ตัวอย่างซอฟต์แวร์ที่นิยม ได้แก่ DocuSign หรือ Adobe Sign
OCR (Optical Character Recognition) คือ ซอฟต์แวร์ที่อ่านตัวอักษรจากเอกสารสแกน
หรือไฟล์ภาพ แล้วแปลงให้เป็นข้อความดิจิทัลที่นำไปใช้ต่อได้ คุณสมบัติที่ควรดู คือความแม่นยำกับเอกสารภาษาไทย ความสามารถอ่านตารางและฟอร์ม และการเชื่อมต่อกับระบบปลายทาง
ตัวอย่างซอฟต์แวร์ที่รองรับเอกสารไทยได้ดีคือ OrangeVision Form+ พัฒนาโดย OrangeFIN Asia (มาเลเซีย) ร่วมกับ KSP AsiaFIN (ไทย) ดูรายละเอียด
RPA (Robotic Process Automation) คือ ซอฟต์แวร์ที่ทำงานแทนคนบนหน้าจอ
คอมพิวเตอร์ เช่น เปิดไฟล์ คัดลอกข้อมูล และกรอกเข้าระบบ จุดเด่นคือใช้กับ โปรแกรมเดิมได้โดยไม่ต้องแก้ระบบและไม่ต้องมี API
ตัวอย่างเช่น OrangeWorkforce จาก KSP AsiaFIN ที่ทำงานร่วมกับ OrangeVision
Form+ ได้โดยตรง ดูรายละเอียด
| ภาคส่วน | ระบบที่ใช้ | แทนที่งานกระดาษแบบไหน |
|---|---|---|
| ธนาคาร | e-Statement, e-KYC | ใบแจ้งยอด เอกสารเปิดบัญชี |
| ราชการ | e-Filing, e-Tax Invoice, สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ | แบบภาษี หนังสือราชการ |
| เอกชน | HR Online, e-Invoice, e-Receipt, RPA | สัญญาจ้าง ใบลา ใบแจ้งหนี้ |
| สถาบันการศึกษา | e-Transcript, e-Certificate, e-Learning | ใบสมัคร ใบรับรอง เอกสารประกอบการสอน |
ในภาคการเงิน ลดการใช้กระดาษและเปลี่ยนเป็นดิจิทัลแทน ถือเป็นเรื่องจำเป็นเพราะเกี่ยวข้องกับข้อมูลจำนวนมหาศาลและต้องการความรวดเร็วในการบริหารจัดการ ธนาคารหลายแห่งใช้ e-Statement แทนการส่งใบแจ้งยอดกระดาษ ทำให้ลูกค้าสามารถตรวจสอบข้อมูลทางการเงินได้ผ่าน Mobile Banking หรือ Internet Banking นอกจากนี้ยังมีการใช้ e-KYC ในการเปิดบัญชีออนไลน์โดยไม่ต้องยื่นเอกสารจริง
หน่วยงานภาครัฐหลายแห่งหันมาสนับสนุนการทำงานแบบ Paperless Office ตัวอย่างเช่น กรมสรรพากรมีระบบ e-Filing สำหรับการยื่นแบบภาษีออนไลน์ และระบบ e-Tax Invoice ที่ช่วยลดการใช้เอกสารกระดาษลง นอกจากนี้ยังมีการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับการออกหนังสือราชการ การลงนาม และการส่งต่อเอกสารออนไลน์ ทำให้เจ้าหน้าที่สามารถจัดการเอกสารได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น
ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ใช้ระบบดิจิทัลสำหรับจัดเก็บและรวมไฟล์สัญญาจ้าง ใบลาหยุด หรือเอกสารภายในองค์กร ทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลผ่าน ระบบ HR Online ได้ตลอดเวลา ฝ่ายการเงินและบัญชีก็ใช้ระบบ e-Invoice และ e-Receipt เพื่อลดขั้นตอนการพิมพ์เอกสาร อีกทั้งยังมีการใช้ RPA เพื่อบันทึกข้อมูลการชำระเงินหรือดึงข้อมูลจากเอกสารเข้าสู่ระบบ ERP โดยอัตโนมัติ
การสมัครเรียนออนไลน์ที่สามารถกรอกข้อมูลและแนบเอกสารได้โดยไม่ต้องส่งแฟ้มเอกสารจริง นอกจากนี้ยังมีการใช้ระบบ e-Transcript และ e-Certificate สำหรับออกใบแสดงผลการเรียนและใบรับรองในรูปแบบดิจิทัล ซึ่งสามารถยืนยันความถูกต้องได้ทันที รวมถึงการใช้ระบบ e-Learning และแพลตฟอร์มการเรียนออนไลน์ที่ลดการพิมพ์เอกสารประกอบการสอน
จากเดิมที่ต้องค้นหาแฟ้มเอกสารหลายตู้ ปัจจุบันสามารถค้นหาไฟล์เอกสารได้เพียงไม่กี่คลิก และสามารถแชร์เอกสารให้ผู้ที่เกี่ยวข้องได้ทันทีผ่านระบบออนไลน์
ช่วยเพิ่มความปลอดภัยด้วยการรวมไฟล์ Excel, Word หรือ PowerPoint ไว้ใน Cloud หรือ ระบบ DMS ที่สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล และสามารถเก็บประวัติการใช้งานได้อีกด้วย
ไฟล์ทั้งหมดถูกเก็บไว้บน Cloud หรือระบบ DMS ที่เชื่อมต่อผ่านอินเทอร์เน็ต ทำให้พนักงานสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ต
สนับสนุนการเป็น Green Office ที่ใส่ใจสิ่งแวดล้อมด้วยการลดใช้กระดาษ ช่วยลดการตัดไม้ทำลายป่า ลดการใช้หมึกพิมพ์และพลังงานที่เกี่ยวข้องกับการผลิตเอกสาร
การใช้ e-Signature ได้รับการรับรองภายใต้พระราชบัญญัติธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 และถือว่าเป็นลายเซ็นที่ถูกต้องตามกฎหมาย หากสามารถพิสูจน์ได้ว่าผู้ลงนามเป็นบุคคลที่แท้จริง และเอกสารไม่ได้ถูกแก้ไขหลังลงนาม
PDPA เป็นกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของประเทศไทย ขณะที่ GDPR เป็นมาตรฐานสากลที่องค์กรทั่วโลกใช้เป็นแนวทาง ดังนั้น การปรับสู่ระบบ Paperless ควรคำนึงถึงมาตรฐานความปลอดภัยและการปฏิบัติตาม PDPA/GDPR เพื่อปกป้องผลประโยชน์ของทั้งองค์กรและลูกค้า
การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร เพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารในปัจจุบันมีฟีเจอร์กำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งาน เช่น อนุญาตให้เฉพาะผู้จัดการฝ่ายการเงินเข้าถึงบัญชี หรือจำกัดสิทธิ์พนักงานบางคนให้ดูเฉพาะเอกสารที่เกี่ยวข้องกับแผนกของตัวเอง
ในอนาคต ไม่เพียงแค่เก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัล แต่สามารถวิเคราะห์ และประมวลผลข้อมูลได้แบบอัตโนมัติด้วยเทคโนโลยี AI และ Machine Learning
การผสานเทคโนโลยี OCR RPA และ Cloud เข้าด้วยกันจะทำให้ Paperless Workflow กลายเป็นอัตโนมัติแทบ 100%
Paperless เป็นหัวใจสำคัญของการขับเคลื่อนองค์กรเข้าสู่ Digital Transformation เพราะโลกของธุรกิจจะก้าวเข้าสู่การใช้ข้อมูลและระบบอัตโนมัติมากขึ้น
Paperless คือ แนวคิดและวิธีการทำงานที่เปลี่ยนจากเอกสารกระดาษมาเป็น เอกสารดิจิทัล เพื่อให้จัดเก็บ ค้นหา และส่งต่อข้อมูลได้เร็วและปลอดภัยขึ้น
โดยทั่วไปใช้ร่วมกับ OCR ที่แปลงเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัล และ RPA ที่นำข้อมูลนั้นไปบันทึกเข้าระบบต่อโดยไม่ต้องคีย์ด้วยมือ
Paperless Office คือ สำนักงานที่ลดหรือเลิกใช้กระดาษในกระบวนการทำงานทั้งหมด ตั้งแต่การรับเอกสาร จัดเก็บ อนุมัติ ไปจนถึงส่งต่อ โดยใช้ระบบจัดการเอกสาร ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และระบบอัตโนมัติเข้ามาแทนที่
ช่วยลดต้นทุนกระดาษและพื้นที่จัดเก็บ ค้นหาเอกสารได้เร็ว ลดการสูญหาย เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล และเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม
