Business Process Automation เป็นเทคโนโลยีที่ช่วยทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติ ลดขั้นตอนที่ต้องใช้แรงงานคน และเพิ่มความแม่นยำในการดำเนินงาน โดยสามารถนำมาใช้ได้ในหลากหลายอุตสาหกรรม เช่น การเงิน การผลิต การตลาด และการบริหารทรัพยากรบุคคล โดยรวมแล้ว BPA เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถเติบโตอย่างยั่งยืน
BPA ย่อมาจาก Business Process Automation คือกระบวนการใช้เทคโนโลยีที่ช่วยให้การทำงานที่ซ้ำซ้อนเป็นการทำงานอัตโนมัติ ลดภาระงานที่ต้องใช้แรงงานคน BPA ไม่เพียงแค่ช่วยให้การทำงานรวดเร็วขึ้น แต่ยังช่วยลดข้อผิดพลาด เพิ่มความแม่นยำ และทำให้การดำเนินงานเป็นมาตรฐานมากขึ้น BPA สามารถนำไปใช้ได้กับงานเอกสาร การอนุมัติคำขอ การจัดการข้อมูล หรือแม้แต่การดูแลลูกค้า องค์กรสามารถใช้ BPA เพื่อปรับปรุงการทำงานภายในให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดค่าใช้จ่าย และเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน
องค์ประกอบหลักของ BPA ประกอบด้วย Workflow ที่ช่วยให้การดำเนินงานเป็นระบบ, Data Integration ที่เชื่อมโยงข้อมูลจากหลายแหล่ง, Rule-Based Processing ที่ใช้กฎเกณฑ์ช่วยในการตัดสินใจ, AI และ ML ที่ช่วยให้ระบบสามารถเรียนรู้และพัฒนาได้เอง และ Robotic Process Automation ที่ช่วยให้ซอฟต์แวร์สามารถทำงานซ้ำๆ แทนพนักงานได้
Workflow Automation คือกระบวนการทำงานแบบอัตโนมัติที่ช่วยลดต้นทุนด้านแรงงานในงานที่ต้องทำซ้ำๆ เช่น การอนุมัติเอกสาร การจัดการคำขอ หรือการแจ้งเตือนอัตโนมัติ ระบบช่วยให้กระบวนการ Workflow มีความต่อเนื่อง ลดระยะเวลาการดำเนินงาน และเพิ่มความแม่นยำ โดยเฉพาะในองค์กรที่ต้องจัดการเอกสารจำนวนมาก ตัวอย่างเช่น ระบบอนุมัติใบลาในรูปแบบออนไลน์ที่ไม่ต้องใช้เอกสารกระดาษหรือรอให้ผู้จัดการตรวจสอบด้วยตัวเองและเซ็นเอกสารกระดาษ
Data Integration เป็นการรวมข้อมูลจากหลายแหล่งให้อยู่ในระบบเดียวกัน ทำให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างถูกต้องและทันเวลา โดยช่วยให้ข้อมูลจากระบบต่างๆ เช่น CRM, ERP และบัญชี สามารถทำงานร่วมกันได้แบบเรียลไทม์ ข้อดีของ Data Integration คือช่วยลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ ลดความซ้ำซ้อน และช่วยให้การตัดสินใจเป็นไปอย่างแม่นยำยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น ระบบขายหน้าร้านที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบสต๊อกสินค้าและการเงินโดยอัตโนมัติ
Rule-Based Processing คือระบบที่ใช้กฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าในการตัดสินใจและดำเนินการโดยอัตโนมัติ ช่วยลดการใช้แรงงานคน และทำให้กระบวนการทำงานเป็นมาตรฐาน ตัวอย่าง Rule-Based เช่น การคัดกรองใบสมัครงานอัตโนมัติ โดยระบบจะพิจารณาจากคุณสมบัติที่กำหนด เช่น ประสบการณ์ทำงานและวุฒิการศึกษา หรือระบบคำนวณภาษีอัตโนมัติที่ช่วยให้กระบวนการทำงานมีความแม่นยำและรวดเร็วขึ้น
Artificial intelligence (AI) และ Machine Learning (ML) เป็นเทคโนโลยีที่ช่วยให้ระบบอัตโนมัติทำงานได้อย่างชาญฉลาด สามารถเรียนรู้จากข้อมูล วิเคราะห์แนวโน้ม และพัฒนากระบวนการทำงานให้ดีขึ้น AI และ ML ถูกนำมาใช้ในหลากหลายด้าน เช่น Chatbot ที่สามารถโต้ตอบกับลูกค้าได้แบบเรียลไทม์ หรือระบบ AI ที่ช่วยวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อคาดการณ์พฤติกรรมลูกค้า นอกจากนี้ AI และ ML ยังสามารถช่วยปรับปรุงการตัดสินใจของระบบอัตโนมัติ
Robotic Process Automation หรือ RPA เป็นเทคโนโลยีที่ช่วยให้ซอฟต์แวร์หุ่นยนต์สามารถทำงานซ้ำๆ ได้โดยอัตโนมัติ เช่น การป้อนข้อมูล การโอนย้ายข้อมูลระหว่างระบบหรือการสร้างรายงาน ข้อดีของ RPA คือช่วยลดภาระที่ต้องทำด้วยมือ ลดข้อผิดพลาด และทำให้การทำงานรวดเร็วขึ้น
BPA และ RPA เป็นการทำงานอัตโนมัติที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับองค์กร แต่มีแนวทางที่ต่างกัน BPA เป็นการปรับปรุงกระบวนการทำงานทั้งระบบ โดยอาจใช้ซอฟต์แวร์ AI หรือระบบ Workflow Automation เพื่อให้ทุกฝ่ายทำงานได้ราบรื่นขึ้น ในขณะที่ RPA เป็นการใช้หุ่นยนต์ซอฟต์แวร์มาทำงานซ้ำๆ แทนมนุษย์ เช่น กรอกข้อมูล หรือคัดลอกรายงาน BPA เหมาะกับการเปลี่ยนแปลงเชิงโครงสร้างองค์กร ส่วน RPA ใช้ได้กับระบบเดิมโดยไม่ต้องเปลี่ยนโครงสร้างมากนัก RPA ให้ผลลัพธ์เร็วและช่วยลดภาระงานที่ต้องทำซ้ำ ส่วน BPA มองไกลกว่านั้น คือทำให้กระบวนการทั้งหมดมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น องค์กรขนาดใหญ่มักใช้ BPA เพื่อปรับโครงสร้างการทำงาน ส่วน RPA เหมาะกับการเพิ่มความเร็วและลดต้นทุนในงานเฉพาะจุด เปรียบเทียบให้เห็นภาพมากขึ้น BPA คือภาพรวมของการทำงานอัตโนมัติทั้งองค์กร ส่วน RPA เป็นเครื่องมือหนึ่งที่ช่วยให้การทำงานอัตโนมัติเป็นจริงได้
Business Process Automation (BPA) ไม่ได้จำกัดเฉพาะองค์กรขนาดใหญ่ แม้แต่ธุรกิจขนาดเล็กก็สามารถใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และขยายการเติบโตได้ เช่น การตั้งค่าให้ระบบอีเมลตอบอัตโนมัติเมื่อมีคำสั่งซื้อ หรือเชื่อมต่อระบบหลังบ้านกับระบบบัญชีโดยไม่ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำ
ได้แน่นอน ความสามารถของ Business Process Automation (BPA) คือการประสานงานระหว่างแผนกที่เคยทำงานแบบไซโล (แยกกัน) ให้เชื่อมต่อกันได้อย่างอัตโนมัติ เช่น:
