การบูรณาการข้อมูล คือกระบวนการนำข้อมูลจากหลายระบบ หรือหลายแพลตฟอร์ม มารวมให้เป็นหนึ่งเดียวอย่างเป็นระบบ เพื่อให้ข้อมูลเหล่านั้นสามารถนำมาใช้วิเคราะห์ ตัดสินใจ และสร้างมูลค่าเชิงธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ปัจจุบันมีระบบจำนวนมากที่แยกการทำงานออกจากกัน เช่น ระบบ CRM สำหรับลูกค้า หรือระบบ ERP สำหรับการจัดการภายใน ทำให้ข้อมูลกระจัดกระจายและยากต่อการนำมาใช้ประโยชน์อย่างแท้จริง การทำ Data Integration จึงเข้ามาช่วยเชื่อมต่อข้อมูลเหล่านั้นให้ต่อเนื่องกันมากขึ้น ลดการทำงานซ้ำซ้อน และทำให้ข้อมูลสามารถไหลเวียนข้ามระบบได้อย่างราบรื่น
Data Integration ในมุมของการออกแบบระบบ หมายถึงการจัดโครงสร้างให้ข้อมูลจากแต่ละแหล่งสามารถแลกเปลี่ยนกันได้อย่างเป็นตรรกะ โดยไม่จำเป็นต้องรวมข้อมูลเข้าที่เดียวทันที แต่สร้างโครงสร้างเชื่อมโยงข้อมูลที่มีการกำหนดกติกา วิธีแลกเปลี่ยน และมาตรฐานเดียวกัน เพื่อให้ระบบต่าง ๆ สามารถเรียกใช้ข้อมูลร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ หลายองค์กรไม่สามารถเปลี่ยนระบบทั้งหมดในครั้งเดียวได้ การบูรณาการข้อมูลจึงทำหน้าที่เป็นชั้นกลางที่ช่วยให้ระบบรุ่นเก่าสามารถทำงานร่วมกับระบบยุคใหม่ได้อย่างสอดประสาน
การเลือกใช้รูปแบบที่เหมาะสมจะส่งผลต่อประสิทธิภาพของการตัดสินใจและความสามารถในการขยายระบบในอนาคต รูปแบบที่นิยมใช้ในองค์กรสามารถแบ่งได้ดังนี้
Batch Integration การดึงข้อมูลเป็นรอบตามช่วงเวลาที่กำหนด เช่น ทุกวันช่วงเที่ยงคืน หรือทุกสิ้นเดือน เหมาะสำหรับข้อมูลที่ไม่จำเป็นต้องแสดงผลแบบทันที เช่น รายงานยอดขายประจำวันหรือการรวมข้อมูลเพื่อทำสรุปเชิงวิเคราะห์
Real-time คือการทำให้ข้อมูลไหลเวียนระหว่างระบบทันทีที่มีการเปลี่ยนแปลง เช่น เมื่อมีคำสั่งซื้อใหม่ ข้อมูลจะถูกส่งไปยังระบบสต๊อก ระบบบัญชี และระบบแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติแบบไม่ต้องรอรอบประมวลผล
API Integration คือการเชื่อมระบบด้วยการเรียกใช้งานข้อมูลผ่าน API หรือ Webhook โดยไม่ต้องดึงข้อมูลทั้งก้อนแบบ Batch และไม่ต้องเปิดการส่งข้อมูลตลอดเวลาเหมือน Real-time แต่ใช้หลักการเรียกใช้เมื่อจำเป็น
ขั้นตอนแรกคือการดึงข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ เช่น ระบบ ERP, CRM, ระบบขายหน้าร้าน, ไฟล์ Excel ภายในองค์กร หรือแม้แต่ฐานข้อมูลจากระบบภายนอก เป้าหมายของขั้นตอนนี้ไม่ใช่แค่นำข้อมูลออกมา แต่ต้องดึงอย่างมีแบบแผน ควบคุมเวอร์ชัน และรู้ว่าข้อมูลที่ดึงมามีที่มาจากจุดใด เพื่อป้องกันปัญหาข้อมูลซ้ำซ้อน
ข้อมูลที่มาจากหลายระบบมักมีรูปแบบไม่เหมือนกัน เช่น วันที่อาจอยู่คนละฟอร์แมต, ฟิลด์ข้อมูลบางระบบใช้ชื่อไม่ตรงกัน หรือบางระบบใช้รหัสแทนข้อความจริง กระบวนการแปลงข้อมูลจึงถูกใช้เพื่อจัดรูปแบบ และปรับข้อมูลให้สอดคล้องกับโครงสร้างกลาง การแปลงข้อมูลที่ดีจะช่วยให้การรวมข้อมูลในขั้นต่อไปทำได้ง่ายขึ้น
เมื่อข้อมูลถูกแปลงให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือการนำเข้าข้อมูลไปยังระบบปลายทาง ต้องอยู่ภายใต้การควบคุมเรื่องลำดับการโหลดข้อมูล ความเร็ว และการตรวจสอบความสมบูรณ์ขณะส่งต่อ บางองค์กรอาจเลือกแนวทาง Load ก่อน Transform (ELT) ส่วนบางองค์กรเลือกใช้วิธี Transform ก่อน Load (ETL)
Metadata คือ ข้อมูลอธิบายข้อมูล เช่น ข้อมูลชุดนี้มาจากระบบไหน ดึงเมื่อไร มีฟิลด์อะไรบ้าง ใช้มาตรฐานใดในการเก็บ ควบคู่กับ Metadata องค์กรยังต้องมีระบบบริหารคุณภาพข้อมูล เพื่อมั่นใจว่าข้อมูลที่ส่งต่อเข้าสู่กระบวนการวิเคราะห์จะไม่ผิดพลาด และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าเกิดข้อผิดพลาดในขั้นตอนไหน
แพลตฟอร์มนี้ออกแบบมาเพื่อดึง แปลง และโหลดข้อมูลโดยเฉพาะ เช่น Informatica, Talend, Pentaho, Fivetran, Airbyte และเครื่องมือบน Cloud อย่าง Azure Data Factory, AWS Glue, Google Cloud Dataflow เครื่องมือเหล่านี้ช่วยลดภาระงานด้านโค้ด ควบคุมเส้นทางข้อมูลได้ง่าย
เครื่องมือประเภท API Integration เช่น MuleSoft, Boomi, Workato หรือ Zapier (ในระดับเบา) ถูกใช้เมื่อองค์กรต้องเชื่อมระบบจำนวนมาก และต้องการให้ข้อมูลไหลไปมาระหว่างระบบได้ยืดหยุ่น เหมาะกับองค์กรที่ต้องเชื่อมต่อ SaaS หรือระบบภายนอกหลายระบบพร้อมกัน
องค์กรที่ใช้ระบบที่ไม่รองรับ API หรือไม่สามารถเชื่อมต่อแบบอัตโนมัติได้โดยตรง ระบบ Automation เช่น RPA (Robotic Process Automation) จึงถูกนำมาใช้เพื่อจำลองการทำงานของมนุษย์ เช่น กรอกข้อมูลจากระบบหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่ง ดาวน์โหลดไฟล์จากอีเมลแล้วอัปโหลดเข้าสู่ระบบ
การใช้ RPA (Robotic Process Automation) จึงกลายเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่เข้ามาเติมเต็มช่องว่างของการเชื่อมต่อข้อมูลในจุดที่ Data Integration Tools ทั่วไปไม่สามารถเข้าถึงได้ บทบาทของ RPA ใน Data Integration ไม่ใช่การแทนที่เทคโนโลยีแบบ ETL หรือ API แต่เป็นการทำหน้าที่เป็นสะพานเชื่อมระบบ เพื่อให้ข้อมูลสามารถเคลื่อนที่จากระบบหนึ่งไปยังอีกระบบได้
RPA ถูกออกแบบมาให้เลียนแบบการทำงานของผู้ใช้ระบบ เช่น คลิก, กรอกข้อมูล, ดาวน์โหลดไฟล์ หรือคัดลอกข้อมูลจากหน้าจอ ซึ่งเป็นจุดแข็งที่สามารถนำมาใช้กับระบบที่ไม่มี API หรือไม่สามารถเปิดฐานข้อมูลโดยตรงได้ โดยไม่ต้องแก้ระบบหลัก
