หลายองค์กรยังคงทำงานบน Legacy System ที่ใช้งานมาหลายปี ซึ่งมักเป็นระบบหลักขององค์กร การย้ายข้อมูลไปยังระบบใหม่อาจต้องใช้เวลานาน มีต้นทุนสูง อีกทั้งยังเสี่ยงต่อความต่อเนื่องทางธุรกิจ และอาจทำให้ข้อมูลสูญหาย การนำ Robotic Process Automation (RPA) เข้ามาเชื่อมต่อและทำงานร่วมกับระบบเก่าให้เป็นอัตโนมัติ จึงกลายเป็นทางออกที่หลายบริษัทเลือกใช้ เพราะช่วยให้ระบบเดิมสามารถทำงานได้เต็มประสิทธิภาพโดยไม่ต้องลงทุนพัฒนาระบบใหม่ และไม่ต้องทิ้งระบบเดิมที่ลงทุนไปแล้ว
ด้วยเหตุนี้ ธุรกิจที่ยังใช้ Legacy System จึงสามารถขับเคลื่อนธุรกิจได้อย่างราบรื่น ด้วยการใช้ RPA ที่เปรียบเสมือนสะพานเชื่อมต่อข้อมูลให้ทำงานอัตโนมัติ
ระบบเดิมถูกออกแบบมาให้ทำงานแบบ Manual ขั้นตอนส่วนใหญ่ต้องอาศัยพนักงานคีย์ข้อมูล ตรวจสอบ และโอนย้ายข้อมูลไปยังส่วนต่าง ๆ ของระบบ ทำให้องค์กรที่นำระบบอัตโนมัติเข้ามาใช้กับระบบเดิมยังไม่รองรับการทำงาน
ระบบสมัยใหม่ เช่น ERP, Cloud หรือแพลตฟอร์ม AI เป็นส่วนสำคัญของธุรกิจในยุคปัจจุบัน แต่ปัญหาที่พบบ่อยคือ Legacy System ไม่รองรับการเชื่อมต่อกับเทคโนโลยีสมัยใหม่ องค์กรจำนวนมากจึงประสบปัญหาข้อมูลไม่เชื่อมโยงกัน
Legacy System จำนวนมากถูกออกแบบมาโดยไม่มีโครงสร้างที่รองรับ API (แลกเปลี่ยนข้อมูลอัตโนมัติและรวดเร็ว) ส่งผลให้การดึงข้อมูลและอัปเดตข้อมูลกลายเป็นเรื่องยุ่งยาก ต้องให้พนักงานทำการโอนย้ายข้อมูลด้วยมือ
ระบบเดิมส่วนใหญ่ไม่มีการออกแบบโครงสร้างให้รองรับความซับซ้อนของข้อมูลในปัจจุบัน ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลลูกค้า หรือข้อมูลทางการเงิน มักจะถูกจัดเก็บไม่เป็นรูปแบบเดียวกัน ส่งผลให้การนำข้อมูลไปใช้วิเคราะห์หรือสร้างรายงานเป็นเรื่องซับซ้อน
ต้องใช้พนักงานจำนวนมากในการทำงานที่ซ้ำซ้อน เช่น การกรอกข้อมูลเดียวกันในหลายระบบ หรือโอนย้ายข้อมูลไปมาระหว่างแพลตฟอร์มต่าง ๆ ทำให้สิ้นเปลืองทรัพยากรบุคคลและเสี่ยงต่อการเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ (Human Error)
Robotic Process Automation (RPA) คือซอฟต์แวร์ที่ทำงานอัตโนมัติโดยการเลียนแบบการทำงานของมนุษย์ เช่น คัดลอกข้อมูลจากระบบหนึ่งไปอีกระบบหนึ่ง หรือการล็อกอินเข้าสู่ระบบเก่า ดึงข้อมูลลูกค้า แล้วนำข้อมูลมาใส่อีกระบบหนึ่ง หลักการทำงานเริ่มจากการระบุขั้นตอนการทำงาน จากนั้นนักพัฒนา RPA จะสร้างบอทให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้แบบอัตโนมัติ
การเชื่อมต่อกับระบบเดิมให้ทำงานอัตโนมัติด้วย RPA ต้องอาศัยการวางแผนที่ชัดเจน เริ่มจากการวิเคราะห์กระบวนการ เลือกงานที่เหมาะสม พัฒนา Bot ไปจนถึงการทดสอบและติดตามผลหลังใช้งาน
ศึกษาและทำความเข้าใจกระบวนการทำงานในทุกขั้นตอน และหางานที่ซ้ำซ้อน ใช้เวลามาก
เลือกงานที่เหมาะสม เพื่อให้ RPA ช่วยงานที่สร้างคุณค่ามากที่สุด และเป็นงานที่ทำซ้ำ ๆ
ออกแบบ Bot ให้ทำงานร่วมกับระบบเดิมได้อย่างราบรื่น โดยไม่กระทบกับระบบหลักที่ใช้งาน
ทดสอบกับข้อมูลจำนวนมาก เพื่อดูความเสถียร และปรับปรุงให้ทำงานแม่นยำขึ้นเมื่อพบปัญหา
ตรวจสอบการทำงานอย่างสม่ำเสมอ และตั้งค่าแจ้งเตือนเมื่อบอทเกิดปัญหาหรือข้อผิดพลาด
ด้านล่างนี้คือตัวอย่างกรณีศึกษาจากหลายอุตสาหกรรมที่แสดงให้เห็นถึงศักยภาพของ RPA ในการเชื่อมต่อกับระบบเก่า
Core Banking System เป็นระบบหลักที่ธนาคารใช้มานานหลายปี หลายธนาคารจึงเลือกใช้ RPA ในการเชื่อมต่อข้อมูลกับระบบอื่น ตัวอย่างเช่น บอท Login เข้าสู่ Core Banking แล้วดึงข้อมูลบัญชีและประวัติการทำธุรกรรมมาอัปเดตในระบบ CRM โดยอัตโนมัติ
ข้อมูลลูกค้าในธุรกิจประกันภัยมักเก็บอยู่ในหลายระบบ การย้ายข้อมูลจำนวนมหาศาลไปยังระบบใหม่ทำได้โดยให้ Bot เข้าไปดึงข้อมูลกรมธรรม์ ประวัติการเคลม และเอกสารประกอบ นำมาตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และอัปโหลดเข้าสู่ระบบใหม่
ภาครัฐจำนวนมากยังใช้ Legacy System เพื่อเก็บข้อมูลและดำเนินงานเอกสาร ทำให้การยื่นเอกสาร หรือลงทะเบียนต่าง ๆ ล่าช้า จึงนำ Bot มาตรวจสอบข้อมูลผู้ยื่นคำขอจากฐานข้อมูลเดิม ดึงเอกสารที่เกี่ยวข้องจากระบบเดิม และอัปเดตสถานะในระบบใหม่
แม้ RPA จะช่วยเชื่อมต่อระหว่างระบบเดิมกับระบบใหม่ให้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ แต่ก็มีความเสี่ยงที่ต้องระวัง หากละเลยอาจทำให้ข้อมูลสูญหาย หรือกระทบกระบวนการทำงาน ดังนั้นการเตรียมแผนรับมือหรือกำหนดมาตรการควบคุม จะช่วยลดความเสี่ยงและทำให้การใช้งาน RPA เป็นไปอย่างราบรื่น
หลายคนคิดว่าเมื่อติดตั้ง RPA แล้ว ปล่อยให้ทำงานเองได้โดยไม่ต้องตรวจสอบ ซึ่งเป็นความเข้าใจผิด การละเลยการติดตาม ทำให้เกิดข้อผิดพลาดโดยไม่รู้ตัว
ความปลอดภัยของข้อมูลเป็นสิ่งหนึ่งที่ควรให้ความสำคัญ การเลือกใช้บอทที่ไม่ได้มาตรฐานอาจทำให้ระบบเสี่ยงต่อการถูกเข้าถึงข้อมูลหรือโจมตีจากผู้ไม่หวังดี
Bot ถูกออกแบบให้ทำตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ หากมีการเปลี่ยนแปลงหน้าจอ หรือเปลี่ยนโครงสร้าง อาจทำให้ Bot ทำงานผิดพลาด หรือหยุดทำงานทันที
การนำ RPA เข้ามาใช้ในองค์กร อาจส่งผลกระทบต่อวิธีการทำงานและวัฒนธรรมองค์กร หากไม่มีการสื่อสารที่ดี อาจทำให้เกิดการต่อต้านจากพนักงาน
