Paperless คือแนวคิดและวิธีการทำงานแบบลดการใช้เอกสารกระดาษ โดยเปลี่ยนจากการใช้เอกสารรูปแบบเดิมมาเป็นเอกสารดิจิทัล เพื่อจัดเก็บ ประมวลผล และส่งต่อข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและปลอดภัย โดยเอกสารต่าง ๆ จะถูกจัดเก็บในรูปแบบไฟล์ PDF, Word, Excel หรือจัดเก็บบน Cloud ปัจจุบันหลายบริษัทนำเทคโนโลยี Optical Character Recognition มาใช้เพื่อแปลงเอกสารกระดาษให้กลายเป็นไฟล์ดิจิทัล ขณะเดียวกัน RPA ช่วยนำข้อมูลที่ได้จาก OCR ไปจัดเก็บ ประมวลผล หรือส่งต่อไปยังระบบต่าง ๆ
01
ขั้นตอนแรกของการทำคือการนำเอกสารกระดาษที่มีอยู่เดิมทั้งหมดมา สแกนและแปลงให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล (e-Document) การสแกนช่วยเปลี่ยนข้อมูลจากกระดาษให้กลายเป็นไฟล์ PDF หรือภาพสแกน จากนั้นจึงนำไปเก็บไว้ในระบบจัดการเอกสาร DMS เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและจัดการในอนาคต
02
อีกหนึ่งในขั้นตอนสำคัญของการสร้าง Paperless Office คือการเปลี่ยนจากการเซ็นเอกสารบนกระดาษมาเป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ การใช้ e-signature ซึ่งช่วยให้การอนุมัติเอกสารเป็นไปอย่างรวดเร็ว ปลอดภัย และสะดวกยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นที่ทำงาน บ้าน หรือระหว่างการเดินทาง
03
OCR เทคโนโลยีที่มีบทบาทสำคัญในระบบ Paperless Office โดยทำหน้าที่ดึงข้อมูลจากเอกสารสแกน หรือเอกสารที่เป็นไฟล์รูปภาพแล้วแปลงให้อยู่ในรูปแบบข้อความดิจิทัล ตัวอย่างเช่น นำใบกำกับภาษีมาสแกน จากนั้นใช้ OCR ดึงข้อมูลสำคัญที่อยู่ในเอกสารสแกน เพื่อนำไปใช้งานต่อในระบบอื่น
04
เมื่อได้ข้อมูลจาก OCR แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการใช้ RPA ดึงข้อความดิจิทัลที่ได้จาก OCR นำมาบันทึกลงระบบ ERP, CRM หรือระบบต่าง ๆ โดยไม่ต้องใช้คนคีย์ข้อมูล นอกจากนี้ RPA ยังสามารถย้ายไฟล์หรือจัดการเอกสารจำนวนมากได้โดยไม่เกิดข้อผิดพลาด
การสร้าง Paperless Office ให้มีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องมีเครื่องมือเข้ามาช่วยจัดการเอกสารและขั้นตอนการทำงาน โดยแบ่งซอฟต์แวร์หลัก ๆ สำหรับ Paperless ออกเป็น 4 กลุ่ม ดังนี้
e-Signature คือซอฟต์แวร์สำหรับเซ็นเอกสารแบบดิจิทัล ทำให้การอนุมัติเอกสารสะดวก ปลอดภัย และถูกต้องตามกฎหมาย คุณสมบัติหลักสามารถลงลายเซ็น ยืนยันตัวตนสำหรับผู้ลงนาม ตรวจสอบย้อนหลังได้ และป้องกันการแก้ไขเอกสารหลังเซ็น ตัวอย่างซอฟต์แวร์ที่นิยม ได้แก่ DocuSign หรือ Adobe Sign
ตัวอย่างซอฟต์แวร์ OCR ที่แนะนำคือ OrangeVision Form+ เป็นซอฟต์แวร์ที่พัฒนาโดย OrangeFIN Asia จากประเทศมาเลเซีย และ KSP AsiaFIN จากประเทศไทย เพื่อให้ซอฟต์แวร์สามารถอ่านตัวอักษรภาษาไทยจากเอกสารมีความแม่นยำสูง
RPA (Robotic Process Automation) แนะนำซอฟต์แวร์ OrangeWorkforce จาก KSP AsiaFIN ซึ่งเป็นระบบที่ใช้งานง่าย เหมาะกับองค์กรทุกขนาด งานที่มีกระบวนการซ้ำ ๆ หลักการทำงานชัดเจน และสามารถทำงานร่วมกับ Orange Vision Form+ OCR ได้ดี
ในภาคการเงิน ลดการใช้กระดาษและเปลี่ยนเป็นดิจิทัลแทน ถือเป็นเรื่องจำเป็นเพราะเกี่ยวข้องกับข้อมูลจำนวนมหาศาลและต้องการความรวดเร็วในการบริหารจัดการ ธนาคารหลายแห่งใช้ e-Statement แทนการส่งใบแจ้งยอดกระดาษ ทำให้ลูกค้าสามารถตรวจสอบข้อมูลทางการเงินได้ผ่าน Mobile Banking หรือ Internet Banking นอกจากนี้ยังมีการใช้ e-KYC ในการเปิดบัญชีออนไลน์โดยไม่ต้องยื่นเอกสารจริง
หน่วยงานภาครัฐหลายแห่งหันมาสนับสนุนการทำงานแบบ Paperless Office ตัวอย่างเช่น กรมสรรพากรมีระบบ e-Filing สำหรับการยื่นแบบภาษีออนไลน์ และระบบ e-Tax Invoice ที่ช่วยลดการใช้เอกสารกระดาษลง นอกจากนี้ยังมีการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับการออกหนังสือราชการ การลงนาม และการส่งต่อเอกสารออนไลน์ ทำให้เจ้าหน้าที่สามารถจัดการเอกสารได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น
ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ใช้ระบบดิจิทัลสำหรับจัดเก็บและรวมไฟล์สัญญาจ้าง ใบลาหยุด หรือเอกสารภายในองค์กร ทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลผ่าน ระบบ HR Online ได้ตลอดเวลา ฝ่ายการเงินและบัญชีก็ใช้ระบบ e-Invoice และ e-Receipt เพื่อลดขั้นตอนการพิมพ์เอกสาร อีกทั้งยังมีการใช้ RPA เพื่อบันทึกข้อมูลการชำระเงินหรือดึงข้อมูลจากเอกสารเข้าสู่ระบบ ERP โดยอัตโนมัติ
การสมัครเรียนออนไลน์ที่สามารถกรอกข้อมูลและแนบเอกสารได้โดยไม่ต้องส่งแฟ้มเอกสารจริง นอกจากนี้ยังมีการใช้ระบบ e-Transcript และ e-Certificate สำหรับออกใบแสดงผลการเรียนและใบรับรองในรูปแบบดิจิทัล ซึ่งสามารถยืนยันความถูกต้องได้ทันที รวมถึงการใช้ระบบ e-Learning และแพลตฟอร์มการเรียนออนไลน์ที่ลดการพิมพ์เอกสารประกอบการสอน
จากเดิมที่ต้องค้นหาแฟ้มเอกสารหลายตู้ ปัจจุบันสามารถค้นหาไฟล์เอกสารได้เพียงไม่กี่คลิก และสามารถแชร์เอกสารให้ผู้ที่เกี่ยวข้องได้ทันทีผ่านระบบออนไลน์
ช่วยเพิ่มความปลอดภัยด้วยการรวมไฟล์ Excel, Word หรือ PowerPoint ไว้ใน Cloud หรือ ระบบ DMS ที่สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล และสามารถเก็บประวัติการใช้งานได้อีกด้วย
ไฟล์ทั้งหมดถูกเก็บไว้บน Cloud หรือระบบ DMS ที่เชื่อมต่อผ่านอินเทอร์เน็ต ทำให้พนักงานสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ต
สนับสนุนการเป็น Green Office ที่ใส่ใจสิ่งแวดล้อมด้วยการลดใช้กระดาษ ช่วยลดการตัดไม้ทำลายป่า ลดการใช้หมึกพิมพ์และพลังงานที่เกี่ยวข้องกับการผลิตเอกสาร
การใช้ e-Signature ได้รับการรับรองภายใต้พระราชบัญญัติธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 และถือว่าเป็นลายเซ็นที่ถูกต้องตามกฎหมาย หากสามารถพิสูจน์ได้ว่าผู้ลงนามเป็นบุคคลที่แท้จริง และเอกสารไม่ได้ถูกแก้ไขหลังลงนาม
PDPA เป็นกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของประเทศไทย ขณะที่ GDPR เป็นมาตรฐานสากลที่องค์กรทั่วโลกใช้เป็นแนวทาง ดังนั้น การปรับสู่ระบบ Paperless ควรคำนึงถึงมาตรฐานความปลอดภัยและการปฏิบัติตาม PDPA/GDPR เพื่อปกป้องผลประโยชน์ของทั้งองค์กรและลูกค้า
การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร เพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารในปัจจุบันมีฟีเจอร์กำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งาน เช่น อนุญาตให้เฉพาะผู้จัดการฝ่ายการเงินเข้าถึงบัญชี หรือจำกัดสิทธิ์พนักงานบางคนให้ดูเฉพาะเอกสารที่เกี่ยวข้องกับแผนกของตัวเอง
ในอนาคต ไม่เพียงแค่เก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัล แต่สามารถวิเคราะห์ และประมวลผลข้อมูลได้แบบอัตโนมัติด้วยเทคโนโลยี AI และ Machine Learning
การผสานเทคโนโลยี OCR RPA และ Cloud เข้าด้วยกันจะทำให้ Paperless Workflow กลายเป็นอัตโนมัติแทบ 100%
Paperless เป็นหัวใจสำคัญของการขับเคลื่อนองค์กรเข้าสู่ Digital Transformation เพราะโลกของธุรกิจจะก้าวเข้าสู่การใช้ข้อมูลและระบบอัตโนมัติมากขึ้น
