การจัดการใบสั่งซื้อ (PO) ที่ดีจำเป็นต้องมีระบบที่ช่วยควบคุมต้นทุน ตรวจสอบค่าใช้จ่ายย้อนหลังได้ง่าย และสร้างความโปร่งใสในการทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์ แต่ยังมีหลายบริษัทที่ยังทำเอกสาร PO แบบ Manual ซึ่งเสี่ยงต่อความผิดพลาดและสิ้นเปลืองเวลา การนำระบบอัตโนมัติมาช่วยสร้างและจัดการ จึงเป็นแนวทางใหม่ที่ช่วยยกระดับประสิทธิภาพการทำงาน ลดภาระงานเอกสาร และทำให้องค์กรสามารถเติบโตได้โดยไม่ต้องเพิ่มทรัพยากรมากเกินความจำเป็น
PO ย่อมาจาก Purchase Order คือเอกสารสัญญาที่ผู้ซื้อออกให้แก่ผู้ขาย เพื่อยืนยันความต้องการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการ โดยจะระบุรายละเอียดสำคัญ เช่น ประเภทสินค้า หรือเงื่อนไขการชำระเงิน จุดประสงค์หลักคือการสร้างหลักฐานที่ทั้งสองฝ่ายยอมรับร่วมกัน ป้องกันความคลาดเคลื่อนในการซื้อขาย และช่วยควบคุมงบประมาณขององค์กร
ใบสั่งซื้อที่สมบูรณ์ควรประกอบด้วยข้อมูลที่ครบถ้วนและชัดเจน เพราะหากขาดข้อมูลใดข้อมูลหนึ่งไป อาจนำไปสู่ความล่าช้าในการส่งมอบ หรือปัญหาในการตรวจสอบภายหลังได้ โดยทั่วไป PO ที่ดีจะมีองค์ประกอบหลัก ๆ ดังต่อไปนี้
01
02
03
04
การออก PO แบบ Manual มักใช้เวลานาน เนื่องจากต้องผ่านหลายขั้นตอน เช่น การกรอกข้อมูล การส่งเอกสารให้ผู้มีอำนาจอนุมัติ และการส่งต่อไปยังผู้ขาย ซึ่งแต่ละขั้นตอนอาจใช้เวลาหลายวัน
การกรอกเอกสารด้วยมือหรือพิมพ์ข้อมูลลงในไฟล์ต่าง ๆ มีโอกาสผิดพลาดได้ง่าย ไม่ว่าจะเป็นการสะกดชื่อผู้ขายผิด ระบุรหัสสินค้าผิด หรือใส่ตัวเลขปริมาณและราคาที่ไม่ถูกต้อง
ระบบ Manual ทำให้เกิดงานเอกสารจำนวนมาก ทุกครั้งที่มีการเปิด PO จะต้องพิมพ์หรือเขียนเอกสารใหม่ แยกเก็บเป็นแฟ้มเอกสาร หรือส่งต่อเป็นไฟล์แนบอีเมล
เมื่อต้องการตรวจสอบการสั่งซื้อย้อนหลัง ต้องใช้เวลาค้นหาเอกสารจำนวนมากจากแฟ้มเก็บเอกสาร หรือจากไฟล์ที่กระจัดกระจายในโฟลเดอร์ บางครั้งเอกสารสูญหายหรือไม่ครบถ้วน
การทำงานแบบอัตโนมัติในกระบวนการออกใบสั่งซื้อ (PO Automation) มีจุดหมายเพื่อแก้ปัญหาการทำงานล่าช้า ทำงานผิดพลาด และภาระการจัดเก็บเอกสาร โดยมี Workflow ที่เป็นลำดับขั้นตอนการสั่งซื้อชัดเจน ตั้งแต่การเปิด PO ไปจนถึงการบันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบ
สร้างใบสั่งซื้อจากข้อมูลที่มีอยู่แล้ว เช่น จากใบขอซื้อ (PR) หรือจากฐานข้อมูลสินค้าในระบบ การเปิด PO จึงทำได้เพียงไม่กี่คลิก ข้อมูลสำคัญอย่างชื่อผู้ขาย รายการสินค้า ปริมาณ และราคา ถูกดึงเข้ามาใส่ในเอกสาร PO อัตโนมัติ
ระบบจะเชื่อมโยงกับฐานข้อมูลที่มีอยู่ ไม่ว่าจะเป็นรายการสินค้าขององค์กร ข้อมูลผู้ขาย หรือใบขอซื้อที่ผ่านการอนุมัติแล้ว การดึงข้อมูลนี้ช่วยให้การสร้าง PO แม่นยำมากขึ้น
ระบบอัตโนมัติจะช่วยตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล เช่น ตรวจสอบว่ามีการอนุมัติเอกสาร PR แล้วหรือไม่ ราคาใส่ตรงกับเงื่อนไขที่ตกลงไว้หรือไม่ รวมถึงตรวจสอบว่าสินค้าหรือบริการนั้นอยู่ในงบประมาณที่กำหนดไว้หรือไม่
กำหนด Workflow การอนุมัติที่ชัดเจน เช่น หากมูลค่าการสั่งซื้อไม่เกินวงเงินที่กำหนด ระบบสามารถอนุมัติได้เองโดยไม่ต้องผ่านผู้บริหาร แต่ถ้าเกินวงเงิน ระบบจะส่งต่อไปยังผู้บริหารให้อนุมัติ
เมื่อ Purchase Order ผ่านการอนุมัติแล้ว ระบบจะส่งเอกสารไปยัง Supplier อัตโนมัติ โดยผ่านช่องทางที่กำหนดไว้ หาก Supplier ตอบรับ ระบบจะบันทึกข้อมูลไว้ในระบบ พร้อมส่งแจ้งเตือนไปยังผู้ซื้อให้รับทราบ
การบันทึกข้อมูล PO เข้าสู่ระบบบัญชีหรือ ERP อัตโนมัติ โดยข้อมูลจาก PO จะถูกเชื่อมโยงไปยังระบบอื่น ๆ เช่น การรับสินค้าและการชำระเงิน
RPA หรือ Robotic Process Automation เทคโนโลยีที่ใช้บอททำงานอัตโนมัติแทนคนในขั้นตอนการจัดซื้อ ไม่ว่าจะเป็น การสร้าง PO จากข้อมูลที่ดึงได้จากเอกสาร PR หรือการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร เช่น ราคา ปริมาณ เป็นต้น รวมถึงส่งแจ้งเตือนให้อนุมัติเอกสาร
OCR หรือ Optical Character Recognition ช่วยอ่านข้อมูลจากใบเสนอราคา ใบกำกับภาษี หรือเอกสารสัญญาที่ผู้ขายส่งมา แล้วแปลงออกมาเป็นข้อความดิจิทัลใช้งานต่อได้ทันที เช่น RPA นำข้อมูลที่ได้จาก OCR ไปกรอกในเอกสาร PO หรือข้อความที่ได้จากสัญญาซื้อขายนำมาปรับแก้ให้ตรงกับนโยบายบริษัท
AI หรือ ปัญญาประดิษฐ์ ช่วยคาดการณ์และตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ โดยระบบ AI สามารถวิเคราะห์ข้อมูลการสั่งซื้อย้อนหลัง หรือแนวโน้มความต้องการของตลาด เพื่อพยากรณ์ว่าควรผลิตสินค้าจำนวนเท่าไร และช่วงเวลาไหนที่เหมาะสมที่สุด
Cloud ช่วยให้พนักงานในองค์กรสามารถเข้าถึงข้อมูลและเอกสารได้สะดวกมากยิ่งขึ้น โดยสามารถเข้าไปแก้ไข หรือดาวน์โหลดเอกสารได้จากทุกที่ ทุกเวลา เพียงแค่มีเชื่อมต่อผ่านทาง Internet นอกจากนี้ยังช่วยเรื่องความปลอดภัยของข้อมูล
ตัวอย่างต่อไปนี้จะแสดงให้เห็นว่า PO Automation ทำงานอย่างไรในอุตสาหกรรม และสามารถนำไปใช้จริงได้อย่างไร
อุตสาหกรรมการผลิตแบบ 4.0 ต้องจัดการกับวัตถุดิบและชิ้นส่วนจำนวนมาก การสั่งซื้อที่ล่าช้าอาจทำให้การผลิตหยุดชะงัก PO Automation จึงเข้ามาช่วยสร้างใบสั่งซื้ออัตโนมัติ เมื่อจำนวนวัตถุดิบถึงระดับที่กำหนด ระบบจะจัดทำเอกสาร PO และส่งเมลให้กับซัพพลายเออร์โดยไม่ต้องรอพนักงานมากรอกข้อมูล
เนื่องจากธุรกิจค้าปลีกต้องขายสินค้านับพันรายการและมีสินค้าหมุนเวียนจำนวนมาก การควบคุมจำนวนสินค้าในสต็อกให้เพียงพอต่อความต้องการของลูกค้าจึงเป็นสิ่งสำคัญ โปรแกรมนี้จะช่วยจัดการเอกสาร PO และสร้างใบสั่งซื้ออัตโนมัติเมื่อคลังจัดเก็บสินค้าอัตโนมัติมีจำนวนสินค้าต่ำกว่าเกณฑ์ที่กำหนด
ความโปร่งใสและการตรวจสอบอย่างเข้มงวดเป็นข้อกำหนดสำคัญของหน่วยงานภาครัฐ การนำ PO Automation มาใช้ช่วยสนับสนุนได้หลายด้าน เช่น การส่งเอกสารไปยังผู้มีอำนาจอนุมัติที่กำหนดโดยอัตโนมัติ ลดความเสี่ยงในการทุจริต และบันทึกการทำงานทุกขั้นตอน เพื่อสร้างความเชื่อมั่นให้กับประชาชน
