RPA ฝ่ายจัดซื้อ

ปัจจุบันการนำ RPA ฝ่ายจัดซื้อ มาใช้ในงานฝ่ายจัดซื้อเป็นประโยชน์อย่างมาก ไม่ว่าจะเป็นการช่วยลดเวลาทำงานของพนักงาน งานเสร็จตามเวลาที่กำหนด ข้อมูลมีความแม่นยำสูง ไม่เพียงเท่านั้นการเชื่อมต่อข้อมูลกันระหว่างฝ่ายจัดซื้อกับแผนกต่างๆ ทำได้โดยง่าย และรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น RPA ส่งข้อมูลจำนวนวัตถุดิบคงเหลือและแผนการผลิตให้กับฝ่ายจัดซื้ออัตโนมัติ หรือ RPA ตรวจเอกสารใบแจ้งหนี้และแจ้งไปยังแผนกบัญชีอัตโนมัติ นอกจากนี้ระบบ RPA ยังช่วยงานอื่นๆ ได้อีกมากมาย

เชื่อมต่อข้อมูลกับแผนกอื่นด้วย RPA

RPA จะเข้ามาช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อทำงานได้อย่างรวดเร็วและทำงานง่ายขึ้น ด้วยการเชื่อมต่อข้อมูลระหว่างฝ่ายจัดซื้อกับแผนกต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น ฝ่ายบัญชี, ฝ่ายการผลิต, คลังสินค้า เป็นต้น

RPA ช่วยงานฝ่ายจัดซื้อกับบัญชี

ตรวจสอบความถูกต้องของใบแจ้งหนี้และบันทึกข้อมูลลงในระบบบัญชี หรือระบบ ERP และแจ้งเตือนไปที่แผนกบัญชีเพื่อจัดการการชำระเงินให้กับ Supplier นอกจากนี้ระบบ RPA ช่วยให้ฝ่ายบัญชีทำงานง่ายขึ้น โดยรวบรวมข้อมูลจากใบสั่งซื้อทั้งหมดและสร้างรายงานสรุปรายจ่ายอัตโนมัติ

RPA ช่วยงานฝ่ายจัดซื้อกับการผลิต

RPA ดึงข้อมูลจากแผนการผลิตในอนาคต และกำหนดปริมาณการสั่งซื้อ ส่ง PO (Purchase Order) ไปให้กับ Supplier อัตโนมัติ
เชื่อมต่อกับระบบติดตามการขนส่งของทาง Supplier เพื่อทราบถึงสถานะการจัดส่งแบบเรียลไทม์ และอัปเดตสถานะการจัดส่งวัตถุดิบไปให้กับฝ่ายผลิตได้ทราบ

RPA ช่วยงานฝ่ายจัดซื้อกับคลังสินค้า

RPA เชื่อมต่อข้อมูลกับระบบ WMS ตรวจเช็คปริมาณวัตถุดิบในคลังสินค้าแบบเรียลไทม์ เพื่อทราบจำนวนที่เหลือในสต็อกอย่างแม่นยำ
RPA แจ้งเตือนการจัดส่งที่กำลังมาถึง เมื่อวัตถุดิบมาส่งที่ Warehouse ระบบจะทำการบันทึกข้อมูลลงระบบอัตโนมัติ

ตัวอย่างฝ่ายจัดซื้อใช้งาน RPA

ตัวอย่างขั้นตอนการใช้ RPA ในกระบวนการทำงาน Procurement เช่น นำข้อมูลการสั่งซื้อจากฝ่ายผลิต หรือจาก Supply Chain เพื่อมาคัดเลือก Supplier ที่ตรงตามเงื่อนไข หลังจากนั้นดำเนินการจัดทำเอกสารสัญญา (Contract) ก่อนเข้าสู่กระบวนการ Purchasing ออกใบสั่งซื้อ ติดตามการจัดส่ง และตรวจสอบเอกสาร

RPA ตรวจสอบและติดตามปริมาณวัตถุดิบในคลังสินค้า ถ้าต่ำกว่าเกณฑ์ที่กำหนด ระบบ RPA จะแจ้งเตือนไปที่ฝ่ายจัดซื้อ และสร้างคำขอซื้อ Purchase Requisition โดยอัตโนมัติ

RPA ใช้กับ Supplier

RPA ช่วยค้นหาและคัดเลือก Supplier โดยดึงข้อมูลจากในระบบและคัดเลือก Supplier ตามเงื่อนไขที่กำหนด
เก็บรวบรวมข้อมูลคุณภาพสินค้า เวลาในการจัดส่ง และการปฏิบัติตามเงื่อนไขของทาง Supplier ไว้ในระบบ เพื่อเก็บข้อมูลไว้ใช้งานต่อในอนาคต

RPA Procurement ใช้กับ Contract

การใช้ RPA กับเอกสาร Contract ช่วยสร้างเอกสารสัญญาโดยดึงข้อมูล Supplier จากใบเสนอราคา กรณีที่เอกสารใบเสนอราคาเป็นไฟล์รูปแบบ Image หรือเป็นไฟล์เอกสารสแกน ต้องใช้เทคโนโลยีระบบ OCR ของ Orange Vision Form+ มาช่วยในการดึงข้อความ ไม่เพียงเท่านี้ระบบ RPA ยังช่วยตรวจสอบวันหมดอายุของเอกสารสัญญาและจัดเก็บเอกสารไว้ในระบบอย่างเป็นระเบียบ

RPA Purchasing สร้างใบสั่งซื้อ ติดตาม ตรวจสอบ

RPA สร้างใบสั่งซื้ออัตโนมัติโดยการดึงข้อมูลจากระบบ ERP หรือดึงข้อมูลจากเอกสารใบเสนอราคา และส่งเมลไปให้กับ Supplier
RPA ช่วยติดตามสถานะการจัดส่งของทาง Supplier และอัปเดตให้กับบุคคลที่เกี่ยวข้องได้ทราบถึงสถานะการจัดส่ง
ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร ระหว่างใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อว่าถูกต้องตรงกันไหม

ฝ่ายจัดซื้อใช้งาน RPA และ ERP ร่วมกัน

การใช้ระบบ RPA ร่วมกับโปรแกรม ERP ในกระบวนการทำงานของ Procurement ช่วยให้ข้อมูลมีความถูกต้อง แม่นยำ และกรอกข้อมูลด้วยรวดเร็ว โดย RPA จะทำหน้าที่อัปเดตข้อมูลลงในระบบ ERP อัตโนมัติ และช่วยดึงข้อมูลจากระบบ ERP มาเพื่อใช้ในงานจัดซื้อ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ RPA Procurement

RPA Procurement คืออะไร?

RPA Procurement คือการนำ Robotic Process Automation (RPA) มาใช้ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง เช่น การสร้างใบสั่งซื้ออัตโนมัติ, การตรวจสอบเอกสาร, การเปรียบเทียบราคา และการประมวลผลใบแจ้งหนี้ เพื่อลดงานที่ทำซ้ำ ลดข้อผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพ