คำว่า Productivity มักถูกใช้เพื่ออธิบายความสามารถในการสร้างผลงานจากทรัพยากรที่มีอยู่ ไม่ว่าจะเป็นเวลา แรงงาน หรือเงินทุน หลายคนอาจเข้าใจว่าเป็นการทำงานให้มากขึ้น แต่แท้จริงแล้วหมายถึงการทำงานอย่างมีระบบและชาญฉลาด เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าในเวลาที่เท่าเดิม การเข้าใจแนวคิดนี้จะช่วยให้มองเห็นโอกาสในการพัฒนา ไม่ว่าจะเป็นการปรับขั้นตอนการทำงาน การนำเทคโนโลยีมาใช้ หรือการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่เอื้อต่อการทำงานอย่างมีประสิทธิผล
คำทั้งสามคำนี้มักถูกนำมาใช้แทนกัน แต่ในความเป็นจริงมีความหมายที่แตกต่างกันและส่งผลต่อการทำงานในมุมที่ไม่เหมือนกัน
Efficiency คือความสามารถในการทำสิ่งต่าง ๆ โดยใช้ทรัพยากรให้น้อยที่สุด เช่น การผลิตสินค้าในปริมาณที่มากขึ้นโดยใช้วัตถุดิบเท่าเดิม หรือการจัดการงาน Routine ที่ประหยัดเวลาได้มากขึ้น
Effectiveness คือการทำสิ่งที่ถูกต้องและตรงตามวัตถุประสงค์ แม้บางครั้งจะต้องใช้เวลาและทรัพยากรมากกว่า แต่หากงานนั้นสร้างคุณค่าและผลลัพธ์ที่แท้จริง ก็ถือว่าประสบความสำเร็จ
Efficiency และ Effectiveness ถูกนำมารวมกัน จะกลายเป็นการทำงานที่ทั้งคุ้มค่าและตอบโจทย์ คือความหมายแท้จริงของ Productivity การสร้างผลลัพธ์ที่ดีกว่าในทุก ๆ มิติ
มีหลายปัจจัยที่ทำให้ความสามารถในการสร้างผลงานลดลง ปัญหาเหล่านี้มักไม่ได้มาจากความสามารถของบุคลากรเพียงอย่างเดียว แต่เกิดจากระบบ วิธีการทำงาน และเครื่องมือที่ใช้สนับสนุน หากไม่ถูกปรับปรุงอย่างจริงจัง ย่อมส่งผลให้เสียเวลา เสียต้นทุน และสูญเสียโอกาสในการแข่งขัน
01
งาน Routine ที่ต้องทำซ้ำทุกวัน เช่น การกรอกข้อมูลลงในระบบ การจัดตาราง การส่งรายงาน หรือแม้แต่การตรวจสอบเอกสารพื้นฐาน มักเป็นตัวการสำคัญที่ดึงเวลาไปจากงานเชิงกลยุทธ์
02
มีงานจำนวนมากที่ไม่ได้ช่วยขับเคลื่อนธุรกิจไปข้างหน้า เช่น การประชุมที่ยืดยาวแต่ไม่เกิดข้อสรุป การตรวจสอบงานที่ซ้ำซ้อนหลายรอบ หรือกระบวนการอนุมัติที่ซับซ้อนเกินความจำเป็น
03
การทำงานโดยไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสม พนักงานต้องใช้วิธีแบบดั้งเดิม เช่น การส่งข้อมูลผ่านอีเมล การบันทึกด้วยไฟล์ Excel ที่แยกกัน หรือการทำงานแบบ Manual ทั้งหมด
04
งานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารยังคงเป็นภาระหนักของหลายองค์กร ตั้งแต่การกรอกข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ การตรวจสอบสัญญา ไปจนถึงการจัดเก็บเอกสารที่ต้องใช้เวลาและคนจำนวนมาก
เทคนิคการจัดการเวลาเป็นทักษะที่ดูเหมือนพื้นฐาน แต่กลับเป็นจุดที่สร้างความแตกต่างได้ชัดเจนระหว่างการทำงานที่ล่าช้ากับการทำงานที่ได้ผลลัพธ์จริง เทคนิคอย่าง Pomodoro ที่ให้ทำงานต่อเนื่อง 25 นาทีแล้วพัก 5 นาที ช่วยให้สมองมีโฟกัสที่ยาวนานขึ้น หรือวิธี Eisenhower Matrix ที่ช่วยให้สามารถจัดลำดับความสำคัญของงานได้ว่าอะไรควรทำทันที
เครื่องมือ Collaboration เช่น Slack, Microsoft Teams หรือ Google Workspace เข้ามามีบทบาทสำคัญในการเชื่อมโยงทีมงานให้ทำงานร่วมกันได้ราบรื่นขึ้น ระบบเหล่านี้ไม่เพียงช่วยให้สื่อสารได้รวดเร็ว แต่ยังรองรับการแชร์ไฟล์ การทำงานร่วมกันบนเอกสารแบบเรียลไทม์ และการติดตามความคืบหน้าในโครงการได้อย่างโปร่งใส
RPA คือเทคโนโลยีที่ช่วยให้องค์กรสามารถทำให้งานซ้ำซากและมีรูปแบบชัดเจนกลายเป็นระบบอัตโนมัติ เช่น การดึงข้อมูลจากระบบหนึ่งไปยังอีกระบบ การตรวจสอบธุรกรรม หรือการสร้างรายงานประจำวัน เมื่อระบบสามารถทำงานเหล่านี้แทนคนได้ พนักงานก็มีเวลามากขึ้นสำหรับงานเชิงกลยุทธ์
เอกสารที่อยู่ในรูปแบบกระดาษหรือไฟล์ภาพยังคงเป็นอุปสรรคสำคัญต่อการทำงาน OCR คือเทคโนโลยีที่ช่วยเปลี่ยนข้อมูลในเอกสารเหล่านั้นให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ไม่ว่าจะเป็นใบแจ้งหนี้ สัญญา หรือแบบฟอร์มต่าง ๆ การประยุกต์ใช้ OCR จึงเป็นอีกหนึ่งวิธีการที่ช่วยลดเวลาและการจัดการข้อมูล
ฝ่ายบัญชีต้องจัดการกับข้อมูลจำนวนมาก เช่น การบันทึกตัวเลข หรือการสร้างรายงานประจำเดือน กรณีศึกษาจากบริษัทแห่งหนึ่งนำ RPA มาใช้ พบว่าสามารถลดเวลาการตรวจสอบเอกสารทางบัญชีจากเดิม 5 วัน เหลือเพียง 1 วันเท่านั้น หุ่นยนต์ซอฟต์แวร์สามารถทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมง และตรวจสอบตัวเลขได้อย่างแม่นยำ ลดความผิดพลาดจากมนุษย์ลงได้กว่า 90%
บริษัทค้าปลีกขนาดใหญ่ต้องจัดการกับใบแจ้งหนี้หลายพันใบต่อเดือน หลังจากนำ OCR มาใช้ ข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ถูกสแกนและแปลงเป็นข้อมูลดิจิทัลโดยอัตโนมัติ จากนั้นใช้ RPA ส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบบัญชี ทำให้กระบวนการที่เคยต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงต่อวันเหลือเพียงไม่กี่นาที
การสร้างประสิทธิภาพการทำงานที่สูงขึ้นไม่ใช่เรื่องของการเพิ่มชั่วโมงการทำงาน แต่คือการปรับระบบ วิธีคิด และการใช้ทรัพยากรให้เกิดคุณค่ามากที่สุด บทความนี้ได้อธิบายความหมายของการทำงานอย่างมีคุณภาพ ความแตกต่างกับคำที่ใกล้เคียง ปัญหาที่องค์กรส่วนใหญ่มักพบ และแนวทางในการแก้ไข ไม่ว่าจะเป็นการจัดการเวลา การใช้เครื่องมือสนับสนุน ไปจนถึงการนำเทคโนโลยีอย่างระบบอัตโนมัติและการแปลงเอกสารมาใช้
องค์กรควรเริ่มต้นจากการสำรวจขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน หรืองานที่ไม่สร้างมูลค่า แล้วค่อย ๆ นำเครื่องมือที่เหมาะสมเข้ามาช่วย สิ่งสำคัญที่สุดคือการมองการพัฒนาไม่ใช่เพียงโครงการระยะสั้น แต่เป็นการลงทุนระยะยาวเพื่อสร้างรากฐานที่มั่นคงให้ธุรกิจ
การทำงานหนักคือการเพิ่มชั่วโมงหรือเพิ่มปริมาณงานโดยตรง แต่ไม่ได้หมายความว่าจะได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าเสมอไป ขณะที่ Productivity มุ่งเน้นการใช้เวลาและทรัพยากรให้เกิดผลลัพธ์สูงสุดในเวลาที่เหมาะสม เป็นการทำงานแบบชาญฉลาดมากกว่าทำแบบหักโหม
การสำรวจขั้นตอนการทำงานทั้งหมดเพื่อหาจุดที่ทำให้เสียเวลา จากนั้นจัดลำดับความสำคัญว่าอะไรควรถูกปรับปรุงก่อน เมื่อได้ผลลัพธ์ที่ชัดเจนแล้ว จึงค่อยต่อยอดไปสู่การใช้เทคโนโลยีที่ซับซ้อนกว่า การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นอย่างเป็นขั้นตอน พนักงานจะได้ไม่รู้สึกหนักจนเกินไป
หลายองค์กรลังเลที่จะนำเครื่องมือดิจิทัลเข้ามาใช้งาน เนื่องจากกังวลเรื่องค่าใช้จ่ายเริ่มต้น แต่หากพิจารณาในมุมผลลัพธ์ระยะยาว จะเห็นว่าการลงทุนเหล่านี้มักคืนทุนได้เร็ว ตัวอย่างเช่น ระบบ Collaboration ที่ช่วยให้ทีมลดเวลาการประชุมลงครึ่งหนึ่ง
RPA และ OCR เป็นสองเทคโนโลยีที่เข้ามามีบทบาทสำคัญในการยกระดับการทำงานขององค์กร
