RPA (Robotic Process Automation)

ในยุคที่ธุรกิจต้องแข่งขันกับเวลาและความแม่นยำ RPA (Robotic Process Automation) จึงกลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้กระบวนการทำงานในองค์กรมีประสิทธิภาพสูงขึ้น และลดข้อผิดพลาด โดยหุ่นยนต์ซอฟต์แวร์จะเข้ามาช่วยงานในกระบวนการซ้ำๆ เช่น การกรอกข้อมูล การตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร การประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก ไปจนถึงการเชื่อมต่อและโอนย้ายข้อมูลระหว่างระบบต่างๆ ปัจจุบันถูกนำไปใช้ในหลากหลายอุตสาหกรรม เช่น การเงิน การธนาคาร ประกันภัย โลจิสติกส์ การผลิต รวมถึงหน่วยงานราชการและองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร การใช้ RPA ช่วยให้องค์กรสามารถลดภาระงานที่ต้องใช้เวลานาน ทำให้พนักงานมีเวลามากขึ้นในการโฟกัสงานที่ต้องใช้ทักษะขั้นสูง การคิดวิเคราะห์ และการดูแลลูกค้า ซึ่งช่วยเพิ่มมูลค่าและประสิทธิผลทางธุรกิจได้อย่างชัดเจน

RPA คืออะไร

RPA คือ บอทที่จะเข้ามาช่วยงานในกระบวนการทำงานในองค์กร ที่มีลักษณะงานประจำ ทำซ้ำๆ เดิมๆ มีหลักการทำงานที่ชัดเจน แน่นอน (Rule-based) และมีปริมาณมาก หรืองานที่ต้องการประมวลผลข้อมูลที่มีปริมาณมาก โดยบอทจะทำงานเลียนแบบการทำงานที่มนุษย์ทำได้บนคอมพิวเตอร์ ยกตัวอย่างเช่น การคีย์/การกรอกข้อมูลแบบฟอร์ม การกรอกข้อมูลลงระบบเช่น ERP, ระบบ SAP หรือระบบบัญชี การจัดเตรียมผสานและการจัดการข้อมูล การดาวน์โหลด การย้ายไฟล์และโฟลเดอร์ การเปิดและตรวจสอบไฟล์แนบอีเมล การจัดการรายงาน เป็นต้น โดยบอทจะทำงานอัตโนมัติตามคำสั่งที่ตั้งค่าไว้ ซึ่ง บอทจะทำงานตามคำสั่งอย่างแม่นยำ ช่วยลดความผิดพลาดในการทำงานของพนักงาน (Human error) นอกจากนี้ยังสามารถทำงานได้อย่างรวดเร็วถ้าเทียบกับการทำงานโดยพนักงาน โดยสามารถทำงานได้ทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง ซึ่งช่วยแก้ปัญหาทำงานไม่ทัน ทำให้ลดต้นทุน และลดค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรขององค์กร ทำให้องค์กรมีผลกำไรมากขึ้น และยังช่วยแก้ไขปัญหาการขาดแคลนบุคลากรให้แก่องค์กรได้อีกด้วย

องค์ประกอบหลักของ RPA

องค์ประกอบหลักที่ทำให้ระบบสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ประกอบด้วย 3 ส่วนหลัก ดังนี้

ซอฟต์แวร์บอท เป็นหัวใจสำคัญของ RPA ทำหน้าที่เลียนแบบพฤติกรรมของมนุษย์ในการทำงานผ่านคอมพิวเตอร์ เช่น ป้อนข้อมูล, ดึงข้อมูลจากระบบ, ส่งอีเมล, ประมวลผลเอกสาร และเชื่อมต่อข้อมูลระหว่างระบบต่างๆ
ระบบควบคุมและจัดการบอท คอยควบคุมการทำงาน ติดตามประสิทธิภาพ และบันทึกประวัติการทำงานของบอท เช่น สามารถกำหนดตารางเวลาทำงานของบอท หรือจัดการสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้และบอท
เครื่องมือพัฒนาและออกแบบบอท ใช้สำหรับสร้างและออกแบบบอทให้ทำงานได้ตามกระบวนการที่กำหนดไว้ ผู้ใช้สามารถออกแบบขั้นตอนการทำงานบอทได้โดยไม่จำเป็นต้องมีทักษะด้านการเขียนโปแกรม

ความแตกต่างระหว่าง Attended และ Unattended RPA

RPA แบ่งออกเป็น 2 ประเภทหลักๆ ได้แก่ Attended Bot และ Unattended Bot การเลือกใช้งานขึ้นอยู่กับลักษณะปริมาณของงาน และความคุ้มค่าในการใช้งาน โดยแต่ละประเภทจะมีข้อดี และข้อจำกัดที่แตกต่างกัน หัวข้อต่อไปจะอธิบายถึงความแตกต่างระหว่าง Attended และ Unattended ได้ชัดเจนและเข้าใจมากขึ้น

Attended

Attended Bot คือ บอทประเภทที่ต้องทำงานร่วมกับมนุษย์ จะทำงานต่อเมื่อมีคำสั่งจากมนุษย์ โดยพนักงานต้องกดปุ่มคำสั่งบนคอมพิวเตอร์ให้บอททำงาน หลังจากนั้นบอทจะทำงานตามกระบวนการเป็นแบบอัตโนมัติ ซึ่งสามารถช่วยพนักงานทำงานที่เป็นลักษณะงานที่ทำซ้ำเดิม และมีปริมาณมากได้ โดยพนักงานในองค์กรของท่านนั้นจะมีเวลาไปทำงานอย่างอื่นที่ใช้กลยุทธ์ ความคิดสร้างสรรค์ การวิเคราะห์และการตัดสินใจได้มากขึ้น

Unattended

Unattended Bot คือ บอทประเภทที่ทำงานได้อัตโนมัติ โดยไม่ต้องมีพนักงานกดปุ่มสั่งการเมื่อต้องการให้บอททำงาน สามารถกำหนดเวลาการทำงานล่วงหน้าได้ และสามารถทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน เพียงแค่ตั้งค่าไว้ล่วงหน้า ซึ่งสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับองค์กรของท่านได้อย่างมาก แต่ทั้งนี้ต้องวางแผนและกำหนดกระบวนการทำงานไว้ให้ถูกต้องล่วงหน้า รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับบอท

Robotic Process Automation ทำอะไรได้บ้าง

เหมาะกับงานที่มีลักษณะงานประจำ ทำแบบเดิมๆ ซ้ำๆ มีหลักการที่ชัดเจนและแน่นอน และงานที่ต้องการประมวลผลข้อมูลที่มีปริมาณมาก Robotic Process Automation สามารถนำมาประยุกต์ใช้ในธุรกิจหรืออุตสาหกรรม ยกตัวอย่างเช่น ใช้ในอุตสาหกรรมโลจิสติกส์, ใช้ในอุตสาหกรรมการผลิต, ใช้ในธุรกิจการเงิน เป็นต้น นอกจากนี้ยังนำมาใช้งานกับแผนกต่างๆ ได้ ยกตัวอย่างเช่น ใช้กับงานบัญชี, งาน HR (ฝ่ายบุคคล), งานแผนกไอที, งานแผนกจัดซื้อ หรือใช้กับงานของฝ่ายการตลาด ฯลฯ

ประโยชน์ของ RPA

มาถึงตรงนี้แล้วเราจะสรุปประโยชน์ว่าช่วยอะไรได้บ้าง มีข้อดีและจุดเด่นอย่างไร ทำไมองค์กรต่างๆ ถึงเริ่มให้ความสนใจ และมีแนวโน้มใช้มากขึ้นเรื่อยๆ ในยุคที่องค์กรต้องปรับตัวในการนำเอาเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้เพื่อปรับปรุง หรือเปลี่ยนแปลงกระบวนการและการทำงานในองค์กร เพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน (Digital Transformation)

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ทำงานรวดเร็ว และทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน ช่วยแก้ปัญหาการทำงานไม่ทันกำหนด
ระบบอัตโนมัติสามารถทำงานร่วมกับระบบต่างๆ ได้อย่างราบรื่น
ลดความผิดพลาดที่เกิดจากพนักงาน (Human error) เช่น พนักงานกรอกข้อมูลผิด เป็นต้น
ช่วยลดงาน ที่ทำซ้ำๆ เดิมๆ ของพนักงาน พนักงานจะได้มีเวลามาจัดการงานที่ใช้กลยุทธ์หรือความคิดสร้างสรรค์
องค์กรที่ต้องการขยายธุรกิจ หรือองค์กรที่เติบโตขึ้น ระบบจะเข้ามาช่วยทำงานได้โดยที่ไม่ต้องจ้างพนักงานเพิ่มขึ้น
ช่วยองค์กรหรือบริษัทของท่านลดต้นทุนค่าใช้จ่ายด้านแรงงาน
สามารถทำงานได้ตลอดเวลา ไม่หยุดพัก ตรวจสอบสถานะการทำงานได้ ทำให้งานเสร็จตามเวลาที่กำหนด

RPA ต่างจาก AI อย่างไร

ทำให้กระบวนการทำงานซ้ำๆ เป็นอัตโนมัติ
ทำงานตามกฎและตรรกะที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
ไม่สามารถเรียนรู้จากข้อมูลได้ ต้องตั้งค่าและกำหนดขั้นตอนการทำงานล่วงหน้า
งานที่มีขั้นตอนซ้ำๆ เช่น คัดลอกข้อมูล, กรอกแบบฟอร์ม, ประมวลผลใบแจ้งหนี้
ค่อนข้างตรงไปตรงมาและเข้าใจง่าย
ทำงานได้เฉพาะงานที่กำหนดไว้ ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงเองได้

สร้างระบบที่สามารถคิด วิเคราะห์ และเรียนรู้ได้เอง
ใช้ข้อมูลเพื่อเรียนรู้และตัดสินใจเองแบบไดนามิก
สามารถเรียนรู้จากข้อมูล ปรับปรุงและพัฒนาการตัดสินใจโดยอัตโนมัติ
งานที่ต้องวิเคราะห์ข้อมูล, คาดการณ์แนวโน้ม, จดจำรูปแบบ, แปลภาษา ฯลฯ
ซับซ้อนและต้องการข้อมูลจำนวนมากเพื่อฝึกโมเดล
สามารถปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ใหม่ๆ ได้

RPA Tools มีอะไรบ้าง

ปัจจุบันมี Tools ให้เลือกหลากหลายระบบหลากหลายแพลตฟอร์ม ยกตัวอย่างเช่น OrangeWorkforce, PEGA, Redwood, Automation Anywhere, UiPath, Power Automate, Blue Prism ฯลฯ

การเลือก Tools และผู้ให้บริการในไทย

เนื่องจาก Tools และผู้ให้บริการในไทยมีให้เลือกหลายราย แล้วจะเลือกเจ้าไหนดี? แนะนำ OrangeWorkforce บริการโดย KSP AsiaFIN โดดเด่นและเหนือกว่าเจ้าอื่นๆ ตรงที่ราคาค่าบริการที่เหมาะสม เนื่องจาก OrangeWorkforce ถูกพัฒนาขึ้นมาในภูมิภาคเอเชีย ราคาจึงถูกออกแบบให้เหมาะสมเหมาะกับธุรกิจในภูมิภาคเอเชียรวมถึงประเทศไทย โดยที่ประสิทธิภาพซอฟต์แวร์นั้นมีความทัดเทียมผู้ให้บริการรายอื่นด้วยราคาที่ต่ำกว่า ทำให้ต้นทุนในการนำซอฟต์แวร์ไปใช้ในองค์กรอยู่ในราคาที่องค์กรสามารถจ่ายได้และคุ้มค่ากับการลงทุน ช่วยลดต้นทุนค่าใช้จ่ายให้กับองค์กรได้เป็นจำนวนมาก และนอกจากนี้ KSP AsiaFIN ยังมี “ซอฟต์แวร์ OrangeVision Form+” เทคโนโลยีรู้จำอักขระด้วยแสง OCR ที่มาพร้อมกับ Machine Learning AI ที่ถูกพัฒนามาเพื่ออ่านไฟล์ PDF ไฟล์รูปภาพ PDF หรือไฟล์รูปภาพ และดึงข้อมูลออกมาเป็นรูปแบบตัวอักษรได้อย่างแม่นยำ และสามารถบูรณาการทำงานร่วมกันกับ OrangeWorkforce โดยสามารถนำข้อมูลตัวอักษรดังกล่าวไปดำเนินการต่อตามความต้องการของผู้ใช้งานได้อย่างไร้รอยต่อ เช่น ไปกรอกลงระบบบัญชี SAP หรือ ERP เป็นต้น

คำถามที่พบบ่อย

Robotic Process Automation ทำงานอย่างไร และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในองค์กรได้อย่างไร?

Robotic Process Automation เป็นเทคโนโลยีที่ช่วยให้องค์กรสามารถใช้ซอฟต์แวร์อัตโนมัติทำงานแทนมนุษย์สำหรับงานที่ซ้ำซ้อนและมีรูปแบบตายตัว เช่น การป้อนข้อมูล การดึงข้อมูลจากระบบ และการจัดการเอกสาร ช่วยลดข้อผิดพลาด เพิ่มความรวดเร็ว และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กร