ในยุคที่องค์กรแข่งกันด้วยความเร็วและความแม่นยำ RPA คือหนึ่งในซอฟต์แวร์อัตโนมัติที่มีความสำคัญในยุคนี้ ออกแบบมาให้ทำงานซ้ำ ๆ แทนมนุษย์ ช่วยลดข้อผิดพลาดจากงานเอกสารและขั้นตอนรูทีน ทำให้การทำงานคล่องตัวขึ้นและใช้ทรัพยากรได้คุ้มค่ากว่าเดิม เทคโนโลยีนี้ถูกใช้งานแล้วในภาคการเงิน ธนาคาร ประกันภัย โลจิสติกส์ การผลิต รวมถึงหน่วยงานรัฐและองค์กรไม่แสวงหากำไร เมื่อให้บอทจัดการงานที่กินเวลา พนักงานจึงโฟกัสงานที่ต้องใช้วิจารณญาณ การวิเคราะห์ และการดูแลลูกค้าได้มากขึ้น ส่งผลให้ประสิทธิภาพโดยรวมสูงขึ้นและความสามารถในการแข่งขันยั่งยืนกว่าเดิม
RPA คือหุ่นยนต์ซอฟต์แวร์ที่ทำงานตามกฎเกณฑ์และขั้นตอนซ้ำ ๆ เหมาะกับงานที่ต้องประมวลผลข้อมูลปริมาณมาก โดยบอทจะเลียนแบบการทำงานบนคอมพิวเตอร์ได้อย่างแม่นยำ เช่น คีย์ข้อมูลลงแบบฟอร์ม กรอกข้อมูลเข้าสู่ระบบต่าง ๆ อย่าง ERP, CRM หรือระบบบัญชี รวมถึงการจัดการ/ย้ายไฟล์และโฟลเดอร์ ตรวจสอบไฟล์แนบในอีเมล และจัดทำรายงานอัตโนมัติ เครื่องมือนี้สามารถทำงานได้ต่อเนื่อง ตลอด 24/7 ตามเงื่อนไขที่ตั้งค่าไว้ ช่วยลดต้นทุนการดำเนินงานและภาระค่าแรง ทำให้องค์กรทำกำไรได้มากขึ้น อีกทั้งยังบรรเทาปัญหาการขาดแคลนแรงงานในบางตำแหน่งได้อย่างมีประสิทธิภาพ
โดยหลักการแล้วเทคโนโลยี RPA เป็นระบบอัตโนมัติที่ขับเคลื่อนด้วยกฎ (rule-based) ทำงานตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ล่วงหน้าอย่างแม่นยำและทำซ้ำได้ ส่วน AI ใช้ข้อมูลและแบบจำลองทางสถิติในการ “เรียนรู้–ทำนาย–ตัดสินใจ” จึงรับมือกับความไม่แน่นอนและรูปแบบที่เปลี่ยนไปได้ดีกว่า ทั้งสองเทคโนโลยีจึงเสริมกัน: ซอฟต์แวร์อัตโนมัติช่วยจัดการงานเชิงขั้นตอนอย่างมีวินัย ขณะที่ปัญญาประดิษฐ์ช่วยตีความข้อมูลและตัดสินใจเชิงบริบท เมื่อนำมาผสานเป็น Intelligent Automation จะได้เวิร์กโฟลว์ที่ทั้งเสถียร รวดเร็ว และฉลาดขึ้น
ซอฟต์แวร์คือหัวใจของระบบอัตโนมัติ (RPA) โดยบอทจะเลียนแบบการทำงานของมนุษย์บนคอมพิวเตอร์ได้อย่างแม่นยำ ทั้งการป้อนและดึงข้อมูล ส่งอีเมล ประมวลผลเอกสาร รวมถึงเชื่อมต่อและแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างระบบต่าง ๆ เพื่อให้เวิร์กโฟลว์ดำเนินไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ
ศูนย์กลางสำหรับควบคุมบอท RPA ช่วยกำกับ ติดตาม และบันทึกประวัติการทำงานอย่างละเอียด พร้อมความสามารถในการกำหนดตารางรันงาน จัดลำดับความสำคัญ ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาทผู้ใช้ และกำหนดนโยบายความปลอดภัย เพื่อให้เวิร์กโฟลว์ขององค์กรสอดคล้องกับเป้าหมายและทำงานได้อย่างมีเสถียรภาพ
องค์ประกอบนี้ใช้สำหรับออกแบบลำดับงานให้บอททำตามขั้นตอนที่กำหนด ผู้ใช้สามารถกำหนดเงื่อนไข ลำดับการทำงาน ตัวแปร และจุดเชื่อมต่อกับระบบต่าง ๆ ได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด เพียงทำความเข้าใจ Workflow ของกระบวนการ ก็ถ่ายทอดเป็นผังการทำงานที่ชัดเจนและสอดคล้องกับนโยบายขององค์กรได้
บอท RPA แบ่งได้เป็นสองกลุ่มหลักคือ Attended Bot และ Unattended Bot การเลือกใช้ขึ้นกับลักษณะงาน ปริมาณงาน และความคุ้มค่าการลงทุน แต่ละประเภทมีทั้งจุดเด่นและข้อจำกัดต่างกัน โดยหัวข้อถัดไปจะแยกอธิบายความแตกต่างอย่างชัดเจนเพื่อช่วยให้องค์กรตัดสินใจได้เหมาะสม
Attended Bot คือบอทที่ทำงานเคียงข้างผู้ใช้ เริ่มทำงานเมื่อได้รับการสั่งการ เช่น การกดปุ่มหรือเรียกใช้จากหน้าจอ จากนั้นจะดำเนินขั้นตอนที่กำหนดไว้ทีละลำดับอย่างแม่นยำ เพื่อช่วยงานหน้าบ้าน (front office) หรือช่วงที่ต้องโต้ตอบกับลูกค้าแบบเรียลไทม์
Unattended Bot คือบอทที่ทำงานอัตโนมัติโดยไม่ต้องมีผู้ใช้คอยสั่งการ สามารถตั้งเวลาและรันกระบวนการตามที่กำหนดได้ตลอด 24 ชั่วโมง ผู้ปฏิบัติงานไม่จำเป็นต้องเฝ้าระหว่างทำงาน อย่างไรก็ตาม เพื่อให้ผลลัพธ์ถูกต้องและเสถียร จำเป็นต้องออกแบบเวิร์กโฟลว์ให้รัดกุม กำหนดเงื่อนไข ข้อยกเว้น และการแจ้งเตือนความผิดปกติไว้ตั้งแต่ต้น
การประยุกต์ใช้งาน Robotic Process Automation (RPA) มีความยืดหยุ่นสูง รองรับกระบวนการหลากหลาย โดยเฉพาะงานที่เป็น Rule-based ดังนี้
ดู ตัวอย่าง RPA ฉบับเต็ม เพื่อศึกษาเคสเพิ่มเติม
Robotic Process Automation มีบทบาทสำคัญต่อการยกระดับประสิทธิภาพและความได้เปรียบทางการแข่งขัน เป็นหนึ่งในเทคโนโลยีหัวใจของการทำ Digital Transformation ที่ทำให้กระบวนการทำงานเร็วขึ้น ถูกต้องขึ้น และคุ้มค่าขึ้น โดยมีข้อดีเด่นดังนี้
ปัจจุบันมีเครื่องมือให้เลือกหลากหลายแพลตฟอร์ม อาทิ OrangeWorkforce, PEGA, Redwood, Automation Anywhere, UiPath, Power Automate และ Blue Prism ซึ่งต่างมีจุดเด่นด้านความยืดหยุ่น การเชื่อมต่อระบบ และการดูแลหลังการใช้งาน สำหรับประเทศไทยมีทั้งผู้พัฒนาและผู้ให้บริการครบวงจร ทำให้องค์กรควรพิจารณาให้เหมาะกับบริบทของตน
หนึ่งในโซลูชันที่โดดเด่นคือ OrangeWorkforce แพลตฟอร์ม RPA ที่พัฒนาจากทีมในเอเชีย ทำให้โครงสร้างราคาเหมาะกับธุรกิจในภูมิภาค รวมถึงผู้ใช้งานในประเทศไทย จุดเด่นอยู่ที่ความสามารถเชื่อมต่อระบบองค์กร (เช่น ERP/CRM/บัญชี) ได้ยืดหยุ่น ควบคุมบอทแบบรวมศูนย์ และขยายสเกลได้ตามปริมาณงาน ทั้งยังให้สมรรถนะทัดเทียมเครื่องมือระดับสากล แต่โดยรวมมีค่าใช้จ่ายที่คุ้มค่ากว่า ช่วยให้องค์กรเริ่มใช้งานได้ง่าย ลดต้นทุนซอฟต์แวร์และภาระงานซ้ำของทีมปฏิบัติการได้อย่างเป็นรูปธรรม
นอกจาก KSP AsiaFIN ให้บริการ OrangeWorkforce แล้วยังมี OrangeVision Form+ เทคโนโลยีรู้จำอักขระด้วยแสง OCR ผสานการทำงานร่วมกับ Machine Learning เพื่ออ่านและแปลงข้อมูลจากไฟล์ PDF หรือรูปภาพเป็นตัวอักษรได้อย่างแม่นยำ จากนั้นข้อมูลที่สกัดได้สามารถบูรณาการกับแพลตฟอร์ม OrangeWorkforce เพื่อดำเนินงานต่อแบบไร้รอยต่อ เช่น กรอกข้อมูลเข้าระบบบัญชี SAP หรือ ERP อัตโนมัติ ช่วยลดเวลาและขั้นตอนในการกรอกข้อมูลและนำข้อมูลเข้ามาใส่บนระบบต่าง ๆ
RPA ทำหน้าที่เสมือนแรงงานดิจิทัลที่รับช่วงงานซ้ำ ๆ และมีกฎชัดเจน เช่น ป้อนหรือดึงข้อมูลข้ามระบบ จัดการเอกสาร และตรวจสอบความถูกต้องแบบอัตโนมัติ ส่งผลให้รอบเวลางานสั้นลง ลดความผิดพลาดจากการทำด้วยมือ ลดงานส่งต่อระหว่างทีม และเปิดโอกาสให้พนักงานโฟกัสงานวิเคราะห์และงานลูกค้าที่มีมูลค่าสูงขึ้น ซึ่งโดยรวมช่วยเพิ่มผลิตภาพและคุณภาพบริการขององค์กรอย่างชัดเจน
การผสาน RPA กับ AI ช่วยให้การทำงานอัตโนมัติสามารถจัดการข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างได้ เช่น ข้อความ เอกสาร หรือภาพ ตัวอย่างเช่น การวิเคราะห์อีเมลด้วย NLP การอ่านข้อมูลจากสลิปหรือใบเสร็จด้วย OCR หรือการใช้โมเดลคาดการณ์ช่วยตัดสินใจเชิงธุรกิจ ข้อมูลที่ AI ประมวลผลแล้วจะถูกส่งต่อให้บอท RPA ดำเนินการโดยอัตโนมัติ ทำให้กระบวนการทำงานคล่องตัวและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
Robotic Process Automation มุ่งทำงานอัตโนมัติในระดับ “งานย่อย” ที่เป็นรูทีนและอาศัยกฎเกณฑ์ชัดเจน เช่น คีย์ข้อมูล ย้ายไฟล์ หรือประมวลผลแบบฟอร์ม ขณะที่ Business Process Automation ครอบคลุมทั้ง “กระบวนการธุรกิจ” ตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทาง รวมการกำกับเวิร์กโฟลว์ การเชื่อมต่อหลายระบบ การอนุมัติ และการวัดผล เพื่อยกระดับประสิทธิภาพและผลลัพธ์ของทั้งองค์กร ไม่ใช่แค่งานรายขั้นตอน
การใช้งานซอฟต์แวร์ Automation ควรอ้างอิงมาตรฐานและแนวปฏิบัติที่ยอมรับ เพื่อความมีประสิทธิภาพ โปร่งใส และปลอดภัย
แนวทางข้างต้นช่วยลดความเสี่ยง ลดงานสะดุด และทำให้การขยายการใช้งาน Automation ในองค์กรเป็นไปอย่างยั่งยืน
Robotic Process Automation (RPA) โดดเด่นที่การทำงานผ่านส่วนติดต่อผู้ใช้ (UI) ของแอปพลิเคชัน จึงเข้าถึงและจัดการข้อมูลบนหน้าจอได้โดยไม่ต้องพึ่ง API หรือปรับระบบหลังบ้าน ทำให้ใช้ได้กับซอฟต์แวร์เดิมที่ไม่ได้เปิดให้เชื่อมต่อ ขณะที่ AI Agent มักต้องอาศัย API หรือฐานข้อมูลเพื่อรับ–ส่งข้อมูลอย่างเป็นโครงสร้าง จึงให้ความยืดหยุ่นด้านการวิเคราะห์และตัดสินใจขั้นสูง แต่จะมีข้อจำกัดหากระบบเดิมไม่รองรับการเชื่อมต่อโดยตรง
