ระบบอัตโนมัติ คือกระบวนการใช้เทคโนโลยีหรือซอฟต์แวร์ช่วยทำงานแทนคน โดยมีคนเข้ามาเกี่ยวข้องกับงานน้อยที่สุด ซึ่งถูกออกแบบมาสำหรับงานที่มีกระบวนการซ้ำๆ ใช้เวลานาน และทำอย่างต่อเนื่อง โซลูชันอัตโนมัติช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน งานเสร็จรวดเร็วขึ้น และมีความแม่นยำมากกว่าให้คนทำงาน ปัจจุบันนิยมนำระบบทำงานเองมาช่วยงานในองค์กรมากขึ้น เพิ่มความสามารถในการแข่งขันให้แก่องค์กร เพื่อรองรับกับยุคดิจิทัลที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว
การนำระบบอัตโนมัติมาใช้ควบคุมเทคโนโลยีและเครื่องจักรในอุตสาหกรรมการผลิตให้สามารถทำงานได้โดยไม่ต้องพึ่งพาแรงงานมนุษย์ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ความเร็ว และความแม่นยำในการผลิต ลดต้นทุนและข้อผิดพลาดจากคน ระบบนี้สามารถพบได้ในโรงงานต่างๆ เช่น อุตสาหกรรมยานยนต์ อาหาร และอิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น การใช้ระบบยังช่วยให้โรงงานสามารถแข่งขันในตลาดโลกได้ดีขึ้น และตอบสนองต่อความต้องการของผู้บริโภคที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในยุคดิจิทัล
ระบบควบคุมอัตโนมัติในอุตสาหกรรมการผลิตแบ่งได้ 4 ประเภทหลัก ได้แก่ Fixed (Hard) Automation, Programmable Automation, Flexible (Soft) Automation และ Integrated Automation
โดยอุตสาหกรรมการผลิตได้นำระบบมาใช้ร่วมกับเครื่องจักร เพื่อควบคุมเครื่องจักรให้ทำงานอัตโนมัติตามความต้องการ หรือทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมง เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพใน Manufacturing หรือนำระบบมาช่วยในกระบวนการทำงานอื่นๆ ในอุตสาหกรรม 4.0 เช่น ช่วยวางแผน จัดการ Supply Chain บริหารจัดการคลังสินค้า เป็นต้น
Fixed Automation หรือเรียกว่า Hard Automation เป็นระบบที่ถูกออกแบบเฉพาะเจาะจงสำหรับกระบวนการผลิตแบบซ้ำๆ เดิมๆ ส่วนใหญ่นิยมใช้ในสายการผลิตจำนวนมาก เช่น อุตสาหกรรมยานยนต์หรือบรรจุภัณฑ์
บางอุตสาหกรรมใช้ระบบควบคุม Programmable Automation Controller ซึ่งเป็นระบบแบบตั้งโปรแกรมได้ โดยสามารถปรับเปลี่ยนกระบวนการและงานตามความต้องการได้แต่จะทำงานได้มีประสิทธิภาพที่สุดสำหรับการผลิตแบบแบตซ์
บางอุตสาหกรรมก็ต้องการระบบที่ปรับเปลี่ยนได้อย่างรวดเร็ว โดยกำหนดค่าเครื่องจักรได้ง่าย เพื่อผลิตสินค้าได้หลากหลายโดยมีปริมาณที่น้อย ที่เรียกว่า Flexible (Soft) Automation เหมาะสำหรับการผลิตที่ต้องการปรับเปลี่ยนบ่อยหรือมีการสั่งผลิตเฉพาะตามความต้องการของลูกค้า
แบบสุดท้ายคือ Integrated Automation เป็นระบบแบบบูรณาการที่ครอบคลุมสำหรับการผลิตและการควบคุมกระบวนการที่เชื่อมโยงระบบย่อยและส่วนประกอบต่างๆ เข้าด้วยกันเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมการผลิตที่มีประสิทธิภาพและสอดประสานกัน ระบบแบบบูรณาการจะดำเนินการตามคำสั่งอย่างอิสระและสามารถตอบสนองได้หากเกิดความไม่สอดคล้องกันใดๆ ขึ้น โดยอาศัยเทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์และการเรียนรู้ของเครื่องจักร สามารถตรวจสอบและตัดสินใจได้แบบเรียลไทม์
การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจด้วยการนำระบบอัตโนมัติมาช่วยในการทำงาน จะมีความท้าทายเป็นอย่างมาก ไม่ว่าจะเป็นการเลือกกระบวนการทำงานที่เหมาะสม การปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานของพนักงานเพื่อรองรับการปรับเปลี่ยน การจัดสรรทรัพยากรบุคคลหลังจากมีการปรับเปลี่ยนกระบวนทำงาน เพื่อเตรียมความพร้อมให้กับองค์กรและพนักงานสำหรับการเปลี่ยนแปลงในยุคดิจิทัล
การจัดการเอกสารอัตโนมัติเป็นการใช้ระบบซอฟต์แวร์เข้ามาช่วยจัดเก็บ แปลง จัดระเบียบ และค้นหาเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การแปลงเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัล การจัดหมวดหมู่เอกสารอัตโนมัติ หรือการอนุมัติเอกสาร
การบริการลูกค้าอัตโนมัติคือการใช้เทคโนโลยี เช่น แชทบอท (Chatbot) ระบบตอบรับอัตโนมัติ หรือ AI เข้ามาช่วยตอบคำถามหรือให้บริการแก่ลูกค้าแบบทันทีทันใดโดยไม่ต้องรอเจ้าหน้าที่ การให้บริการในรูปแบบนี้ช่วยให้ลูกค้าได้รับคำตอบตลอด 24 ชั่วโมง เพิ่มความพึงพอใจ และลดภาระของทีมงานบริการลูกค้า
การกรอกข้อมูลอัตโนมัติช่วยให้ระบบสามารถนำข้อมูลจากแหล่งต่างๆ เช่น แบบฟอร์มออนไลน์ อีเมล หรือเอกสาร PDF มาแปลงและป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบได้โดยอัตโนมัติ การลดขั้นตอนการกรอกข้อมูลด้วยมนุษย์ช่วยประหยัดเวลา ลดความผิดพลาด และสามารถอัปเดตข้อมูลได้แบบเรียลไทม์
ปัจจุบันมีเครื่องมือและซอฟต์แวร์หลายประเภทที่ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้องค์กรสามารถปรับปรุงกระบวนการทำงานให้คล่องตัวขึ้น ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้รวดเร็ว และเพิ่มศักยภาพในการแข่งขันทางธุรกิจอย่างยั่งยืน ระบบที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายในธุรกิจ ได้แก่ RPA (Robotic Process Automation), ERP (Enterprise Resource Planning) และ CRM (Customer Relationship Management) ซึ่งแต่ละระบบมีความสามารถเฉพาะตัวในการจัดการและปรับปรุงงานในแต่ละด้านขององค์กร
Robotic Process Automation เป็นเทคโนโลยีที่ใช้ซอฟต์แวร์ “หุ่นยนต์” เข้ามาทำงานแทนมนุษย์ในกระบวนการที่มีรูปแบบชัดเจน เช่น การคีย์ข้อมูล การย้ายข้อมูลระหว่างระบบ การตรวจสอบข้อมูล หรือการสร้างรายงานต่างๆ
ระบบที่รวมกระบวนการสำคัญต่างๆ ขององค์กรไว้ในแพลตฟอร์มเดียว เช่น การเงิน บัญชี การผลิต โลจิสติกส์ การจัดซื้อ และทรัพยากรบุคคล การรวมระบบเหล่านี้เข้าด้วยกันช่วยให้การส่งต่อของข้อมูลเป็นไปอย่างราบรื่น มีประสิทธิภาพ และลดความซ้ำซ้อน เมื่อรวมฟีเจอร์อัตโนมัติเข้ากับ ERP ยิ่งทำให้การดำเนินงานมีความลื่นไหลและแม่นยำมากขึ้น เช่น การสั่งซื้อสินค้าอัตโนมัติเมื่อสต็อกต่ำ หรือการแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่องบประมาณเกินวงเงิน
CRM เป็นระบบที่ช่วยจัดการข้อมูลลูกค้า และประวัติการติดต่อกับลูกค้า การทำให้ระบบ CRM ทำงานอัตโนมัติ ต้องนำระบบอื่นเข้ามาช่วย เช่น Workflow Automation หรือ RPA กับ CRM จะช่วยให้กระบวนการเหล่านี้ดำเนินไปโดยไม่ต้องพึ่งพาพนักงานมากนัก เช่น การแบ่งกลุ่มลูกค้าอัตโนมัติตามข้อมูลและพฤติกรรม หรือการแจ้งเตือนไปยังฝ่ายขายเมื่อถึงเวลาติดตามผลลูกค้า
ช่วยให้องค์กรทำงานได้รวดเร็วขึ้นโดยไม่ต้องพึ่งพากระบวนการเดิมที่ใช้เวลานาน ลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดจากมนุษย์ในงานที่ซ้ำซากและต้องการความแม่นยำ ระบบยังเพิ่มประสิทธิภาพในการประสานงานและทำให้ข้อมูลไหลเวียนได้อย่างเป็นระบบ ช่วยให้การตัดสินใจทางธุรกิจทำได้อย่างมั่นใจและทันต่อสถานการณ์ อีกทั้งยังเป็นแรงสนับสนุนสำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจให้เติบโตอย่างยั่งยืนในระยะยาว
ลดงานที่ทำซ้ำๆ ช่วยประหยัดเวลาในการทำงาน พนักงานสามารถนำเวลาที่เหลือมาทำงานที่ใช้ความคิดสร้างสรรค์หรืองานทึ่ต้องใช้การตัดสินใจได้มากขึ้น
จุดเด่นอีกข้อหนึ่งคือการช่วยลดความผิดพลาดในการทำงานจากมนุษย์ (Human Error) งานบางประเภทข้อมูลมีปริมาณมาก เมื่อพนักงานทำงานนานๆ อาจเกิดความเหนื่อยล้า สับสน ทำให้กรอกหรือพิมพ์ข้อมูลที่ผิดลงในระบบได้
เพิ่มประสิทธิภาพในการบริการลูกค้า (บริการรวดเร็วขึ้น) แต่ทั้งนี้ต้องวิเคราะห์ว่าการตอบกลับหรือส่งข้อมูลหาลูกค้าด้วยเทคโนโลยีอัตโนมัติดังกล่าวนั้น ลูกค้ามีความพึงพอใจมากน้อยเพียงใด
ในกรณีที่ธุรกิจเจริญเติบโตขึ้นหรือเกิดการขาดแคลนบุคลากร การทำให้กระบวนการทำงานเป็นระบบ Automation แทนการจ้างพนักงาน ก็เป็นอีกทางเลือกสำหรับผู้ประกอบการ แต่ทั้งนี้ต้องเป็นกระบวนการทำงานที่มีรูปแบบที่ชัดเจนและแน่นอน
ระบบอัตโนมัติอัจฉริยะ (Intelligent Automation) คือการผสานรวมเทคโนโลยีขั้นสูง เช่น การนำเทคโนโลยีซอฟต์แวร์หุ่นยนต์ทำงานด้วยกระบวนการอัตโนมัติ Robotic Process Automation (RPA) มาทำงานร่วมกับเทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence) และการเรียนรู้ของเครื่องจักร (Machine Learning) ในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของระบบ RPA ให้สามารถทำงานที่ซับซ้อนได้มากขึ้น
ตัวอย่างที่ลูกค้าของทาง KSP AsiaFIN ใช้อยู่ในปัจจุบันได้แก่การนำระบบอัตโนมัติ RPA OrangeWorkforce มาใช้งานร่วมกับเทคโนโลยีระบบ Optical Character Recognition OCR (การรู้จำอักขระด้วยแสง) ชื่อ Orange Vision Form+ เพื่อให้บอท RPA ทำการดึงข้อความจากไฟล์ข้อความ PDF หรือไฟล์รูปภาพ PDF ออกมาเป็นตัวอักษรดิจิทัล และให้บอท RPA นำข้อมูลตัวอักษรดังกล่าว ไปกรอกลงในระบบ ERP ระบบ SAP หรือระบบบัญชีต่างๆ โดยอัตโนมัติ
ปัจจุบันระบบไม่ได้จำกัดอยู่แค่ในโรงงานอุตสาหกรรมเท่านั้น แต่ยังเข้ามามีบทบาทใน ชีวิตประจำวัน และ บริการสาธารณะ เช่น
ผลลัพธ์ คือ ทำให้บริการต่างๆ มีความรวดเร็ว ปลอดภัย และตรงกับความต้องการของผู้ใช้มากขึ้น
สามารถใช้งานได้หลากหลายอุตสาหกรรม เช่น
แม้ว่าระบบสามารถทำงานแทนมนุษย์ได้ในบางส่วน แต่ยังต้องการการดูแลและตรวจสอบจากมนุษย์ในบางงานที่ซับซ้อน
