การนำความสามารถของ Artificial Intelligence (AI) มาทำงานร่วมกับเทคโนโลยี Optical Character Recognition (OCR) เพื่อการรู้จำข้อความอัจฉริยะ โดยดึงข้อมูลจากภาพหรือไฟล์ PDF ที่มาในรูปแบบเอกสารสแกน ระบบ AI OCR มีความแม่นยำและยืดหยุ่นสูง เช่น การแยกตัวหนังสือจากใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ หรือเอกสารที่มีฟอนต์หลากหลาย สามารถเรียนรู้และปรับตัวให้เข้าใจรูปแบบข้อมูลได้ดีขึ้นเรื่อย ๆ ไม่ว่าจะเป็นภาษา รูปแบบ หรือโครงสร้างเอกสาร การใช้งานแพร่หลายตั้งแต่ธุรกิจขนาดเล็กจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ เพราะช่วยลดภาระงานซ้ำซ้อน และเพิ่มความเร็วในการประมวลผลข้อมูล นับเป็นเทคโนโลยีสำคัญที่ช่วยขับเคลื่อนกระบวนการทำงานให้เป็นอัตโนมัติและแม่นยำยิ่งขึ้นในยุคดิจิทัล
AI OCR คือเทคโนโลยีที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์ร่วมกับระบบรู้จำตัวอักษรจากภาพเพื่อแปลงข้อมูลที่มองเห็นได้ เช่น ข้อความจากเอกสาร หรือภาพถ่าย ให้กลายเป็นข้อมูลแก้ไขได้ ซึ่งเทคโนโลยีนี้น่าสนใจตรงที่มีความสามารถในการเรียนรู้ ปรับตัว และเข้าใจบริบทของข้อความที่สแกน ไม่ใช่แค่การจับลักษณะตัวอักษรเท่านั้น ตัวอย่างเช่น หากเอกสารมีรูปแบบเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย ระบบสามารถเข้าใจและแปลงข้อมูลได้อย่างถูกต้อง
โปรแกรม OCR ย่อมาจาก Optical Character Recognition หมายถึงเทคโนโลยีที่สามารถตรวจจับและแปลงข้อความที่อยู่ในรูปภาพ หรือไฟล์สแกนเป็นข้อความที่สามารถใช้งานและจัดเก็บเป็นไฟล์ดิจิทัลได้ ทำงานโดยใช้การจับรูปร่างของตัวอักษรเพื่อแปลงเป็นข้อความ
AI เรียนรู้จากข้อมูลจำนวนมาก ซึ่งเป็นหนึ่งในคุณสมบัติสำคัญ โดยระบบสามารถเรียนรู้จากตัวอย่างเอกสารหลายพันหรือหลายหมื่นชุด เพื่อทำความเข้าใจลักษณะ รูปแบบ และโครงสร้างของเอกสารแต่ละประเภท เช่น ใบแจ้งหนี้จากบริษัทต่าง ๆ ที่มีรูปแบบไม่เหมือนกัน โดยปัญญาประดิษฐ์จะจับจุดร่วม วิเคราะห์ และสร้างโมเดลที่สามารถแยกแยะเนื้อหาสำคัญได้อย่างแม่นยำ
การสแกนเอกสารและรูปภาพอัจฉริยะมีความสามารถขั้นสูงที่ช่วยให้องค์กรสามารถทำงานกับข้อมูลจากเอกสารได้อย่างชาญฉลาด เทคโนโลยีนี้สามารถแยกข้อความจากเอกสาร จัดโครงสร้างข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่ใช้งานต่อได้ หรือจัดการกับเอกสารที่มีหลายหน้า
ความสามารถหลักคือการอ่านและแยกข้อความจากภาพ โดยตรวจจับข้อความได้ทั้งจากตัวอักษรภาษาอังกฤษพิมพ์เล็ก ตัวพิมพ์ใหญ่ หรือแม้แต่ตัวอักษรภาษาไทยที่มีความยาก ความพิเศษของ OCR ผสานกับ AI ไม่เพียงแค่อ่านตัวอักษร แต่ยังสามารถเข้าใจความหมายของข้อความได้ เช่น การแยกชื่อบริษัทจากที่อยู่ หรือการแยกหัวข้อสำคัญออกจากรายละเอียดรอง ทำให้ข้อมูลที่ได้มีคุณภาพสูง สามารถใช้งานต่อได้ในทันที
การจัดโครงสร้างข้อมูลให้เหมาะสมกับการใช้งานในระบบต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น Excel หรือระบบ ERP การจัดโครงสร้างนี้มีความสำคัญมาก เพราะข้อมูลที่ไม่มีรูปแบบจะไม่สามารถนำไปวิเคราะห์หรือใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบจะทำหน้าที่แยกหมวดหมู่ข้อมูล เช่น ชื่อ, วันที่หมายเลขใบสั่งซื้อ, ยอดรวม แล้วจัดเรียงให้สอดคล้องกับรูปแบบที่องค์กรต้องการ เช่น แปลงใบเสร็จให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ที่นำเข้าเข้าสู่ระบบบัญชีโดยอัตโนมัติ หรือแยกข้อมูลลูกค้าเข้าสู่ CRM แบบไม่ต้องพิมพ์เอง
โดยเฉพาะองค์กรที่มีการจัดการเอกสารจำนวนมาก เช่น รายงานประจำเดือน สัญญาหลายฉบับ หรือใบแจ้งหนี้ที่มีหลายหน้า ความสามารถในการประมวลผลเอกสารหลายหน้าอย่างเป็นระบบ โดยไม่ทำให้ข้อมูลขาดหายหรือคลาดเคลื่อน ระบบสามารถติดตามลำดับหน้าได้อย่างแม่นยำ พร้อมแยกหัวข้อหรือข้อมูลที่ซ้ำซ้อนออกจากกัน เช่น การแยกตารางรายการออกจากหน้าปก หรือดึงเฉพาะข้อมูลสำคัญจากหน้าสุดท้าย
การทำงานของปัญญาประดิษฐ์ที่ผสานกับระบบสแกนเอกสาร ประกอบด้วยหลายขั้นตอนตั้งแต่การตรวจจับข้อความ การสกัดข้อมูล การเรียนรู้จากตัวอย่างเอกสาร ไปจนถึงการประเมินความถูกต้องของผลลัพธ์ กระบวนการทั้งหมดนี้ต้องอาศัยการทำงานร่วมกันของเทคโนโลยี Artificial Intelligence และ Machine Learning เพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีคุณภาพสูงและพร้อมใช้งาน
ขั้นตอนแรกในการทำงานคือการตรวจจับและรู้จำข้อความจากภาพ ซึ่งเป็นหัวใจหลักของระบบสแกนเอกสารอัจฉริยะ โดยอาศัยเทคนิค ระบุว่าข้อความอยู่ตรงไหนของภาพ แล้วใช้โมเดล AI วิเคราะห์ลักษณะของตัวอักษรเพื่อแปลงออกมาเป็นข้อความที่เข้าใจได้ ไม่ว่าจะเป็นตัวอักษรพิมพ์ธรรมดา ตัวหนา ตัวเอียง หรือลายมือที่เขียนไม่เรียบร้อย ระบบจะใช้โมเดลที่ผ่านการฝึกมาอย่างดีในการแยกแยะตัวอักษรแต่ละตัวอย่างแม่นยำ
หลังจากที่ระบบสามารถแยกและรู้จำข้อความได้แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการเก็บรวบรวมข้อมูลที่ตรวจพบไว้ในรูปแบบที่เป็นระเบียบและเหมาะสมกับการใช้งานต่อไป ข้อมูลเหล่านี้จะถูกจัดกลุ่มตามหมวดหมู่ เช่น ชื่อผู้ส่ง เลขที่เอกสาร ยอดเงิน วันที่ ฯลฯ เพื่อให้สามารถนำไปใช้งานต่อได้ง่ายขึ้น เช่น การส่งเข้า ERP หรือเชื่อมต่อกับระบบจัดการเอกสารอัตโนมัติ (DMS)
โมเดล AI ที่อยู่เบื้องหลังการรู้จำอักขระด้วยแสงจำเป็นต้องได้รับการฝึกฝนด้วยข้อมูลเอกสารจำนวนมากเพื่อให้สามารถเข้าใจและรู้จำข้อความได้อย่างแม่นยำ การเทรนโมเดลคือกระบวนการที่นำตัวอย่างเอกสารจริง เช่น ใบกำกับภาษี สัญญา หรือรายงานต่าง ๆ มาป้อนให้กับระบบ พร้อมกับคำอธิบายว่าแต่ละส่วนของเอกสารมีความหมายว่าอะไร จากนั้นระบบจะเรียนรู้จากรูปแบบของเอกสารและสร้างแบบจำลองที่สามารถใช้ในเอกสารลักษณะเดียวกันได้ในอนาคต ยิ่งข้อมูลที่ใช้ฝึกมีความหลากหลายมากเท่าไรก็จะยิ่งเก่งขึ้นในการแยกแยะความแตกต่าง
เมื่อระบบดำเนินการเสร็จสิ้น การประเมินผลลัพธ์เป็นอีกขั้นตอนสำคัญเพื่อให้มั่นใจในความถูกต้องและความน่าเชื่อถือของข้อมูลที่ได้ โดยระบบจะตรวจสอบความแม่นยำของข้อความที่สกัดได้ เปรียบเทียบกับข้อมูลที่ถูกต้อง เพื่อระบุว่าข้อมูลแต่ละจุดมีความเชื่อถือได้มากน้อยเพียงใด การประเมินผลนี้ยังช่วยให้องค์กรสามารถติดตามประสิทธิภาพของระบบในระยะยาว เช่น จำนวนเอกสารที่อ่านไม่สำเร็จ หรือจุดที่ระบบสับสนบ่อย ๆ จากนั้นจึงนำผลลัพธ์เหล่านี้ไปใช้ในการปรับปรุงโมเดลเพิ่มเติม
โปรแกรมสแกนตัวอักษรอัจฉริยะเป็นเครื่องมือสำคัญที่เข้ามาช่วยยกระดับการทำงานของทุกระดับธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็น SME ที่ต้องการลดภาระการกรอกข้อมูล ไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ที่จัดการกับเอกสารนับพันชุดต่อวัน เทคโนโลยีนี้สามารถนำไปใช้ในหลากหลายแผนก เช่น บัญชี การเงิน ทรัพยากรบุคคล หรือโลจิสติกส์ โดยเฉพาะในองค์กรที่ยังต้องพึ่งพาเอกสารกระดาษ หรือรับข้อมูลจากภายนอกในรูปแบบที่ไม่เป็นระบบ
สำหรับธุรกิจขนาดเล็กและ SME การใช้ OCR ที่มีระบบอัจฉริยะ ช่วยสร้างความได้เปรียบด้านต้นทุนและเวลาได้อย่างชัดเจน หลายกิจการยังคงมีการรับใบสั่งซื้อ ใบเสร็จ หรือเอกสารสำคัญผ่านทางแฟกซ์ อีเมล หรือไฟล์สแกน ซึ่งต้องมีคนคอยกรอกข้อมูลเข้าสู่ระบบบัญชีหรือสต๊อกด้วยมือ การใช้ระบบนี้จะช่วยแปลงเอกสารเหล่านั้นให้กลายเป็นข้อมูลดิจิทัลโดยอัตโนมัติ
ในธุรกิจขนาดกลางจนถึงระดับองค์กร การจัดการเอกสารจำนวนมากเป็นเรื่องที่ท้าทายและเสียทรัพยากรจำนวนมาก สามารถเชื่อมต่อกับ Workflow หรือ RPA (Robotic Process Automation) เพื่อสร้างกระบวนการที่ไม่ต้องพึ่งพาแรงงานคน เช่น เมื่อสแกนเอกสารแล้วดึงข้อมูลส่งเข้า SAP โดยตรง หรือแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อพบข้อมูลผิดปกติ
ลดระยะเวลาในการจัดการเอกสารอย่างมหาศาล เอกสารที่ต้องพิมพ์หรือกรอกข้อมูลด้วยมืออาจใช้เวลาหลายชั่วโมงหรือหลายวัน ระบบสามารถอ่านและแปลงข้อมูลได้ภายในไม่กี่นาที
ลดข้อผิดพลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยความสามารถในการตรวจจับตัวอักษรและเข้าใจรูปแบบข้อมูล ระบบสามารถคัดกรองข้อมูลผิดพลาดได้ตั้งแต่ต้นทาง
ระบบนี้สามารถแปลงเอกสารกระดาษทั้งหมดให้เป็นข้อมูลดิจิทัล โดยไม่จำเป็นต้องพิมพ์หรือจัดเก็บในรูปแบบดั้งเดิมอีกต่อไป ลดต้นทุนการพิมพ์ การจัดเก็บ และการทำลายเอกสารที่หมดอายุ
ช่วยวางรากฐานให้ธุรกิจสามารถใช้ข้อมูลเป็นตัวขับเคลื่อนการตัดสินใจได้อย่างแท้จริง นำข้อมูลที่ได้ไปวิเคราะห์ เทียบแนวโน้ม หรือสร้างรายงานเชิงกลยุทธ์ได้ทันที
การตัดสินใจเลือกใช้ระบบประมวลผลเอกสารอัจฉริยะสำหรับองค์กรมีผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน การจัดการข้อมูล และต้นทุนโดยรวมของธุรกิจในระยะยาว โซลูชันแต่ละรายมีคุณสมบัติ ความสามารถ และจุดเด่นที่แตกต่างกัน ดังนั้นองค์กรควรพิจารณาหลายปัจจัยประกอบกัน
ภาษาไทยมีความซับซ้อนในรูปแบบอักษร การเว้นวรรค และการจัดวางคำที่ไม่เหมือนภาษาอังกฤษ ไม่ใช่ทุกระบบจะสามารถรองรับภาษาไทยได้อย่างมีประสิทธิภาพ การเลือกโซลูชันที่สามารถอ่านและแยกแยะภาษาไทยได้อย่างแม่นยำจึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กร
ความแม่นยำเป็นหนึ่งในปัจจัยที่มีผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพขององค์กร หากระบบแปลงข้อความผิดพลาดบ่อย จะส่งผลให้ต้องใช้แรงงานคนเข้ามาแก้ไขข้อมูลซ้ำ ซึ่งอาจทำให้เสียเวลาและลดประสิทธิภาพที่ควรได้รับ
เอกสารในแต่ละองค์กรมีความหลากหลาย ทั้งในรูปแบบ OCR กับ PDF, JPG, PNG, TIFF และประเภทเอกสารใบสั่งซื้อ, สัญญา, ฟอร์มลงทะเบียน ระบบที่ดีควรรองรับทั้งเอกสารพิมพ์, เอกสารที่มีโครงสร้างแน่นอน, เอกสารที่ไม่มีรูปแบบแน่นอน และเอกสารแบบกึ่งโครงสร้างได้อย่างมีประสิทธิภาพ
บริการหลังการขายก็เป็นสิ่งสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม เพราะองค์กรอาจต้องการคำแนะนำ หรือแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในกรณีที่ข้อมูลมีความซับซ้อนมากกว่าปกติ ผู้ให้บริการที่ดีควรมีทีมสนับสนุนที่เข้าใจการใช้งานในเชิงธุรกิจ พร้อมช่วยประเมินและปรับปรุงการใช้งานให้ตรงกับความต้องการของลูกค้า
ควรสามารถในการเชื่อมต่อและทำงานร่วมกับระบบอื่นในองค์กรได้อย่างไร้รอยต่อ เช่น ระบบ ERP, CRM, ระบบบัญชี, ระบบจัดซื้อ หรือระบบ Automation ระบบที่ดีควรส่งออกข้อมูลในรูปแบบที่ยืดหยุ่น เช่น JSON, XML, Excel หรือเชื่อมต่อผ่าน API ได้โดยตรง เพื่อให้ข้อมูลที่ได้ถูกนำไปใช้งานต่อในระบบหลักขององค์กร
OrangeVision form+ คือเทคโนโลยี OCR อัจฉริยะสำหรับแปลงข้อมูลจากแบบฟอร์มและเอกสารที่เป็นภาพหรือสแกนให้กลายเป็นข้อมูลดิจิทัลได้อย่างแม่นยำ รองรับเอกสารหลากหลายประเภท ทั้งในภาคธุรกิจ การเงิน การศึกษา และหน่วยงานต่าง ๆ ช่วยลดภาระงานที่ต้องใช้แรงงานคน พร้อมเพิ่มความเร็วและความถูกต้องในการจัดการข้อมูล ทดลองใช้งานระบบเพื่อประเมินประสิทธิภาพและความเหมาะสมกับกระบวนการของท่าน
ระบบ AI OCR ส่วนใหญ่ถูกออกแบบมาโดยคำนึงถึงความปลอดภัยของข้อมูลตามมาตรฐานสากล เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารสำคัญของคุณได้รับการปกป้องอย่างสูงสุด การประมวลผลภายในระบบที่เชื่อถือได้
ได้แน่นอน ระบบไม่เพียงแค่แปลงภาพเป็นข้อความ แต่ยังสามารถตรวจจับตารางและจัดเรียงข้อมูลให้อัตโนมัติ อีกทั้งยังแยกหัวข้อ ฟิลด์ และค่าต่าง ๆ จากแบบฟอร์ม
ความเร็วในการประมวลผลขึ้นอยู่กับปริมาณและคุณภาพของเอกสาร โดยทั่วไปโปรแกรมสามารถสแกนเอกสารหลายร้อยหน้าภายในไม่กี่นาที และรองรับการทำงานแบบประมวลผลเอกสารหลายไฟล์หรือหลายร้อยหน้าพร้อมกันในครั้งเดียว
