ERP ถือเป็นหัวใจสำคัญของการทำธุรกิจสมัยใหม่ เนื่องจากช่วยรวบรวมข้อมูลและกระบวนการทำงานของแต่ละแผนกมาอยู่ในระบบเดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นบัญชี การเงิน การขาย การผลิต ไปจนถึงทรัพยากรบุคคล การมีระบบเข้ามาช่วย ทำให้ทำงานเชื่อมโยงกันอย่างมีประสิทธิภาพ ลดความซ้ำซ้อน และความผิดพลาดที่มักเกิดจากการใช้ข้อมูลแยกส่วนกัน
ERP คือระบบบริหารจัดการทรัพยากรขององค์กร ช่วยให้ทุกฝ่ายสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน เปรียบเสมือนสมองกลางที่รวบรวมข้อมูลจากทุกมุมขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลทางการเงิน สถานะสินค้าในคลัง ยอดขาย หรือข้อมูลพนักงาน เป็นต้น
ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning หรือแปลเป็นไทยว่า การวางแผนทรัพยากรองค์กร คำว่า Enterprise หมายถึง ธุรกิจที่มีหลายหน่วยงาน Resource หมายถึงทรัพยากรในรูปแบบต่าง ๆ เช่น เงินทุน วัตถุดิบ หรือบุคลากร ส่วน Planning คือการวางแผนอย่างเป็นระบบ
โดยทั่วไปแบ่งออกเป็น 3 ประเภทหลัก ได้แก่ On-premises, Cloud และ Hybrid ซึ่งแต่ละแบบมีจุดเด่นและข้อพิจารณาที่แตกต่างกัน การเข้าใจความแตกต่างจะช่วยให้องค์กรเลือกใช้ระบบที่สอดคล้องกับความต้องการมากที่สุด
ระบบที่ติดตั้งและใช้งานบนเซิร์ฟเวอร์ขององค์กรเอง ข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ภายใน ทำให้องค์กรสามารถควบคุมระบบและความปลอดภัยได้เต็มที่ เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีนโยบายด้านข้อมูลที่เข้มงวด
ระบบที่ให้บริการผ่านอินเทอร์เน็ต ข้อมูลและซอฟต์แวร์ทั้งหมดถูกติดตั้งและจัดการบนคลาวด์ องค์กรเพียงแค่สมัครใช้บริการและเข้าถึงระบบผ่านเว็บหรือแอปพลิเคชัน ข้อดีคือไม่ต้องลงทุนซื้ออุปกรณ์เซิร์ฟเวอร์เอง
การผสานระหว่าง On-premises กับ Cloud เข้าด้วยกัน โดยเก็บข้อมูลไว้ภายในเซิร์ฟเวอร์ของตนเอง ส่วนโมดูลติดตั้งไว้บนคลาวด์ แนวทางนี้เหมาะกับองค์กรที่ต้องการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลและความสะดวกสบายในการใช้ระบบ
ระบบ ERP ประกอบด้วยโมดูลหลายส่วนที่ออกแบบมาเพื่อรองรับการทำงานหลายด้านขององค์กร ไม่ว่าจะเป็น ฝ่ายการเงิน จัดซื้อ การขาย การผลิต และบริหารทรัพยากรบุคคล
โมดูลด้านบัญชีการเงินช่วยให้ธุรกิจสามารถติดตามกระแสเงินสด กำไร ขาดทุน และสถานะการเงินได้อย่างแม่นยำ ระบบจะรวบรวมข้อมูลการทำธุรกรรมทุกขั้นตอน ตั้งแต่รายรับ รายจ่าย ใบแจ้งหนี้ ไปจนถึงปิดงบการเงินประจำปี ทำให้การจัดทำรายงานทางการเงินเป็นไปอย่างรวดเร็วและถูกต้องมากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยในเรื่องการควบคุมงบประมาณ รวมถึงการบริหารสภาพคล่องอีกด้วย
โมดูลด้านการจัดซื้อและซัพพลายเชนช่วยให้ธุรกิจบริหารการสั่งซื้อวัตถุดิบจากซัพพลายเออร์ได้อย่างเป็นระบบ ตั้งแต่การขอใบเสนอราคา ออกใบสั่งซื้อ ตรวจรับสินค้า ไปจนถึงการจัดการสินค้าคงคลังอย่างเหมาะสม นอกจากนี้ยังช่วยวิเคราะห์ประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ เช่น การส่งสินค้าตรงต่อเวลา คุณภาพของวัตถุดิบ และต้นทุนโดยรวม เพื่อให้องค์กรสามารถเลือกคู่ค้าที่ดีที่สุดได้
โมดูลการขายและการตลาดทำหน้าที่รวบรวมข้อมูลลูกค้าและการขายไว้ในระบบเดียว ช่วยให้ทีมขายสามารถติดตามโอกาสทางธุรกิจ ตั้งแต่การนำเสนอ การเจรจา ไปจนถึงการปิดการขายได้ครบถ้วน อีกทั้งยังสามารถวิเคราะห์พฤติกรรมการซื้อของลูกค้า แนวโน้มตลาด และประสิทธิภาพของแคมเปญการตลาดอีกด้วย
โมดูลการผลิตใช้ในอุตสาหกรรม 4.0 ช่วยในการวางแผน ควบคุม และติดตามทุกขั้นตอนการผลิต ตั้งแต่การคำนวณวัตถุดิบ การจัดตารางการผลิต การควบคุมคุณภาพ ไปจนถึงการส่งมอบสินค้า ข้อมูลแบบเรียลไทม์จะช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นปัญหาและแก้ไขได้ทันที พร้อมทั้งนำไปวิเคราะห์เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต
โมดูลของฝ่ายทรัพยากรบุคคลช่วยในการจัดการข้อมูลพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นการบันทึกประวัติพนักงาน จัดการเอกสารสัญญาจ้าง คำนวณเงินเดือนและโอที ไปจนถึงการประเมินผลการทำงาน ระบบยังช่วยติดตามการลางาน การทำงานล่วงเวลา และชั่วโมงการทำงานจริง เพื่อให้ข้อมูลตรงกับกฎหมายแรงงาน
ในปัจจุบันมีโปรแกรม ERP ให้เลือกใช้หลากหลายเจ้าจากทั่วโลก ซึ่งแต่ละระบบถูกออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์ธุรกิจประเภทต่าง ๆ ทั้งขนาดเล็ก ขนาดกลาง ไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ การเลือกจึงต้องพิจารณาจากความเหมาะสมกับลักษณะธุรกิจ งบประมาณ และโครงสร้างการทำงานขององค์กร
SAP เป็นหนึ่งในผู้บุกเบิกและผู้นำด้านโปรแกรม ERP ของโลก ด้วยประสบการณ์ที่ยาวนานและฐานผู้ใช้งานในหลายอุตสาหกรรม จุดเด่นของโปรแกรม SAP คือความครอบคลุมในทุกโมดูลธุรกิจ ตั้งแต่การเงิน การผลิต ไปจนถึงซัพพลายเชน
Odoo เป็นระบบ ERP แบบโอเพนซอร์สที่ได้รับความนิยมอย่างมากในช่วงหลายปีที่ผ่านมา จุดเด่นของ Odoo คือความยืดหยุ่นและสามารถเลือกติดตั้งโมดูลได้ตามความต้องการของธุรกิจ เช่น บัญชี การขาย คลังสินค้า หรือการตลาดดิจิทัล
Microsoft Dynamics 365 เป็นอีกหนึ่งระบบที่ได้รับความนิยมสูง โดยมีจุดเด่นในการเชื่อมต่อกับผลิตภัณฑ์รายอื่นของ Microsoft เช่น Office 365 หรือ Power BI ทำให้การทำงานเป็นไปอย่างต่อเนื่อง และถูกออกแบบมาให้ใช้งานง่ายอีกด้วย
Oracle NetSuite เป็นระบบแบบคลาวด์ที่มีชื่อเสียงด้านความสามารถในการรองรับการขยายตัวของธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กที่กำลังเติบโตหรือธุรกิจที่ขยายไปยังต่างประเทศ จุดแข็งของ NetSuite คือการทำงานแบบครบวงจร
การทำงานอัตโนมัติในซอฟต์แวร์ ERP ไม่ได้จำกัดอยู่เพียงแค่การประมวลผลข้อมูลบัญชีหรือการจัดทำรายงาน แต่ยังขยายไปสู่การประมวลผลเอกสาร การกรอกข้อมูล ไปจนถึงการเชื่อมต่อกับระบบซอฟต์แวร์อื่น ๆ ได้อย่างไร้รอยต่อ
OCR (Optical Character Recognition) เป็นเทคโนโลยีที่ช่วยสแกนและแปลงข้อมูลจากเอกสารกระดาษหรือไฟล์รูปภาพให้อยู่ในรูปแบบข้อความดิจิทัล เมื่อนำ OCR มาผสานเข้ากับซอฟต์แวร์ ERP ข้อมูลที่สกัดได้ จากนั้นให้ RPA นำไปบันทึกเข้าระบบทันที ลดการพิมพ์ข้อความด้วยมือ นอกจากนี้ยังช่วยให้ธุรกิจทำงานได้รวดเร็วขึ้น โดยเฉพาะในองค์กรที่ต้องจัดการเอกสารจำนวนมาก
RPA (Robotic Process Automation) เป็นเทคโนโลยีดิจิทัลที่ทำงานเหมือนมนุษย์ แต่ต้องเป็นงานที่มีลักษณะซ้ำ ๆ และกำหนดขั้นตอนไว้ล่วงหน้า ตัวอย่างเช่น การกรอกข้อมูลคำสั่งซื้อเข้าระบบ ERP การโอนย้ายข้อมูลจากอีเมลหรือไฟล์ Excel เข้าฐานข้อมูล หรือการอัปเดตสถานะคำสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ จุดแข็งของ RPA คือสามารถทำงานได้ 24 ชั่วโมงโดยไม่เหนื่อยล้า และไม่ผิดพลาด
API เป็นอีกเครื่องมือที่ช่วยให้ซอฟต์แวร์ ERP สามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่นได้อย่างราบรื่น โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลซ้ำ แต่ต้องเป็นซอฟต์แวร์ที่รองรับ API เท่านั้นจึงใช้งานได้
