OCR คือเทคโนโลยีที่ช่วยแปลงข้อความในรูปแบบภาพ เช่น เอกสารสแกน, ไฟล์ PDF หรือ รูปภาพ ให้กลายเป็นข้อความที่สามารถแก้ไข ค้นหาหรือนำมาใช้งานต่อได้ เทคโนโลยีนี้มีชื่อเต็มมาจาก Optical Character Recognition แปลเป็นไทย การรู้จำตัวอักษรด้วยแสงนับว่าเทคโนโลยีนี้เป็นการปฏิวัติการจัดการเอกสารในยุคดิจิทัล ช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มความแม่นยำ โดยเฉพาะในองค์กรที่ต้องจัดการเอกสารจำนวนมาก อย่างไรก็ตามเทคโนโลยียังมีข้อจำกัด เช่น การจดจำข้อความจากภาพที่มีคุณภาพต่ำหรือการทำงานกับฟอนต์ที่ไม่รองรับ ซึ่งอาจต้องเตรียมเอกสารหรือตั้งค่าให้เหมาะสมกับการใช้งาน
ก่อนอื่นเริ่มจากปรับแต่งภาพให้ชัดเจนขึ้นเพื่อลดสัญญาณรบกวนและแก้ไขความเอียง ก่อนที่จะใช้ OCR วิเคราะห์และแยกโครงสร้างข้อความออกเป็นบรรทัด คำ และตัวอักษร ระบบใช้การเปรียบเทียบรูปแบบตัวอักษร (Pattern Matching) หรือการวิเคราะห์ลักษณะตัวอักษร (Feature Extraction) เพื่อจดจำและแปลงเป็นข้อความ สามารถส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์ EXCEL, TXT, DOCX, หรือ PDF ที่สามารถค้นหาได้ ปัจจุบันพัฒนาให้รองรับหลายภาษา รวมถึงภาษาไทย
OCR แบ่งออกเป็น 3 ประเภทหลัก ได้แก่ Simple OCR, Intelligent OCR และ Handwriting OCR ซึ่งแต่ละประเภทมีความสามารถและจุดเด่นแตกต่างกันออกไป เหมาะสมกับลักษณะการทำงานเฉพาะด้าน Simple OCR เหมาะกับการแปลงเอกสารที่มีฟอนต์มาตรฐานและชัดเจน ขณะที่ Intelligent OCR สามารถประมวลผลข้อมูลที่ซับซ้อนกว่า เช่น ฟอร์มและตาราง และ Handwriting OCR ออกแบบมาเพื่อจดจำลายมือ ช่วยให้การแปลงเอกสารที่เขียนด้วยมือเป็นข้อความดิจิทัลเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้ธุรกิจสามารถเลือกใช้ตามความต้องการได้อย่างยืดหยุ่นและตอบโจทย์การใช้งานจริง
คือเทคโนโลยีที่เหมาะสำหรับการแปลงข้อความตัวพิมพ์มาตรฐานจากเอกสารที่มีรูปแบบชัดเจน เช่น รานงานทางธุรกิจ หนังสือ คู่มือการใช้งาน หรือ สัญญา เป็นต้น เทคโนโลยีนี้เหมาะกับเอกสารที่มีคุณภาพที่ดี ไม่มีรอยขีดเขียนหรือรอยขีดฆ่า
Intelligent Document Processing เทคโนโลยีที่พัฒนาจาก Simple OCR ด้วย AI และ Machine Learning สามารถเรียนรู้และพัฒนาความแม่นยำในการจดจำลายมือและตัวอักษรที่ไม่เป็นระเบียบ เช่น การกรอกแบบฟอร์มด้วยลายมือ หรือข้อความในภาพที่มีฟอนต์ซับซ้อน
ถูกออกแบบมาเพื่อเน้นการแปลงข้อความที่เขียนด้วยมือให้เป็นข้อมูลดิจิทัล เทคโนโลยีนี้มีความแม่นยำสูงมาก เหมาะกับการจัดการเอกสารที่จัดทำด้วยลายมือ ตัวอย่างเช่น บันทึกการประชุม เอกสารทางการแพทย์ที่แพทย์เขียนด้วยลายมือ เป็นต้น
สามารถนำเทคโนโลยี OCR ไปใช้ได้กับเอกสารและไฟล์หลายประเภท ไม่ว่าจะเป็นรูปภาพ เอกสาร PDF ไฟล์ Excel หรือแม้แต่เอกสารที่เขียนด้วยลายมือ OCR ช่วยแปลงข้อมูลจากสื่อเหล่านี้ให้กลายเป็นข้อความดิจิทัลที่สามารถแก้ไข ค้นหา และนำไปใช้งานได้สะดวกมากขึ้น
ปัจจุบันถูกนำไปใช้ในหลากหลายอุตสาหกรรม เช่น การเงิน บัญชี กฎหมาย การแพทย์ และอีคอมเมิร์ซ ช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการเอกสารอัตโนมัติ ลดเวลาการทำงาน และลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ นอกจากนี้ยังรองรับการทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์ต่างๆ เช่น ระบบ RPA, ERP และ AI เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการประมวลผลข้อมูลอีกด้วย
การใช้เทคโนโลยี OCR กับภาพถ่ายหรือไฟล์รูปภาพ อย่างเช่น ใบเสร็จ หนังสือ หรือข้อมูลที่อยู่ในไฟล์ภาพ เป็นต้น โดยการตรวจจับและแปลงข้อความในภาพให้กลายเป็นข้อความดิจิทัล ไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลเอง เหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องการการจัดการเอกสารจากภาพ สามารถดึงข้อมูลออกมาได้อย่างรวดเร็ว
การดึงข้อความจากไฟล์ PDF ที่ไม่สามารถค้นหาได้ PDF ที่เกิดจากการสแกน เทคโนโลยีนี้ช่วยให้เอกสารที่เคยเป็นแค่ภาพ กลายเป็นไฟล์ที่สามารถค้นหา คัดลอก หรือแก้ไขได้ โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่ วิธีใช้งานอ่านเพิ่มเติมได้ที่ OCR PDF
กรอกข้อมูลลงไฟล์ Excel เป็นการประยุกต์ใช้ RPA ทำงานร่วมกับ OCR เพื่อดึงข้อมูลจากเอกสาร เช่น ใบเสร็จหรือรายงาน และแปลงข้อมูลเหล่านั้นเข้าสู่ไฟล์ Excel อัตโนมัติ เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการจัดการข้อมูลให้เป็นระเบียบ เช่น การบัญชี คลังสินค้า เป็นต้น
เริ่มต้นด้วยการเลือกภาพหรือเอกสารที่ต้องการแปลง จากนั้นกำหนดข้อมูลที่ต้องการให้ระบบ RPA ดึงเข้าสู่โปรแกรม Excel พร้อมขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้อง เพื่อให้มั่นใจในความแม่นยำของข้อมูล
ข้อมูลตารางที่อยู่ในรูปแบบ PDF อาจมาจากการสแกนหรือรูปภาพ สามารถแปลง PDF เป็น Excel ได้โดยวิธีการใช้เครื่องมือการจำรู้อักขระด้วยแสงกับระบบอัตโนมัติอย่างเช่น Robotic Automation สามารถนำข้อความในรูปออกมาจัดวางตามช่องที่กำหนดไว้ เพื่อให้ได้ไฟล์ Excel ที่สามารถนำไปวิเคราะห์ต่อได้
เทคโนโลยี Optical Character Recognition ไม่ได้จำกัดแค่เพียงการแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นไฟล์ดิจิทัลเท่าไหร่ แต่สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ในหลากหลายธุรกิจ เรานำเสนอกรณีศึกษามาให้อ่านกัน เผื่อช่วยลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับอุตสาหกรรมของคุณ
ตัวอย่างการใช้ Optical Character Recognition ในการประมวลผลเช็ค ข้อมูลที่อ่านได้ เช่น เลขบัญชี, จำนวนเงิน, วันที่ เพื่อเพิ่มความเร็วและความแม่นยำในการตรวจสอบ
ใช้ในการแปลงข้อมูลจากใบเสร็จ, ใบกำกับภาษี, เอกสารทางการเงินและบัญชีอื่นๆ ให้เป็นข้อความที่ใช้งานต่อได้ เพื่อง่ายต่อการจัดการหรือวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงิน
การใช้ Optical Character Recognition สแกนและแปลงเอกสารสำคัญทางกฎหมาย เช่น สัญญา, หนังสือมอบอำนาจ, และเอกสารคำสั่งศาล ให้เป็นรูปแบบดิจิทัล สามารถค้นหาข้อความสำคัญได้อย่างรวดเร็ว
Optical Character Recognition แปลงข้อมูลในเอกสารที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจขนส่ง เช่น ใบกำกับสินค้า, ใบตราส่ง Bill of Lading และใบส่งของ ช่วยให้ระบบสามารถอัปเดตข้อมูลสินค้าคงคลังและการจัดส่งได้อย่างแม่นยำ
แปลงข้อมูลจากเอกสารนำเข้า-ส่งออกด้วย Optical Character Recognition เช่น แบบฟอร์มศุลกากร, ใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้า ให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ลดเวลาในการกรอกข้อมูลซ้ำและป้องกันข้อผิดพลาดในการผ่านพิธีการศุลกากร
อ่าน ตรวจสอบ และจัดเก็บข้อความในเอกสารทางราชการและการศึกษา เช่น เอกสารทะเบียนราษฎร์, บัตรประชาชน, หนังสือเดินทาง, กระดาษคำตอบแบบปรนัย เป็นต้น ช่วยประหยัดเวลาในการค้นหาและตรวจสอบข้อมูล
เทคโนโลยี OCR ไม่ได้ทำงานเพียงลำพัง แต่ต้องอาศัยเทคโนโลยีดิจิทัลมาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความแม่นยำในการจดจำข้อความ โดยเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องมีดังนี้
ความแม่นยำขึ้นอยู่กับ
ปัญหาที่พบได้บ่อยคือ
