RPA โรงแรม

ในยุคดิจิทัลที่การแข่งขันในอุตสาหกรรมโรงแรมสูงขึ้น RPA โรงแรม ได้เข้ามามีบทบาทสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน RPA ไม่ใช่แค่ซอฟต์แวร์ในการทำงานซ้ำซ้อนเท่านั้น แต่ยังช่วยให้โรงแรมสามารถปรับตัวเข้ากับความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วได้อีกด้วย การนำ RPA มาใช้ในธุรกิจโรงแรมไม่เพียงแต่ช่วยลดข้อผิดพลาดจากการทำงานของมนุษย์ แต่ยังช่วยให้พนักงานมีเวลาโฟกัสกับงานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น เช่น การบริการลูกค้า การวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกเพื่อตัดสินใจด้านการตลาด และการปรับปรุงประสบการณ์การเข้าพักของลูกค้า

ตัวอย่างการใช้ RPA ธุรกิจโรงแรม

ตัวอย่างการใช้ RPA ในโรงแรมที่เห็นผลได้ชัดเจน ได้แก่ การบริหารจัดการการจองห้องพักที่สามารถซิงค์ข้อมูลระหว่างแพลตฟอร์มต่างๆ ได้แบบเรียลไทม์ ลดปัญหาการจองซ้ำซ้อน รวมถึงการเช็คอินและเช็คเอาต์แบบอัตโนมัติที่ช่วยให้ลูกค้าสามารถดำเนินการได้อย่างสะดวกรวดเร็ว นอกจากนี้ RPA ยังช่วยในการจัดการคำขอพิเศษของลูกค้าได้อีกด้วย

RPA จัดการการจองห้องพัก

การจัดการการจองห้องพักเป็นหนึ่งในงานที่ต้องใช้ความแม่นยำสูง เนื่องจากต้องรับการจองจากหลายช่องทาง เช่น เว็บไซต์ของโรงแรม แพลตฟอร์ม OTA (Agoda, Booking.com) และตัวแทนธุรกิจท่องเที่ยว ขั้นตอนการนำ RPA มาช่วยในการจัดการการจองห้องพัก ได้แก่

ดึงข้อมูลการจองจากช่องทางต่างๆ เช่น เว็บไซต์ของโรงแรม, โทรศัพท์, อีเมล, OTA (Agoda, Booking.com, Expedia)
ตรวจสอบการจองจากทุกช่องทางและรวบรวมข้อมูลไว้ในระบบหลัก
อัปเดตราคาห้องพักและจำนวนห้องว่างบนทุกแพลตฟอร์มอัตโนมัติ เช่น เว็บไซต์โรงแรม, Agoda, Booking.com, Expedia
ส่งอีเมลยืนยันการจองให้กับลูกค้า โดยบอทสามารถสร้างอีเมลอัตโนมัติพร้อมแนบรายละเอียดการเข้าพัก เช่น หมายเลขการจอง, วันที่เข้าพัก และเงื่อนไขการเข้าพัก
บันทึกข้อมูลลงระบบบริหารจัดการโรงแรม Property Management System
จัดการการยกเลิกหรือเปลี่ยนแปลงการจองโดยไม่ต้องให้พนักงานดำเนินการเอง

ขั้นตอนการเช็คอินและเช็คเอาต์

บอทดึงข้อมูลผู้เข้าพักจากระบบจอง และตรวจสอบความถูกต้องกับเอกสารประจำตัวหรือวีซ่า
ระบบแจ้งเตือนพนักงานโรงแรมทางอีเมลหรือระบบแชทเมื่อลูกค้ามาถึง เพื่อลดเวลาการรอเช็คอิน
เมื่อลูกค้าเช็คเอาต์ RPA แจ้งเตือนไปยังแผนกแม่บ้าน เพื่อทำความสะอาดและเตรียมห้องสำหรับลูกค้ารายใหม่

จัดการคำขอของลูกค้าด้วย RPA

โรงแรมต้องรับมือกับคำขอของลูกค้าหลายรูปแบบ เช่น ขอหมอนเพิ่ม สั่งอาหาร หรือขอข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่ท่องเที่ยว RPA สามารถช่วยให้การจัดการคำขอเหล่านี้เป็นไปอย่างราบรื่นโดยสามารถรับคำขอจากลูกค้าผ่านแอปพลิเคชัน หรืออีเมล แล้วส่งต่อไปยังแผนกที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังสามารถติดตามสถานะคำขอและแจ้งลูกค้าเมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น

RPA ใช้กับฝ่ายบัญชีและการเงินของโรงแรม

การบริหารบัญชีและการเงินเป็นงานอีกส่วนที่ RPA สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างมาก โรงแรมต้องรับมือกับธุรกิจจำนวนมากในแต่ละวัน เช่น การออกใบเสร็จ การกระทบยอดบัญชี และการจ่ายเงินให้ซัพพลายเออร์ การนำ RPA มาใช้ช่วยให้กระบวนการเหล่านี้มีความแม่นยำและรวดเร็วขึ้น

กระทบยอดบัญชี OTA

โรงแรมที่ทำงานร่วมกับ OTA ต้องกระทบยอดบัญชีเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าการจองและการชำระเงินตรงกัน RPA สามารถดาวน์โหลดรายงานการจองจากแพลตฟอร์มต่างๆ เพื่อเปรียบเทียบกับข้อมูลเงินเข้าบัญชีธนาคาร และเปรียบเทียบกับข้อมูลในระบบโรงแรม หากพบข้อผิดพลาดระบบจะส่งแจ้งเตือนไปยังผู้ที่เกี่ยวข้อง

ใบเสร็จลูกค้าโรงแรม

RPA สามารถช่วยออกใบเสร็จให้ลูกค้าโดยอัตโนมัติหลังจากเช็คเอาต์ รวมถึงส่งใบเสร็จทางอีเมลให้ลูกค้าโดยตรง นอกจากนี้ยังสามารถช่วยติดตามใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระเงินเพื่อลดโอกาสเกิดหนี้ค้าง

ค่าล่วงเวลาและจัดกะเข้างานพนักงานโรงแรม

การบริหารเวลาทำงานของพนักงานเป็นปัจจัยสำคัญในธุรกิจโรงแรม เนื่องจากต้องจัดสรรกำลังคนให้เหมาะกับช่วงเวลาที่มีลูกค้าเข้าพักจำนวนมาก การนำ RPA มาใช้สามารถช่วยคำนวณค่าล่วงเวลาและตรวจสอบการปฏิบัติงานของพนักงานตามตารางกะได้โดยอัตโนมัติ ทำให้ลดข้อผิดพลาดในการจ่ายค่าตอบแทนและช่วยตรวจสอบการทำงานตามเวลาที่กำหนด

ประโยชน์จากการใช้ RPA ในธุรกิจโรงแรม

RPA ช่วยให้กระบวนการสำคัญ เช่น การจองห้องพัก การเช็คอินและเช็คเอาต์ และการจัดการข้อมูลลูกค้า เป็นอัตโนมัติ ลดระยะเวลาการทำงานและความล่าช้า ส่งผลให้พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่การให้บริการลูกค้าได้มากขึ้น
ช่วยลดความผิดพลาดในการบันทึกข้อมูล เช่น การลงทะเบียนแขก การออกใบแจ้งหนี้ การกระทบยอดบัญชี ทำให้ข้อมูลมีความแม่นยำและเชื่อถือได้มากขึ้น
การใช้ RPA ในงานที่ต้องทำซ้ำ เช่น การจัดการงานเอกสาร การคำนวณค่าห้องพัก และการสั่งซื้อสินค้า ช่วยลดความจำเป็นในการใช้แรงงานคน และช่วยให้โรงแรมสามารถบริหารทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
รองรับการขยายตัวของธุรกิจโรงแรม: สำหรับโรงแรมที่มีหลายสาขา RPA สามารถช่วยเชื่อมโยงข้อมูลจากหลายสาขา บริหารจัดการข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ ทำให้สามารถขยายธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ช่วยให้ลูกค้าได้รับบริการที่รวดเร็วมากขึ้น เช่น ตอบกลับอัตโนมัติ การแจ้งเตือนผ่านอีเมลหรือข้อความ และการแนะนำโปรโมชั่นตามพฤติกรรมการเข้าพัก ส่งผลให้เกิดความพึงพอใจและสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างโรงแรมกับลูกค้า

ตัวอย่าง RPA ในธุรกิจอื่น

ในธุรกิจร้านอาหาร

ช่วยจัดการคำสั่งซื้อจากแพลตฟอร์มเดลิเวอรี่ สต็อกวัตถุดิบ ยอดขายสาขา เพิ่มเติม RPA ร้านอาหาร

ในธุรกิจ E-Commerce

ช่วยอัปเดตข้อมูลสินค้าในอีคอมเมิร์ซ จัดการคำสั่งซื้อ การคืนเงินคืนสินค้า เพิ่มเติม RPA E-Commerce

ในธุรกิจค้าปลีก

ช่วยในธุรกิจร้านสะดวกซื้อ ร้านค้าขนาดใหญ่ (ร้านค้าส่ง) Supermarket เพิ่มเติม RPA ธุรกิจค้าปลีก

ในธุรกิจอสังหาริมทรัพย์

ช่วยจัดการทรัพย์สิน สัญญาเช่า จัดการข้อมูลลูกค้าธุรกิจ Real Estate เพิ่มเติม RPA อสังหาริมทรัพย์