RPA ฝ่ายบุคคล

RPA ฝ่ายบุคคล สามารถช่วยในกระบวนการทำงานของฝ่ายบุคคลที่มีรูปแบบชัดเจนทำให้ช่วยแบ่งเบาภาระงานของ HR ได้เป็นอย่างมาก บางองค์กรมีพนักงานเป็นจำนวนมาก ทำให้งานแผนก HR มีจำนวนมากตามปริมาณของพนักงาน การนำระบบ RPA ไปใช้งาน สามารถช่วยงานพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่มีจำนวนจำกัด และช่วยงานได้หลายกระบวนการทำงาน โดย RPA ช่วยให้กระบวนการทำงานของแผนกบุคคลมีความรวดเร็ว ถูกต้องแม่นยำ ช่วยลดภาระพนักงาน โดยไม่ต้องจ้างพนักงานแผนกบุคคลเพิ่มขึ้น และพนักงานที่มีอยู่มีเวลาที่จะไปทำงานที่ใช้ในการบริหารและตัดสินใจได้มากขึ้น

หลายๆ บริษัทมีงบประมาณในการจ้างพนักงานจำนวนจำกัด แต่กระบวนการทำงานของฝ่ายบุคคลมีงานและหน้าที่ที่หลากหลาย มีข้อกำหนดเรื่องเวลา รวมถึงปริมาณงานจำนวนมาก การนำเทคโนโลยีซอฟต์แวร์หุ่นยนต์ RPA มาช่วยทำงานเป็นหนึ่งในตัวเลือกที่น่าสนใจ

ตัวอย่างการใช้ RPA ในงานฝ่ายบุคคล

การใช้งาน RPA กับงานฝ่ายบุคคล โดยขอยกตัวอย่างกระบวนการทำงานของฝ่ายบุคคล เพื่อให้เห็นภาพมากยิ่งขึ้น RPA ช่วยในขั้นตอนการสรรหาพนักงาน การเก็บรวบรวมข้อมูลประวัติของพนักงาน การบันทึกข้อมูลของพนักงานใหม่ กระบวนการจ่ายเงินเดือน การบริหารจัดการเรื่องการขาด ลา มาสาย การอัปเดตข้อมูลพนักงาน กระบวนการจ่ายเงินเดือนและค่าล่วงเวลา การจัดการเรื่องสวัสดิการพนักงาน การจัดตารางและติดตามผลการอบรม การประเมินผลพนักงาน การทำรายงานตามข้อกำหนดต่างๆ เป็นต้น นอกจากนี้โปรแกรม RPA ยังสามารถช่วยงานในกระบวนการอื่นของทาง HR ได้อีกมาก

ขั้นตอนการสรรหาบุคคลใช้งาน RPA

RPA ช่วยในขั้นตอนการสรรหาบุคคล โดยสามารถช่วยในขั้นตอนตั้งแต่การรวบรวมข้อมูลผู้สมัครเพื่อนำมาคัดกรอง การคัดกรองประวัติตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ การโพสต์ตำแหน่งงานในแพลตฟอร์มต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว การสื่อสารกับผู้สมัครงาน เช่น การส่งอีเมลยืนยัน การประเมินผู้สมัคร การตรวจสอบประวัติผู้สมัคร จัดเตรียมเอกสารแจ้งข้อเสนอ การทำรายงานการรับพนักงาน เป็นต้น

RPA จัดการข้อมูลพนักงานในระบบของ IT

ระบบ RPA ช่วยในการจัดเก็บประวัติ และข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน รายละเอียดการขาด ลา มาสาย รวบรวมและจัดเก็บผลงานพนักงานไว้ในระบบของฝ่ายบุคคล เพื่อใช้ในการประเมินผลการทำงาน นอกจากนี้ RPA ยังช่วยอัปเดตข้อมูลพนักงานแบบเรียลไทม์ อีกทั้งยังช่วยงานแผนกไอทีได้อีกด้วย

จัดทำเงินเดือนด้วย RPA

ช่วยในการดึงข้อมูลเวลาเข้างาน – ออกงานของพนักงานและนำมาคำนวณค่าล่วงเวลา ค่าเบี้ยขยันที่พนักงานควรได้รับตามที่กำหนด รวมถึงค่าคอมมิชชั่น และดำเนินการหักภาษีเงินได้ ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพตามค่าที่ตั้งไว้ นอกจากนี้ระบบยังสามารถช่วยคำนวณยอดเงินจ่าย และตั้งค่าการโอนเงินเข้าบัญชีธนาคารของพนักงาน รวมถึงจัดทำสลิปเงินเดือนส่งให้พนักงานผ่านทางอีเมล หรือระบบ HR โดยอัตโนมัติ

กระบวนการฝึกอบรมด้วย RPA

RPA ช่วยรวบรวมประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานเพื่อประเมินการฝึกอบรม จัดตารางการฝึกอบรม และแจ้งเตือนวันเวลาที่ฝึกอบรมให้แก่พนักงาน ผ่านทางอีเมล พร้อมทั้งนำส่งเครื่องมือที่ใช้ในการฝึกอบรม นอกจากนี้หลังจากการฝึกอบรมเสร็จสิ้น RPA ยังช่วยในการส่งแบบสำรวจหลังการฝึกอบรมเพื่อประเมินผล และทำการบันทึกข้อมูลแบบสำรวจจากผู้ที่ได้รับการฝึกอบรมไว้ในระบบ เพื่อนำข้อมูลมาวิเคราะห์ประสิทธิภาพของการฝึกอบรม

จัดการสวัสดิการพนักงานด้วย RPA

ช่วยในการประมวลผล และจัดการผลประโยชน์พนักงาน เช่น การประกันสุขภาพ การคำนวณกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ แจ้งวันลาพักร้อน นำข้อมูลพนักงานจากแหล่งต่างๆ มาประเมินประสิทธิภาพพนักงาน และคำนวณการขึ้นเงินเดือน และการจ่ายโบนัสให้แก่พนักงาน ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงในกฎหมายแรงงาน และนโยบายของบริษัทที่เกี่ยวข้องกับสวัสดิการพนักงานและแจ้งให้พนักงานทราบทางอีเมล

ฝ่ายบุคคลใช้ RPA กับระบบอื่น

ระบบ RPA สามารถทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวกับการบริหารบุคคล (HR) ได้อย่างไร้รอยต่อ รวมถึงระบบ Enterprise Resource Planning หรือแม้กระทั่งระบบ CRM (Customer Relationship Management) ทำให้งาน HR และฝ่ายอื่นๆ ในองค์กรเชื่อมต่อกันได้อย่างต่อเนื่อง ข้อมูลไม่มีตกหล่น

RPA กับโปรแกรม HR

RPA สามารถใช้งานร่วมกับโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ HR ต่างๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็นระบบ HRIS (Human Resource Information System) ระบบจัดการข้อมูลประวัติพนักงาน การเข้างาน คำนวณเงินเดือน, ระบบ HCM (Human Capital Management) ซึ่งเน้นไปด้านการสรรหาบุคลากร การฝึกอบรมพนักงาน หรือระบบอื่นๆ ที่ฝ่าย HR นิยมใช้งาน

RPA ใช้กับระบบ ERP

สำหรับองค์กรที่ใช้ระบบ ERP ที่มีโมดูลสำหรับ HR อยู่แล้ว RPA สามารถช่วยให้กระบวนทำงานต่างๆ เป็นอัตโนมัติ เช่น การเก็บข้อมูลพนักงานอัตโนมัติ การคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ เป็นต้น แต่บางองค์กรใช้ซอฟต์แวร์ HR ที่แยกออกมาจากระบบ ERP เนื่องจากซอฟต์แวร์นั้นถูกออกแบบมาเฉพาะเจาะจงกับงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลมากกว่า การนำระบบ RPA มาใช้งานทำให้การส่งหรือเชื่อมต่อข้อมูลของทั้งสองระบบทำได้อย่างไร้ร้อยต่อ โดยข้อมูลไม่มีตกหล่นแต่อย่างใด

RPA ใช้กับระบบ CRM

ฝ่ายบุคคลใช้ระบบ CRM เพื่อดูผลการทำงานของพนักงานฝ่ายขาย พนักงานฝ่ายการตลาด พนักงานฝ่ายดูแลลูกค้า และนำข้อมูลมาประเมินผลพนักงาน เพื่อพัฒนาทักษะคำนวณการจ่ายโบนัสและการขึ้นเงินเดือนให้แก่พนักงาน ส่วน RPA จะช่วยให้การทำงานเป็นอัตโนมัติแทนที่จะให้พนักงานดำเนินการจึงช่วยลดภาระการทำงานของฝ่ายบุคคลในระบบ CRM ได้ เช่น การใช้ RPA ดึงข้อมูลจากระบบ CRM และสร้างรายงานการประเมินพนักงานเป็นรายเดือนให้เป็นอัตโนมัติ

ประโยชน์ของ RPA ฝ่ายบุคคล

ระบบ RPA ช่วยแบ่งเบาภาระงาน HR ได้เป็นอย่างมาก ทำให้พนักงานมีเวลาไปทำงานเชิงบริหาร พัฒนาบุคลากร เพื่อให้พนักงานในองค์กรมีทักษะและความคิดสร้างสรรค์นำพาองค์กรก้าวหน้าและเจริญเติบโตยิ่งขึ้นไป
ลดความผิดพลาดจากการทำงาน การคีย์ข้อมูล การกรอกข้อมูล หรือถ่ายโอนข้อมูลด้วยคนอาจมีความผิดพลาดเกิดขึ้นได้ ระบบ RPA ทำงานเป็นแบบอัตโนมัติ ตามคำสั่งที่ตั้งไว้ได้อย่างแม่นยำจึงช่วยลดความผิดพลาดในการทำงานของแผนก HR ได้
ช่วยลดต้นทุนด้านแรงงาน การทำให้กระบวนการทำงานที่เป็นงานประจำและซ้ำเดิมของ HR ให้เป็นอัตโนมัติทำให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพ และรวดเร็วขึ้นใช้แรงงานน้อยลง ทำให้ประหยัดต้นทุนด้านแรงงานได้เป็นอย่างมาก
งานเสร็จรวดเร็วตามกำหนดเวลาที่วางแผนไว้ ถูกต้องและมีความสม่ำเสมอ รวมถึงรองรับการผันแปรของปริมาณงานที่เพิ่มมากขึ้น หรือเวลาในการทำงานที่น้อยลง เนื่องจากมีวันหยุดต่อเนื่องหรือวันหยุดยาว เช่น สามารถคำนวณโอที หรือโบนัสให้แก่พนักงานได้ตามรอบเวลาที่กำหนด
ข้อมูลประวัติพนักงานมีความปลอดภัย เพราะจัดเก็บข้อมูลด้วยการทำงานแบบอัตโนมัติโดยใช้บอท RPA

ตัวอย่าง RPA กับงานฝ่ายอื่น

RPA กับงานจัดซื้อ

นำมาช่วยในกระบวนการทำงานจัดซื้อ เช่น จัดการใบสั่งซื้อ หรือตรวจเช็คสัญญา เพิ่มเติม RPA ฝ่ายจัดซื้อ

RPA กับงาน IT

ช่วยบริหารจัดการระบบ บัญชีผู้ใช้ ความปลอดภัย รวมถึง Helpdesk รายละเอียดเพิ่มเติม RPA IT

RPA กับงานฝ่ายบัญชี

ระบบที่จะเข้ามาช่วยป้อนข้อมูล หรือตรวจสอบข้อมูลในกระบวนการบัญชี ดูรายละเอียดเพิ่ม RPA บัญชี