ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญในทุกอุตสาหกรรม RPA งานกฎหมาย ได้กลายเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้แผนกกฎหมายปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ลักษณะงานมีความซับซ้อนและต้องการความแม่นยำสูง การใช้ Robotic Process Automation ช่วยลดข้อผิดพลาด เพิ่มความเร็ว และทำให้งานที่ซ้ำซ้อนกลายเป็นอัตโนมัติ บทความนี้จะพาคุณไปสำรวจประโยชน์ของ RPA ในงานกฎหมาย ตัวอย่างการใช้งานที่สำคัญ และข้อควรระวังในการนำเทคโนโลยีนี้มาประยุกต์ใช้
RPA สามารถนำมาใช้ในฝ่ายกฎมายได้หลากหลายรูปแบบ ขึ้นอยู่กับประเภทงานและลักษณะขององค์กร ต่อไปนี้จะเป็นตัวอย่างการนำ RPA ไปใช้งานกฎหมาย
RPA ช่วยตรวจสอบสัญญาได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ โดยการสแกนและวิเคราะห์เนื้อหา ระบบสามารถระบุเงื่อนไขสำคัญในสัญญา เช่น วันที่ครบกำหนด การชำระเงิน และข้อกำหนดทางกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ทำให้ทนายความสามารถโฟกัสกับงานวิเคราะห์เชิงลึกได้มากขึ้น นอกจากนี้ RPA ยังสามารถเปรียบเทียบสัญญาใหม่กับสัญญาเดิมเพื่อหาความแตกต่างที่สำคัญ ลดความเสี่ยงจากการพลาดเงื่อนไขที่อาจส่งผลกระทบในอนาคต ระบบสามารถแจ้งเตือนเมื่อพบข้อผิดพลาดหรือเงื่อนไขที่ไม่สอดคล้องกับกฎหมาย
การใช้ RPA ในการจัดเก็บเอกสารทางกฎหมายช่วยให้สำนักงานกฎหมายสามารถจัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ระบบสามารถแยกประเภทและจัดหมวดหมู่เอกสารโดยอัตโนมัติ เช่น คำฟ้อง สัญญา และบันทึกการประชุม RPA สามารถทำดัชนีข้อมูลเพื่อให้สามารถค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็ว ลดระยะเวลาที่ใช้ในการสืบค้น นอกจากนี้ยังช่วยให้สำนักงานสามารถเข้าถึงเอกสารได้จากทุกที่ผ่านระบบคลาวด์ การตั้งค่าควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงช่วยให้มั่นใจว่าเฉพาะบุคคลที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถดูหรือแก้ไขเอกสารได้
RPA ช่วยติดตามกำหนดเวลาสำคัญในกระบวนการทางกฎหมาย เช่น กำหนดส่งเอกสารขึ้นศาล วันครบกำหนดชำระค่าธรรมเนียม หรือวันหมดอายุของสัญญา ระบบสามารถดึงข้อมูลจากปฏิทินและฐานข้อมูลเพื่อสร้างการแจ้งเตือนอัตโนมัติให้กับทนายความและลูกค้า ลดความเสี่ยงจากการล่าช้าหรือพลาดกำหนดเวลาสำคัญ นอกจากนี้ RPA ยังสามารถช่วยจัดการลำดับความสำคัญของงานโดยแนะนำงานที่ต้องดำเนินการก่อน ระบบสามารถส่งอีเมลแจ้งเตือนหรือบันทึกกิจกรรมลงในระบบปฏิทินขององค์กรโดยอัตโนมัติ
หนึ่งในบทบาทสำคัญของ RPA กับงานฝ่ายกฎหมาย คือการตรวจสอบความสอดคล้องกับกฎหมายและข้อบังคับ หุ่นยนต์ซอฟต์แวร์สามารถรวบรวมและตรวจสอบข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ภายในองค์กร เช่น ระบบฐานข้อมูล เอกสาร หรือระบบการจัดการทรัพยากรบุคคล เพื่อเปรียบเทียบกับข้อกำหนดทางกฎหมายที่กำหนดไว้ หากพบว่ากระบวนการใดไม่สอดคล้องกับข้อกำหนด RPA สามารถแจ้งเตือนผู้ที่เกี่ยวข้องทันทีเพื่อลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น นอกจากนี้ RPA ยังมีความสามารถในการจัดทำรายงานการปฏิบัติตามข้อกำหนด โดยรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ และประมวลผลเป็นรายงานที่ชัดเจนและครบถ้วน สิ่งนี้ช่วยให้ฝ่ายกฎหมายสามารถนำเสนอข้อมูลต่อผู้บริหารหรือหน่วยงานกำกับดูแลได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องเสียเวลาทำงานซ้ำซ้อน
การอัปเดตข้อมูลข้อกำหนดและกฎหมายใหม่ๆ เป็นอีกหนึ่งหน้าที่ที่ RPA ทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อมีการออกกฎหมายใหม่หรือข้อบังคับที่เปลี่ยนแปลง RPA สามารถตั้งค่าระบบให้ดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากเว็บไซต์ของหน่วยงานกำกับดูแล หรือฐานข้อมูลกฎหมายและรวบรวมเนื้อหาที่สำคัญเพื่อนำเสนอให้ทีมกฎหมายทราบทันที ตัวอย่างเช่น หากหน่วยกำกับดูแลด้านสิ่งแวดล้อมประกาศข้อกำหนดใหม่เกี่ยวกับการลดการปล่อยก๊าซเรือนกระจก RPA สามารถดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากเว็บไซต์ของหน่วยงานนั้น รวมถึงตรวจสอบว่าการดำเนินงานขององค์กรในปัจจุบันมีส่วนใดที่ต้องปรับปรุงให้สอดคล้องกับข้อกำหนดใหม่ และแจ้งข้อมูลนี้ให้ทีมที่เกี่ยวข้องดำเนินการต่อได้ทันที
ค่าใช้จ่ายทางกฎหมายเป็นหนึ่งในกระบวนการที่ต้องใช้เวลาจัดการเป็นอย่างมากในงานกฎหมาย โดยเฉพาะเอกสารจำนวนมาก การคำนวณค่าธรรมเนียม และการติดตามสถานะการชำระเงิน เหตุผลนี้ RPA จึงกลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยลดภาระงาน และเพิ่มความแม่นยำในขั้นตอนสำคัญอย่างการออกใบแจ้งหนี้ และการตรวจสอบค่าธรรมเนียมทางกฎหมาย
การออกใบแจ้งหนี้ในงานกฎหมายมักเกี่ยวข้องกับข้อมูลจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นรายละเอียดของคดี บริการที่ได้รับ ชั่วโมงการทำงานของที่ปรึกษากฎหมาย และเงื่อนไขทางการเงินที่แตกต่างกันในแต่ละกรณี ด้วยความสามารถของ RPA ช่วยดึงข้อมูลจากระบบงานกฎหมายโดยอัตโนมัติ และสร้างใบแจ้งหนี้ตามรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้า นอกจากนี้ RPA ยังสามารถแนบเอกสารสนับสนุน เช่นรายชั่วโมงทำงาน หรือสัญญาที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้การตรวจสอบใบแจ้งหนี้ทำได้สะดวกมากขึ้น
RPA สามารถตรวจสอบค่าใช้จ่ายและคำนวณค่าธรรมเนียมทางกฎหมาย ช่วยลดภาระของเจ้าหน้าที่และลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น โดยสามารถตั้งเงื่อนไขการคำนวณไว้ล่วงหน้า เช่น อัตราค่าธรรมเนียมตามประเภทของบริการ ระยะเวลาที่ใช้บริการ หรือเกณฑ์พิเศษในสัญญา นอกจากนี้ยังสามารถแจ้งเตือนหากมีค่าธรรมเนียมที่ไม่ตรงตามเงื่อนไขหรือเกินงบประมาณที่ตั้งไว้ ทำให้การควบคุมค่าใช้จ่ายทางกฎหมายมีประสิทธิภาพและป้องกันการตกหล่นในการจ่ายค่าธรรมเนียมอีกด้วย
งานกฎหมายจำนวนมากมักเป็นงานที่ใช้เวลา เช่น การตรวจสอบสัญญา หรือการจัดการเอกสารสำคัญ งานเหล่านี้สามารถดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว ลดเวลาในการทำงานจากปกติใช้เวลาหลายวันเหลือเพียงไม่กี่ชั่วโมง
กระบวนการในงานกฎหมายต้องการความแม่นยำสูง เช่น การป้อนข้อมูล หรือการตรวจสอบเอกสาร ข้อผิดพลาดเล็กๆ อาจส่งผลกระทบร้ายแรง RPA ช่วยปฏิบัติงานเหล่านี้ได้อย่างถูกต้องและมีความสม่ำเสมอ
RPA ช่วยลดภาระงานที่ซ้ำซ้อน ทีมกฎหมายสามารถมุ่งเน้นไปที่การวางแผนกลยุทธ์ การวิเคราะห์เชิงลึก หรือการให้คำปรึกษาทางกฎหมายที่ต้องการความเชี่ยวชาญมากขึ้น
RPA สามารถจัดเก็บข้อมูลและบันทึกขั้นตอนต่างๆ ในการทำงาน ช่วยให้สามารถตรวจสอบและติดตามการดำเนินงานย้อนหลังได้อย่างง่ายดาย ทำให้องค์กรสามารถปฏิบัติตามกฎระเบียบและข้อกำหนดได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ลดต้นทุนในระยะยาว การใช้ RPA ช่วยลดต้นทุนด้านแรงงานในงานที่ไม่จำเป็นต้องใช้ความเชี่ยวชาญสูง ซึ่งช่วยให้ทีมกฎหมายจัดการทรัพยากรได้ดีขึ้นในระยะยาว
เทคโนโลยีนี้สามารถช่วยงานได้หลากหลาย เช่น ดึงข้อมูล ติดตามผล ทำรายงาน เพิ่มเติม RPA ฝ่ายขาย
ช่วยจัดการงานการตลาดให้เสร็จอย่างรวดเร็ว เช่น ข้อมูลลูกค้า จัดทำรายงาน เพิ่มเติม RPA การตลาด
เข้ามาปรับปรุงการให้บริการที่รวดเร็วขึ้น และทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมง รายละเอียด RPA การบริการลูกค้า
สามารถประยุกต์ใช้กับงานวิจัยและพัฒนาได้หลายด้าน เช่น เก็บรวบรวมข้อมูล อ่านเพิ่มเติม RPA แผนกวิจัย
