RPA บัญชี ปัจจุบันมีหลายบริษัทให้ความสนใจ และนำเทคโนโลยี Robotic Process Automation มาช่วยงานในแผนกบัญชี ยกตัวอย่างเช่น การบันทึกบัญชี การทำบัญชีเจ้าหนี้ การทำบัญชีลูกหนี้ เป็นต้น เนื่องจาก RPA เหมาะที่จะนำมาช่วยงานแผนกบัญชี หลังจากใช้ระบบ RPA ผู้ประกอบการไม่ต้องกังวลเรื่อง การขาดแคลนบุคลากร พนักงานลางาน หรือในกรณีที่มีวันหยุดติดต่อกัน มีวันหยุดหลายวัน ทำให้ทำงานไม่ทัน หรืองานอาจเกิดความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูล ทำให้การทำงานบัญชีนั้นเกิดประสิทธิภาพสูงสุด และช่วยลดต้นทุนค่าใช้จ่ายด้านแรงงานได้อีกด้วย
ดังที่กล่าวมา อีกหนึ่งจุดเด่นของการใช้ RPA กับงานบัญชี คือความสามารถในการทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์ทางบัญชีได้หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรมบัญชี เช่น Express Accounting, CD Organizer, Prosoft, Business Plus หรือระบบ ERP ชั้นนำอย่าง Odoo, Oracle ERP, SAP รวมถึงซอฟต์แวร์อื่นๆ อีกมากมาย ช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ลดความซับซ้อนและความผิดพลาด พร้อมทั้งเพิ่มความเร็วในการประมวลผลทางการเงินและการจัดทำรายงานได้อย่างแม่นยำ นอกจากนี้ RPA ยังช่วยให้การตรวจสอบบัญชีเป็นไปอย่างราบรื่น โดยสามารถดึงข้อมูลจากหลายแหล่งและประมวลผลแบบเรียลไทม์ ลดภาระงานที่ต้องทำซ้ำและช่วยให้ฝ่ายบัญชีมีเวลาสำหรับวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกมากขึ้น อีกทั้งยังรองรับการทำงานร่วมกับระบบคลาวด์และ API ต่างๆ ทำให้สามารถเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างแพลตฟอร์มได้อย่างไร้รอยต่อ
RPA สามารถทำงานที่ต้องทำซ้ำๆ เช่น การป้อนข้อมูลและกระทบยอดบัญชีได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้กระบวนการบัญชีดำเนินไปโดยอัตโนมัติ ลดเวลาการทำงานและข้อผิดพลาดจากมนุษย์ นอกจากนี้ยังช่วยให้การตรวจสอบข้อมูลเป็นไปอย่างโปร่งใส และสามารถปรับใช้กับระบบบัญชีและ ERP ต่างๆ ได้ง่าย ทำให้ธุรกิจดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและแม่นยำมากขึ้น
เหตุผลที่ RPA เหมาะสมเป็นพิเศษสำหรับเข้ามาช่วยงานด้านบัญชี คือ
เนื่องจากงานบัญชีเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานที่เป็นลักษณะซ้ำเดิม มีขั้นตอนการทำงานที่เป็นรูปแบบเดิมๆ และมีปริมาณเป็นจำนวนมาก เช่น การป้อนข้อมูล การกระทบยอดบัญชีธนาคาร การประมวลผลใบแจ้งหนี้ รวมถึงการสร้างรายงาน การที่นำ RPA มาช่วยงานดังกล่าว ทำให้ลดการเกี่ยวข้องของพนักงานในกระบวนการทำงานทางบัญชี และในขณะเดียวกันก็ทำให้กระบวนการทำงานทำได้รวดเร็วขึ้น ส่งผลทำให้พนักงานมีเวลาในการไปทำงานที่ใช้การวิเคราะห์ และการตัดสินใจที่ซับซ้อนได้มากขึ้น
กระบวนการทางบัญชีมีกฎเกณฑ์ มาตรฐาน เช่น GAAP หรือ IFRS และมี Work flow การทำงานที่ชัดเจน (เช่น การปิดบัญชีสิ้นเดือน ขั้นตอนการชำระเงิน) เราสามารถตั้งโปรแกรมให้ RPA ทำงานตามหลักการและกฎเกณฑ์ทางบัญชีเหล่านี้ได้อย่างแม่นยำ มั่นใจว่าการดำเนินการเป็นไปตามข้อกำหนดและมีความสม่ำเสมอ เช่นธุรกรรมทางการเงินและการรายงาน
RPA สามารถไปดึงข้อมูลจากแหล่งต่างๆ จัดการข้อมูลตามที่กำหนดไว้ และนำข้อมูลมาป้อนลงในระบบบัญชีหรือสเปรตชีท ซึ่ง RPA จะช่วยลดเวลาที่ใช้จัดการข้อมูล ดึงข้อมูลและลดความผิดพลาดที่เกิดจากการป้อนข้อมูลด้วยมนุษย์
งานบัญชีมักเกี่ยวข้องกับระบบหลายระบบ เช่น ERP SAP ซอฟต์แวร์บัญชี และ Spreadsheet โดย RPA สามารถบูรณาการกับระบบที่มีอยู่ได้อย่างราบรื่น สามารถทำงานบนระบบต่างๆ ได้หลายระบบ มีความสามารถในการแยกข้อมูล การประมวลผลข้อมูล และถ่ายโอนข้อมูลระหว่างระบบ การรวมข้อมูล ช่วยในกระบวนการทำงานตั้งแต่เริ่มไปจนจบกระบวนการ เช่น การประมวลผลใบแจ้งหนี้ บัญชีเจ้าหนี้/ลูกหนี้ การกระทบยอดทางการเงิน ขั้นตอนทางภาษี การสร้างรายงาน และการปิดบัญชี
RPA สามารถปรับขนาดการทำงานได้อย่างรวดเร็วตามความต้องการได้มากกว่าคน เนื่องจากคนมีข้อจำกัดในเวลาการทำงาน โดยบอท RPA สามารถทำงานได้ 7 วัน 24 ชั่วโมง ทำให้มั่นใจได้ถึงประสิทธิภาพที่สม่ำเสมอแม้ในช่วงเวลาเร่งด่วน ความสามารถในการปรับขนาดการทำงานนี้ ช่วยให้องค์กรจัดการกับความผันผวนของปริมาณงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่กระทบต่อความถูกต้องแม่นยำและสามารถทำงานได้เสร็จทันตามกำหนดไม่ล่าช้า
RPA จะบันทึกการตรวจสอบกิจกรรมโดยละเอียดตามคำสั่งที่ตั้งไว้ กระบวนการต้องสอดคล้องและตรวจสอบได้ ทำให้เกิดความโปร่งใสและรับรองการปฏิบัติตามกฎระเบียบทางการเงินและบัญชี RPA สามารถทำงานอย่างสม่ำเสมอ ช่วยลดความเสี่ยงของปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนดอันเนื่องมาจากข้อผิดพลาดของมนุษย์ ทำให้กระบวนการบัญชีเป็นไปตามมาตรฐานทางบัญชีและข้อบังคับ
ปกติการทำบัญชีจะใช้คนในการทำงาน แต่เปลี่ยนให้เป็นแบบอัตโนมัติ ทำให้องค์กรสามารถลดต้นทุนการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องกับแรงงานคน ช่วยองค์กรในการปรับปรุงและจัดสรรทรัพยากร และบรรลุผลตอบแทนจากการลงทุนด้านการทำงานให้เป็นแบบอัตโนมัติได้เร็วขึ้น เช่นการคีย์ข้อมูลซ้ำๆ ซึ่งต้องใช้เวลานาน บอท RPA สามารถช่วยให้กระบวนการคีย์ข้อมูลให้เป็นแบบอัตโนมัติ และให้คนไปทำงานอย่างอื่นที่ใช้การวิเคราะห์ หรืองานที่สำคัญกว่า
โดยรวมแล้ว ในการใช้บอท RPA มาช่วยทำงานทางบัญชี จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน โดยทำงานได้รวดเร็วขึ้น มีความถูกต้องแม่นยำ และช่วยในการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางด้านบัญชี ทำให้ผู้ทำบัญชีที่เป็นมนุษย์มีเวลาไปมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมเชิงกลยุทธ์ที่ต้องใช้การตัดสินใจและทักษะการวิเคราะห์
RPA สามารถช่วยป้อนข้อมูลใบแจ้งหนี้ (Invoice) และกระทบยอดบัญชี ได้โดยอัตโนมัติ ลดความผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือ อีกทั้งยังสามารถตรวจสอบรายการเดินบัญชีจากธนาคาร และจับคู่กับเอกสารทางการเงินได้แบบเรียลไทม์ นอกจากนี้ RPA ยังช่วยสร้างรายงานทางการเงิน เช่น งบกำไรขาดทุน และงบกระแสเงินสดได้อย่างแม่นยำและรวดเร็ว พร้อมทั้งแจ้งเตือนเมื่อพบความผิดปกติของธุรกรรมทางบัญชี ทำให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและโปร่งใส
นำข้อมูลจากไฟล์รูปภาพ หรือไฟล์ PDF โดยใช้ระบบ Optical Character Recognition (OCR) ลงในระบบบัญชีของบริษัท เช่น ระบบ ERP, SAP ระบบ Express เป็นต้น
นำข้อมูลจากธนาคารมาเปรียบเทียบกับบัญชีแยกประเภท เพื่อตรวจสอบข้อมูลธุรกรรม ถ้าเจอความคลาดเคลื่อนหรือแตกต่าง ระบบ RPA สามารถแจ้งเตือนให้ทราบถึงความแตกต่างดังกล่าว ข้อมูลเพิ่มเติม Bank Reconcile
นำเทคโนโลยี OCR มาดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้และนำมาเปรียบเทียบกับใบรับสินค้าเมื่อมีความถูกต้องตรงกันแล้ว นำข้อมูลมาบันทึกลงในระบบบัญชีและส่งให้ผู้อนุมัติทำการยืนยันเพื่อให้ระบบ RPA ทำธุรกรรมชำระเงิน และจัดเก็บข้อมูล
สามารถตั้งคำสั่งให้ ระบบ RPA ทำการออกใบแจ้งหนี้และส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าทางอีเมล และติดตามการชำระเงินจากลูกค้าได้โดยอัตโนมัติ รวมถึงออกใบเสร็จรับเงินเมื่อได้รับชำระเงินแล้ว
ช่วยตรวจสอบการรับเงินกับใบแจ้งหนี้ของเรา และตรวจสอบการจ่ายเงินกับใบแจ้งหนี้ที่ได้รับ รวมถึงตรวจสอบใบเสร็จรับเงิน นอกจากนี้ยังช่วยตรวจสอบใบแจ้งหนี้ซ้ำได้อีกด้วย
เช่นคำนวณและจัดทำรายงานภาษีเงินได้นิติบุคคล โดยนำข้อมูลจากระบบต่างๆ มาคำนวณ
นำข้อมูลการขายรายเดือนจากทางฝ่ายขายมาคำนวณค่าคอมมิชชั่นเพื่อจ่ายค่าคอมมิชชั่นรายเดือนให้พนักงานขายได้อย่างถูกต้องแม่นยำ พร้อมทำรายงานเพื่อติดตามตัวชี้วัดผลงาน เพื่อใช้วิเคราะห์ข้อมูลผลการปฏิบัติงานของพนักงานขาย และยังมาใช้วิเคราะห์ในการปรับเปลี่ยนค่าคอมมิชชั่นได้
RPA สามารถช่วยในเรื่องการจ่ายเงินเดือนพนักงาน โดยดึงข้อมูลจากแผนกทรัพยากรบุคคล คำนวณค่าล่วงเวลา คำนวณภาษี ค่าใช้จ่าย และหักภาษี จัดทำรายงาน รวมถึงกรอกข้อมูลลงในระบบเงินเดือน หรือระบบ ERP และทำสลิปเงินเดือน
โดย RPA ช่วยในการดึงข้อมูลจากแหล่ง หรือระบบต่างๆ และป้อนข้อมูล รวมถึงคำนวณรายได้ ค่าใช้จ่าย ต้นทุนสินค้า กำไร และจัดทำรายงานกำไรขาดทุน หรือรายงานอื่นๆตามความต้องการ หรือทำรายงานเปรียบเทียบตามช่วงเวลา เพื่อวิเคราะห์แนวโน้มของผลประกอบการ
RPA สามารถช่วยกระทบยอดบัญชี รวบรวมข้อมูลทางการเงิน การตรวจรายการต่างๆ การปรับปรุงและการจำแนกประเภทรายการให้เป็นไปตามความต้องการที่กำหนดไว้ รวมถึงสร้างรายงานทางการเงิน เช่น งบกำไรขาดทุน งบดุล งบกระแสเงินสด ช่วยบันทึกธุรกรรมและรายการโดยละเอียดสำหรับการตรวจสอบ
RPA Accounting หมายถึง การนำเทคโนโลยี RPA (Robotic Process Automation) มาใช้ในกระบวนการบัญชี เพื่อช่วยดำเนินงานที่มีรูปแบบซ้ำ ๆ เช่น การป้อนข้อมูล การตรวจสอบความถูกต้อง และการจัดทำรายงานทางการเงิน โดยระบบจะดำเนินงานตามคำสั่งที่ตั้งไว้ล่วงหน้าอย่างอัตโนมัติ
RPA เหมาะสำหรับงานบัญชีที่มีลักษณะเป็นกระบวนการซ้ำ ๆ และมีกฎเกณฑ์ที่ชัดเจน เช่น:
สามารถทำได้ RPA ได้รับการออกแบบให้ทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์บัญชีต่าง ๆ เช่น SAP, QuickBooks, Xero, หรือแม้กระทั่ง Excel ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยระบบสามารถดึงข้อมูลหรือป้อนข้อมูลเข้าในซอฟต์แวร์เหล่านี้ได้โดยอัตโนมัติ
RPA ไม่ได้มาแทนที่นักบัญชี แต่เป็นเครื่องมือที่ช่วยสนับสนุนการทำงานด้านบัญชี โดยช่วยลดภาระงานที่ต้องทำซ้ำ ๆ และเพิ่มเวลาให้กับนักบัญชีในการทำงานเชิงวิเคราะห์ เช่น การวางแผนภาษี การจัดทำงบประมาณ และการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์
แม้ว่า RPA จะมีข้อดีหลายประการ แต่ก็มีข้อจำกัด เช่น:
ธุรกิจขนาดเล็กสามารถใช้งาน RPA Accounting ได้อย่างเหมาะสม โดยเฉพาะในกระบวนการบัญชีพื้นฐาน เช่น การบันทึกบัญชี การสร้างใบแจ้งหนี้ และการคำนวณภาษี ทั้งนี้ยังมีระบบที่ออกแบบมาสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีต้นทุนต่ำและใช้งานง่าย
จัดหาวัตถุดิบ ขั้นตอนการผลิต สินค้าคงคลัง และการกระจายสินค้า อ่านเพิ่มเติม RPA ซัพพลายเชน
ช่วยจัดการข้อมูลพนักงาน คำนวณค่าจ้าง อบรมและสรรหาพนักงาน รายละเอียด RPA ฝ่ายบุคคล
นำมาช่วยในกระบวนการทำงานจัดซื้อ เช่น จัดการใบสั่งซื้อ หรือตรวจเช็คสัญญา เพิ่มเติม RPA ฝ่ายจัดซื้อ
