RPA Reporting

RPA Reporting คือกระบวนการสร้างรายงานโดยอัตโนมัติผ่านการใช้ RPA Bots ที่ถูกตั้งค่าโปรแกรมให้ดึงข้อมูลจากแหล่งต่างๆ เช่น ระบบ ERP, CRM หรือฐานข้อมูลอื่นๆ และการประมวลผลข้อมูลนั้นให้เป็นรายงานที่มีโครงสร้างชัดเจน ตัวอย่างเช่น การจัดทำรายงานทางการเงินที่รวบรวมข้อมูลจากหลายระบบ หรือการสร้างรายงานความพึงพอใจของลูกค้าโดยดึงข้อมูลจากแบบฟอร์มออนไลน์ RPA รายงานเข้ามาช่วยลดความผิดพลาดที่อาจะเกิดจากการทำรายงานด้วยมือ และเพิ่มความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลได้แบบเรียลไทม์

ประเภทของ RPA Reporting

RPA Reporting แบ่งออกเป็น 3 ประเภทหลักที่ตอบโจทย์ความต้องการและลักษณะการทำงานที่แตกต่างกันในองค์กร ได้แก่ Real-Time Reporting, Scheduled Reports และ Custom Reports แต่ละประเภทมีบทบาทสำคัญในการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความแม่นยำในการสร้างรายงาน ซึ่งเป็นส่วนสำคัญในการตัดสินใจขององค์กรในแต่ละระดับ

Real-Time Reporting

Real-Time Reporting คือการจัดทำรายงานแบบเรียลไทม์ โดยข้อมูลจะถูกดึงและประมวลผลทันทีเมื่อมีการอัปเดตข้อมูล เช่น การอัปเดตยอดขายประจำวัน หรือการติดตามคำสั่งซื้อที่เพิ่งดำเนินการ รายงานประเภทนี้เหมาะสำหรับกระบวนการที่ต้องการข้อมลที่เป็นปัจจุบันเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจอย่างเร่งด่วน ตัวอย่างเช่น ผู้บริหารดูสถานะการเงินแบบเรียลไทม์เพื่อวางแผนการลงทุน เป็นต้น

Scheduled Reports

Scheduled Reports คือการตั้งเวลาสำหรับการสร้างและส่งรายงานอัตโนมัติในช่วงเวลาที่กำหนด เช่น รายงานรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน RPA Bots จะทำหน้าที่ดึงข้อมูล ประมวลผล และส่งรายงานให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องในรูปแบบที่กำหนดไว้ เช่น ไฟล์ PDF หรือไฟล์ Excel ตัวอย่างเช่น รายงานการขายรายเดือนที่แสดงยอดขายในแต่ละภูมิภาค ช่วยลดภาระของทีมและรายงานจะถูกส่งตรงตามเวลา

Custom Reports

รายงานที่ปรับแต่งได้ตามความต้องการเฉพาะของแต่ละแผนก RPA สามารถรวบรวมข้อมูลได้จากแหล่งข้อมูลที่แตกต่างกันและสร้างรายงานในรูปแบบเฉพาะด้าน ตัวอย่างเช่น รายงานที่รวมยอดขายเฉพาะผลิตภัณฑ์หนึ่ง Custom Reports ช่วยให้ข้อมูลถูกนำเสนอในรูปแบบที่เข้าใจง่ายและตรงตามความต้องการขององค์กร ทำให้สามารถตัดสินใจในงานแต่ละประเภทได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ตัวอย่างการใช้ RPA Reporting

RPA รายงาน มีบทบาทสำคัญในหลากหลายแผนกขององค์กร โดยช่วยลดภาระงานที่ซ้ำซ้อน เพิ่มความแม่นยำในการจัดทำรายงาน และช่วยให้การตัดสินใจของผู้บริหารมีข้อมูลสนับสนุนที่ทันสมัยและน่าเชื่อถือ ตัวอย่างการใช้ RPA Reporting สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ในหลายด้าน เช่น ฝ่ายการเงินและบัญชี แผนกทรัพยากรบุคคล ฝ่ายบริการลูกค้า และฝ่ายการตลาดและการขาย เป็นต้น

การสร้างรายงานการเงินและบัญชีด้วย RPA

RPA สามารถดึงข้อมูลจากระบบ ERP และจัดทำรายงานทางการเงิน เช่น งบกำไรขาดทุน งบแสดงฐานะการเงิน หรือรายงานการกระทบยยอดบัญชี นอกจากนี้ยังช่วยในการตรวจสอบการทำธุรกรรมที่ผิดปกติ และจัดทำรายงานเพื่อสนับสนุนการตรวจสอบบัญชีได้โดยอัตโนมัติ

RPA จัดทำรายงานด้านทรัพยากรบุคคล

ฝ่ายบุคคล สามารถใช้ RPA ในการจัดทำรายงานเกี่ยวกับข้อมูลพนักงาน เช่น การเข้าทำงาน การลางาน และการจ่ายเงินเดือน ตัวอย่างเช่น การจัดทำรายงานจำนวนพนักงานที่ลาในช่วงเวลาที่กำหนด หรืออัตราการลาออกของพนักงานรายปี

การใช้ RPA ในการสร้างรายงานของฝ่ายบริการลูกค้า

ในฝ่ายบริการลูกค้า RPA ช่วยรวบรวมข้อมูลคำร้องเรียนหรือคำถามของลูกค้าที่ส่งผ่านช่องทางต่างๆ เช่น อีเมล โทรศัพท์ หรือโซเชียลมีเดีย และจัดทำรายงานเกี่ยวกับความพึงพอใจของลูกค้า หรือประสิทธิภาพของทีมบริการลูกค้า

การจัดทำรายงานการตลาดและการขายด้วย RPA

RPA ดึงข้อมูลจากระบบการตลาด เช่น Google Ads, Facebook Ads หรือ CRM เพื่อสร้างรายงานประสิทธิภาพของแคมเปญ ตัวอย่างเช่น การวิเคราะห์ยอดขายในแต่ละภูมิภาค หรือการเปรียบเทียบยอดขายระหว่างผลิตภัณฑ์

ประโยชน์ของการใช้ RPA ในการจัดทำรายงาน

เพิ่มความเร็วในการสร้างรายงาน ช่วยลดเวลาในการดึงข้อมูลและจัดทำรายงาน จากที่เคยใช้เวลาหลายชั่วโมงเสร็จได้ในไม่กี่นาที
ด้วยความสามารถของ RPA ในการดำเนินการตามกฎและ Workflow อย่างเคร่งครัด จึงลดความผิดพลาดที่อาจเกิดจากพนักงาน เช่น การป้อนข้อมูลที่ผิดพลาด หรือการคำนวณที่ไม่ถูกต้อง
ช่วยให้การสร้างรายงานเป็นไปอย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าจะเป็นรายงานรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน โดยไม่ต้องพึ่งพาการจัดทำด้วยมือ
สร้างรายงานแบบเรียลไทม์ ด้วยการดึงข้อมูลจากระบบต่างๆ โดยอัตโนมัติ และจัดทำรายงานที่มีข้อมูลทันสมัย
ช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน เช่น การรวบรวมข้อมูลจากหลากหลายระบบ การแปลงข้อมูล และการทำเสนอ
ลดต้นทุนในการดำเนินงาน พนักงานไม่ต้องเสียเวลาในการรวบรวมข้อมูลหรือจัดทำรายงาน